Załącznik do Zarządzenia Nr 32/23

Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie

z dnia 15 września 2023 r.

Regulamin Organizacyjny

Wojewódzkiego Urzędu Pracy

w Warszawie

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie, zwany dalej: „Regulaminem”, określa w szczególności strukturę organizacyjną, zadania poszczególnych komórek organizacyjnych, osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, zakresy uprawnień
i odpowiedzialności kadry kierowniczej, zasady zastępowania dyrektora w czasie jego nieobecności, a także zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie.

§ 2.

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Beneficjent – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 9 rozporządzenia ogólnego 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. Należy przez to rozumieć również wskazanych w umowie o dofinansowanie projektu partnera i podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków;
2. bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy;
3. BIP – Biuletyn Informacji Publicznej;
4. Dyrektor – Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie;
5. EFS – Europejski Fundusz Społeczny;
6. EFS Plus – Europejski Fundusz Społeczny Plus w perspektywie finansowej na lata 2021 – 2027;
7. EOG – Europejski Obszar Gospodarczy;
8. EURES – European Employment Services - Europejskie Służby Zatrudnienia;
9. FE – Fundusze Europejskie;
10. FEM 2021-2027 – Program Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027;
11. FGŚP– Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
12. Filia – Filia Urzędu w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach;
13. IK UP – Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa, której funkcje pełni minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego;
14. ION - Instytucja Organizująca Nabór;
15. IP – Instytucja Pośrednicząca;
16. IZ – Instytucja Zarządzająca;
17. KOP - Komisja Oceny Projektów;
18. LSI - Lokalny System Teleinformatyczny;
19. Marszałek – Marszałek Województwa Mazowieckiego;
20. IMS – Irregularity Management System – system służący informowaniu
    o nieprawidłowościach;
21. OFiP – Opis Funkcji i Procedur RPO WM na lata 2014 - 2020;
22. OSZIK – Opis Systemu Zarządzania i Kontroli na lata 2021 – 2027;
23. PD PT RPO WM – Plan Działań Pomocy Technicznej RPO WM;
24. PO KL – Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 - 2013;
25. PO WER – Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014 - 2020;
26. ppoż. – ochrona przeciwpożarowa;
27. PT - Pomoc Techniczna;
28. PUP – Powiatowy Urząd Pracy;
29. RPO WM – Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020;
30. systemy informatyczne – systemy wykorzystywane do wdrażania EFS oraz EFS Plus w Urzędzie: CST (system wykorzystywany w perspektywie 2021 – 2027), SL (system wykorzystywany w perspektywie 2014 - 2020, SOWA – system do aplikowania w ramach POWER, MEWA – system do aplikowania w ramach RPO i FEM);
31. SWM – Sejmik Województwa Mazowieckiego;
32. UE – Unia Europejska;
33. UMWM - Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie;
34. Urząd – Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie;
35. ustawa COVID-19 - ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1327 i 1429);
36. WRRP – Wojewódzka Rada Rynku Pracy;
37. ZSZ – Zintegrowany System Zarządzania w skład, którego wchodzą System Zarządzania Jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2015 oraz System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK);
38. ZWM – Zarząd Województwa Mazowieckiego.

§ 3.

Przy realizacji zadań, Urząd współdziała z jednostkami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego, urzędami pracy, organizacjami pracodawców, poszczególnymi pracodawcami, związkami zawodowymi, organizacjami bezrobotnych, zarządami funduszy celowych oraz innymi organizacjami i instytucjami statutowo zajmującymi się problematyką rynku pracy.

Rozdział 2

Kierownictwo Urzędu

§ 4.

1. Dyrektor jest odpowiedzialny za realizację zadań statutowych oraz za wykonanie uchwał SWM i ZWM dotyczących przedmiotu działalności Urzędu.
2. Dyrektor kieruje Urzędem przy pomocy bezpośrednio mu podlegających:
   1. Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego;
   2. Wicedyrektora ds. Usług Rynku Pracy;
   3. dyrektorów Filii.

§ 5.

Do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:

1. reprezentowanie FGŚP na podstawie i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez Marszałka;
2. zatwierdzanie:
   1. planów finansowych Urzędu (budżetu i funduszy celowych),
   2. planów pracy Urzędu oraz sprawozdań z jego działalności,
   3. planów kontroli wewnętrznej,
   4. planów urlopów pracowników Urzędu,
   5. rocznych planów audytu wewnętrznego;
3. wydawanie zarządzeń, upoważnień, poleceń służbowych, pism okólnych, dotyczących funkcjonowania Urzędu;
4. dokonywanie okresowych ocen wicedyrektorów, dyrektorów Filii i kierowników bezpośrednio podległych komórek organizacyjnych;
5. wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
6. sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu;
7. współdziałanie z organami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, związkami zawodowymi oraz instytucjami działającymi
   w zakresie rynku pracy;
8. współdziałanie z WRRP w podejmowaniu przedsięwzięć zmierzających do ograniczenia bezrobocia i jego negatywnych skutków, w tym tworzenia nowych miejsc pracy;
9. zatwierdzanie materiałów na posiedzenia WRRP;
10. zawieranie porozumień z partnerami rynku pracy w zakresie realizacji zadań statutowych;
11. przedkładanie Marszałkowi lub ZWM propozycji wystąpień o zmianę przepisów prawnych z zakresu funkcjonowania rynku pracy;
12. planowanie kierunków działania komórek organizacyjnych;
13. sprawowanie nadzoru nad realizacją przez komórki organizacyjne określonych zagadnień merytorycznych oraz koordynowanie ich działań;
14. ustalanie zakresów czynności dla kierowników i zastępców kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;
15. dysponowanie środkami budżetu Urzędu oraz funduszy celowych;
16. organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz nadzór nad realizacją zadań wynikających z planu pracy;
17. składanie wniosków do właściwego Członka ZWM o wnoszenie opracowanych przez Urząd materiałów na posiedzenia ZWM;
18. rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu;
19. zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie;
20. dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie, w tym w podległych komórkach organizacyjnych;
21. sprawowanie nadzoru nad załatwianiem listów, spraw, skarg i wniosków;
22. sprawowanie nadzoru nad szkoleniami pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy, realizujących na terenie województwa mazowieckiego zadania wynikające z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 735 i 1429);
23. tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;
24. sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań z zakresu:
    1. bhp i ppoż.,
    2. informacji niejawnych i obronności,
    3. archiwizacji wytwarzanej dokumentacji,
    4. inwestycji i remontów obiektów administrowanych przez Urząd,
    5. gospodarki lokalami biurowymi oraz sprzętem biurowym,
    6. wyposażenia i obsługi administracyjno-technicznej, w tym prowadzenie ewidencji środków trwałych w Urzędzie,
    7. przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych,
    8. udostępniania informacji publicznej;
25. sprawowanie nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie.

§ 6.

1. W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, w zakres jego praw i obowiązków wchodzi Wicedyrektor ds. Usług Rynku Pracy.
2. W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, przy jednoczesnej nieobecności Wicedyrektora ds. Usług Rynku Pracy, w zakres praw i obowiązków Dyrektora wchodzi Wicedyrektor ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego.

§ 7.

Do zakresu działania wicedyrektorów należy w szczególności:

1. inicjowanie, planowanie i organizowanie działań zmierzających do promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej;
2. koordynowanie i realizowanie regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich;
3. koordynowanie zadań wynikających z pełnienia przez Urząd roli IP dla Działań wdrażanych w ramach EFS oraz EFS Plus, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;
4. koordynowanie zadań związanych z realizacją projektów współfinansowanych z EFS Plus;
5. reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, w zakresie powierzonych kompetencji oraz udzielonych upoważnień;
6. opiniowanie projektów uchwał, materiałów i informacji opracowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne przygotowywanych dla organów Województwa Mazowieckiego;
7. koordynowanie realizacji zadań komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych;
8. ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;
9. dokonywanie okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;
10. wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
11. sprawowanie nadzoru nad wskazanymi w Regulaminie komórkami organizacyjnymi;
12. opiniowanie propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i premii kierowników podległych komórek organizacyjnych i ich pracowników;
13. sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem kontroli zarządczej w podległych komórkach organizacyjnych;
14. monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej podległych komórek organizacyjnych w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów;
15. dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem podległych komórek organizacyjnych;
16. sprawowanie nadzoru nad udostępnianiem informacji publicznej przez podległe komórki organizacyjne;
17. bezpośrednia współpraca z Filiami w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne.

§ 8.

1. Dyrektor Filii kieruje działalnością Filii i ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność przed Dyrektorem.
2. Dyrektora Filii zatrudnia Dyrektor.
3. Dyrektora Filii, w czasie jego nieobecności, zastępuje pracownik przez niego wskazany,
   w uzgodnieniu z Dyrektorem.
4. Dyrektor Filii kieruje jej pracą, a w szczególności:
   1. nadzoruje i koordynuje realizację zadań Urzędu na obszarze działania Filii;
   2. wydaje indywidualne decyzje z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
   3. dokonuje okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;
   4. występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw kadrowych podległych pracowników;
   5. przekazuje analizy, informacje, sprawozdania o działalności Filii;
   6. występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw organizacyjnych, w tym regulaminowych;
   7. podejmuje inicjatywy mające na celu przeciwdziałanie bezrobociu i łagodzenie jego skutków na terenie swojego działania – w porozumieniu z lokalnymi partnerami rynku pracy;
   8. realizuje zadania uwzględniając wytyczne kierowników właściwych merytorycznie wydziałów Urzędu;
   9. dokonuje czynności związanych z realizacją lub współrealizacją projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł;
   10. opracowuje zakresy obowiązków dla podległych pracowników;
   11. nadzoruje wykonywanie kontroli zarządczej w Filii;
   12. monitoruje i ocenia system kontroli zarządczej w Filii;
   13. dokonuje oceny procesu zarządzania ryzykiem w Filii;
   14. nadzoruje udostępnianie informacji publicznej w Filii.

Rozdział 3

Struktura organizacyjna

§ 9.

1. W Urzędzie tworzy się wydziały, zespoły, wieloosobowe stanowiska pracy i samodzielne stanowiska pracy.
2. Na prawach wydziału działa Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej.
3. Na prawach wydziału działają Filie.
4. Na prawach wieloosobowego stanowiska pracy działa Zespół Radców Prawnych i Archiwum Zakładowe.
5. Na prawach samodzielnego stanowiska pracy działa Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności i Inspektor Ochrony Danych.

§ 10.

1. Dyrektor może powoływać zespoły zadaniowe realizujące zadania merytoryczne wykraczające poza zakres zadań przewidzianych dla jednej komórki organizacyjnej.
2. Dyrektor powołuje zespół, o którym mowa w ust. 1, w drodze zarządzenia, określając w nim:
   1. zadania zespołu;
   2. okres funkcjonowania zespołu;
   3. skład osobowy zespołu;
   4. kierownika zespołu.

§ 11.

1. Wydziałem lub zespołem kieruje kierownik, a w przypadku, gdy nie zostanie on wyznaczony, Dyrektor lub właściwy Wicedyrektor, któremu ten wydział lub zespół bezpośrednio podlega.
2. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor może wyznaczyć zastępcę lub zastępców kierownika wydziału, w którym nie wyodrębniono zespołów.
3. Wydziałem Księgowości i Funduszy kieruje Główny Księgowy. Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje w granicach udzielonego upoważnienia Zastępca Głównego Księgowego.
4. W przypadku zespołu działającego w ramach wydziału może być wyznaczony kierownik zespołu albo zespołem kieruje kierownik wydziału.
5. Wieloosobowym Stanowiskiem ds. Systemu Zarządzania Jakością kieruje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
6. Dyrektor wyznacza koordynatora wieloosobowego stanowiska pracy, funkcjonującego w ramach wydziału.
7. Dyrektor może wyznaczyć koordynatora samodzielnego wieloosobowego stanowiska pracy, a w przypadku, gdy nie zostanie on wyznaczony, wieloosobowym stanowiskiem pracy kieruje Dyrektor lub właściwy Wicedyrektor, któremu to wieloosobowe stanowisko bezpośrednio podlega.
8. Zastępca Głównego Księgowego jest jednocześnie kierownikiem Zespołu ds. Obsługi Finansowej FGŚP w Wydziale Księgowości i Funduszy.

§ 12.

1. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za planowanie i organizowanie pracy w ramach komórki oraz za nadzór nad prawidłową realizacją zadań komórki.
2. Zastępca/zastępcy kierownika wydziału na bieżąco nadzorują merytorycznie pracę wykonywaną przez pracowników komórki.
3. Kierownika komórki organizacyjnej w czasie jego nieobecności zastępuje wskazany zastępca kierownika, a w przypadku komórki, w której nie funkcjonują zastępcy kierownika, pracownik przez niego wskazany, w uzgodnieniu z Dyrektorem lub właściwym Wicedyrektorem, któremu komórka podlega.
4. Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
   1. planowanie i organizowanie pracy w ramach komórki oraz nadzór nad prawidłową realizacją zadań podległej komórki, wynikających z Regulaminu;
   2. utrzymywanie i doskonalenie ZSZ;
   3. opracowywanie projektów uchwał, materiałów i informacji przygotowywanych dla organów Województwa Mazowieckiego;
   4. szczegółowe zapoznawanie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej oraz z zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu;
   5. przekazywanie informacji i wydawanie poleceń podległym pracownikom;
   6. opracowywanie, inicjowanie oraz bieżąca aktualizacja projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących zadań podległej komórki;
   7. realizacja zadań zleconych przez Dyrektora w ramach kontroli zarządczej;
   8. dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umożliwianie uczestniczenia w szkoleniach podnoszących ich kwalifikacje zawodowe;
   9. kontrolowanie i akceptowanie prac wykonywanych przez pracowników podległej komórki organizacyjnej;
   10. dokonywanie okresowych ocen pracy podległych pracowników;
   11. występowanie z wnioskami w sprawach pracowniczych podległej komórki, w tym dotyczących zatrudniania i zwalniania, wysokości wynagrodzenia, awansowania, premiowania, nagradzania, karania, a także zmiany kategorii zaszeregowania podległych pracowników;
   12. koordynowanie działań wykonywanych przez Filie w zakresie zadań przypisanych komórce;
   13. udzielanie informacji dotyczących przepisów obejmujących zakres działania komórki organizacyjnej;
   14. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie opracowywania materiałów (w tym na stronę internetową), opinii i informacji;
   15. opracowywanie projektów zakresów obowiązków zastępcy/zastępców kierownika oraz podległych pracowników;
   16. powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nieobjętych zakresem obowiązków;
   17. reprezentowanie komórki organizacyjnej w sprawach należących do zakresu jej działań;
   18. nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych i postanowień Polityki Bezpieczeństwa przez pracowników podległej komórki organizacyjnej.

§ 13.

1. W skład Urzędu wchodzą:
   1. Wydział Księgowości i Funduszy – WK, w ramach którego funkcjonuje:
      1. Zespół ds. Budżetu – WK.I,
      2. Zespół ds. Funduszy – WK.II,
      3. Zespół ds. Obsługi Finansowej FGŚP – WK.III,
      4. Zespół ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID – WK.IV;
2. Wydział Wdrażania EFS – WWE;
3. Wydział Projektów Aktywizacyjnych PUP – WPA;
4. Wydział Monitorowania i Pomocy Technicznej – WMP;

5. Wydział Kontroli EFS – WKE;
6. Wydział Postępowań Administracyjnych EFS – WPE;
7. Wydział Informacji i Promocji – WIP;
8. Wydział Szkoleń i Rozwoju Kompetencji – WSR;
9. Wydział Projektów Własnych – WPW;
10. Zespół ds. Audytu Wewnętrznego – ZA;
11. Wydział Obsługi Urzędu – WO, w ramach którego funkcjonuje:
    1. 1. Zespół ds. Kancelarii Urzędu – WO.I,
       2. Zespół ds. Administracyjno – Gospodarczych – WO.II,
       3. Zespół ds. Informatyki – WO.III,
       4. Archiwum Zakładowe – WO.IV;
12. Zespół ds. Struktur i Organizacji – ZS;
13. Zespół ds. Zamówień Publicznych – ZZP;
14. Zespół Radców Prawnych – ZR;
15. Wydział Zarządzania Kadrami – WZK;
16. Wieloosobowe Stanowisko ds. BHP i PPOŻ. – BHP;
17. Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością – ZJ;
18. Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej – ZKW;
19. Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy – ZRP;
20. Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy – WM;
21. Zespół ds. Kontaktów z Mediami – ZM;
22. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej – CIZ, w ramach którego funkcjonuje:
    1. 1. Zespół ds. Poradnictwa Zawodowego –CIZ.I,
       2. Zespół ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości – CIZ.II,
       3. Zespół ds. Promocji Zatrudnienia i EURES – CIZ.III;
23. Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy – WOI, w ramach którego funkcjonuje:
    1. 1. Zespół ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia – WOI.I,
       2. Zespół ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia – WOI.II;
24. Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – FGŚP, w ramach którego funkcjonuje:
    1. 1. Zespół ds. Obsługi Wniosków Indywidualnych – FGŚP.I,
       2. Zespół ds. Dochodzenia Zwrotu Należności FGŚP – FGŚP.II,
       3. Zespół ds. Obsługi Wykazów – FGŚP.III,
       4. Zespół ds. Windykacji Należności FGŚP-COVID – FGŚP.IV;
25. Wydział Wsparcia Przedsiębiorców – WWP;
26. Zespół ds. Postępowań Administracyjnych COVID – ZPA;
27. Zespół ds. Obsługi Wniosków – ZOW;
28. Zespół ds. Kontroli Przedsiębiorców – ZKP;
29. Filia w Ciechanowie – FC, której obszar działania obejmuje powiaty: ciechanowski, mławski, płoński, pułtuski i żuromiński;
30. Filia w Ostrołęce – FO, której obszar działania obejmuje powiaty: makowski, Ostrołęka-miasto, ostrołęcki, ostrowski, przasnyski i wyszkowski;
31. Filia w Płocku – FP, której obszar działania obejmuje powiaty: gostyniński, Płock-miasto, płocki i sierpecki;
32. Filia w Radomiu – FR, której obszar działania obejmuje powiaty: białobrzeski, kozienicki, lipski, przysuski, Radom-miasto, radomski, szydłowiecki i zwoleński;
33. Filia w Siedlcach – FS, której obszar działania obejmuje powiaty: garwoliński, łosicki, Siedlce-miasto, siedlecki, sokołowski i węgrowski.

2. Obszar obejmujący m. st. Warszawę oraz powiaty: grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, sochaczewski, warszawski zachodni, wołomiński, żyrardowski obsługiwany jest bezpośrednio przez komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w ust. 1 pkt 1 - 22. Komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w ust. 1 pkt 23 - 28 obsługują bezpośrednio obszar całego województwa mazowieckiego.
3. W Filiach działają:
   1. Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS;
   2. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filii;
   3. Wieloosobowe Stanowisko ds. Obsługi Filii.
4. W Urzędzie funkcjonują:
   1. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności – IN;
   2. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością;
   3. Inspektor Ochrony Danych – IOD.
5. Schemat struktury organizacyjnej Urzędu określa załącznik do Regulaminu.

§ 14.

1. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
   1. Główny Księgowy;
   2. Wydział Księgowości i Funduszy;
   3. Wydział Kontroli EFS;
   4. Wydział Postępowań Administracyjnych EFS;
   5. Wydział Obsługi Urzędu;
   6. Wydział Zarządzania Kadrami;
   7. Zespół ds. Struktur i Organizacji;
   8. Zespół Radców Prawnych;
   9. Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej;
   10. Zespół ds. Kontaktów z Mediami;
   11. Zespół ds. Audytu Wewnętrznego;
   12. Zespół ds. Zamówień Publicznych;
   13. Zespół ds. Kontroli Przedsiębiorców;
   14. Wieloosobowe Stanowisko ds. BHP i PPOŻ.;
   15. Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością;
   16. Filie;
   17. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności;
   18. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością;
   19. Inspektor Ochrony Danych.
2. Wicedyrektorowi ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego podlegają:
   1. Wydział Wdrażania EFS;
   2. Wydział Projektów Aktywizacyjnych PUP;
   3. Wydział Monitorowania i Pomocy Technicznej;
   4. Wydział Informacji i Promocji;
   5. Wydział Szkoleń i Rozwoju Kompetencji;
   6. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej;
   7. Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy.
3. Wicedyrektorowi ds. Usług Rynku Pracy podlegają:
   1. Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy;
   2. Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
   3. Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy;
   4. Wydział Wsparcia Przedsiębiorców;
   5. Wydział Projektów Własnych;
   6. Zespół ds. Postępowań Administracyjnych COVID;
   7. Zespół ds. Obsługi Wniosków.

Rozdział 4

Zadania komórek organizacyjnych

§ 15.

Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:

1. współpracowanie w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami organizacyjnymi;
2. opracowywanie projektów uchwał, informacji, zarządzeń i materiałów przygotowywanych dla organów Województwa Mazowieckiego w zakresie realizowanych zadań;
3. opracowywanie planu pracy i sprawozdania z jego wykonania w części dotyczącej realizowanych zadań;
4. przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań, w tym statystycznych analiz i bieżącej informacji o realizacji zadań;
5. prowadzenie współpracy z Zespołem Zamówień Publicznych, w szczególności przy planowaniu oraz udzielaniu zamówień;
6. udostępnianie informacji publicznej;
7. przygotowanie materiałów do publikacji w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu;
8. współpracowanie z organami administracji rządowej i samorządowej, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, z Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, organizacjami pozarządowymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, w zakresie wykonywanych zadań.

§ 16.

1. Do zadań Wydziału Księgowości i Funduszy należy w szczególności:
   1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Budżetu:
      1. koordynowanie planowania i wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Urzędu w zakresie:
         • realizacji budżetu Urzędu,
         • dysponowania i rozliczania środków otrzymanych z Funduszu Pracy i EURES,
         • naliczania wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń,
      2. obsługa finansowo – księgowa,
      3. obsługa kasowa,
      4. sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych;
   2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Funduszy:
      1. prowadzenie obsługi finansowo - księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów własnych realizowanych w ramach EFS,
      2. prowadzenie obsługi księgowej projektów wdrażanych i realizowanych przez Urząd (tryb konkursowy) w ramach EFS oraz EFS Plus,
      3. prowadzenie obsługi finansowo – księgowej PT,
      4. sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych,
      5. uczestniczenie w grupach roboczych,
      6. bieżące aktualizowanie Instrukcji Wykonawczych oraz dokumentów programowych w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy,
      7. opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy;

1. 3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Finansowej FGŚP:

1. prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej
   w zakresie realizacji zadań z FGŚP,
2. wypłacanie świadczeń ze środków FGŚP,
3. sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o złożone rozliczenie,
4. monitorowanie terminów spłat należności,
5. planowanie i monitorowanie wykorzystania środków finansowych z FGŚP, niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą FGŚP,
6. sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań dotyczących FGŚP wynikających z zadań finansowo – księgowych;
   4. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID:
      1. prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie realizacji zadań Tarczy Antykryzysowej,
      2. wypłacanie świadczeń ze środków Tarczy Antykryzysowej,
      3. sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o dokumenty przekazywane do wypłaty,
      4. monitorowanie terminów wypłat transz,
      5. zapotrzebowanie środków,
      6. monitorowanie wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą Tarczy Antykryzysowej,
      7. sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych.

2. Do zakresu zadań Głównego Księgowego, należy w szczególności:
   1. prowadzenie rachunkowości Urzędu;
   2. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
   3. dokonywanie wstępnej kontroli:
      1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
      2.  kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
         i finansowych.

§ 17.

Do zadań Wydziału Wdrażania EFS należy w szczególności:

1. 1. udział w konsultacjach kryteriów wyboru projektów;
   2. przygotowanie i przeprowadzanie procedur wyboru projektów w ramach FEM
      (w zakresie wynikającym z Porozumienia w sprawie realizacji programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021 – 2027, z wyłączeniem Działania 6.1 FEM);
   3. organizowanie prac KOP dla naborów organizowanych w ramach FEM (w zakresie wynikającym z Porozumienia w sprawie realizacji programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021 – 2027, z wyłączeniem Działania 6.1 FEM);
   4. dokonywanie oceny (w szczególności, prowadzenie negocjacji) składanych wniosków aplikacyjnych zgodnie z zapisami dokumentów programowych i przyjętymi procedurami;
   5. przygotowywanie informacji o projektach wybranych do dofinansowania oraz o projektach, które otrzymały ocenę negatywną w ramach ogłaszanych naborów konkurencyjnych/ niekonkurencyjnych (z wyłączeniem Działania 6.1 FEM) i przedkładanie ich do zatwierdzenia ZWM;
   6. zawiadamianie wnioskodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów;
   7. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów;
   8. weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów;
   9. monitorowanie projektów realizowanych przez beneficjentów, mierzonych postępem w osiągnięciu wskaźników produktu i rezultatu określonych dla danego projektu w ramach EFS oraz EFS Plus, a także podejmowanie działań służących prawidłowej realizacji projektów;
   10. weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów w ramach EFS oraz EFS Plus pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym;
   11. wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach EFS oraz EFS Plus oraz do wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów;
   12. przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów w ramach EFS oraz EFS Plus;
   13. wprowadzanie danych do właściwych systemów informatycznych;
   14. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału ds. Postępowań Administracyjnych EFS;
   15. zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji;
   16. przygotowywanie dokumentów na potrzebę jednostek kontrolujących;
   17. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów;
   18. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych oraz procedur dotyczących zadań Wydziału;
   19. udział w opracowywaniu analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie EFS oraz EFS Plus w Urzędzie;
   20. prowadzenie czynności związanych z zamykaniem PO KL, PO WER oraz RPO WM na lata 2014 – 2020.

§ 18.

Do zadań Wydziału Projektów Aktywizacyjnych PUP należy w szczególności:

1. udział w konsultacjach kryteriów wyboru projektów dla Działania 6.1 FEM 2021 – 2027;
2. przygotowywanie i przeprowadzenie naborów w ramach Działania 6.1 Aktywizacja zawodowa osób bezrobotnych FEM 2021 - 2027;
3. organizowanie prac KOP dla naborów organizowanych w ramach Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
4. przygotowywanie projektów list ocenionych projektów w ramach Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
5. przygotowywanie projektów uchwał ZWM zatwierdzających listy ocenionych wniosków aplikacyjnych w ramach Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
6. zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
7. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach ogłoszonego naboru dla Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
8. weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów ramach Działania 6.1 FEM;
9. weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym dla Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
10. wprowadzanie danych do właściwych systemów informatycznych;
11. monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w zakresie finansowym i rzeczowym dla Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
12. wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych;
13. gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym: wnioski aplikacyjne, umowy o dofinansowanie, aneksy do umów);
14. współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów;
15. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału ds. Postępowań Administracyjnych EFS;
16. przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola projektów na zakończenie ich realizacji w ramach Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
17. przygotowywanie dokumentów na potrzebę jednostek kontrolujących;
18. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działania 6.1 Aktywizacja zawodowa osób bezrobotnych FEM 2021 - 2027;
19. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowywanych przez IZ
    w zakresie Działania 6.1 FEM 2021 - 2027;
20. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie FEM 2021 – 2027;
21. prowadzanie czynności związanych z zamykaniem Działania 1.1 Poddziałania 1.1.1 POWER oraz Działania 8.1 RPO WM 2014 -2020.

§ 19.

Do zadań Wydziału Monitorowania i Pomocy Technicznej należy w szczególności:

0. 1. przygotowanie we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu projektu harmonogramu naborów wniosków;
   2. opracowywanie wspólnie z IZ, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, kryteriów wyboru projektów oraz wskazań do konkursów/ naborów;
   3. monitorowanie postępów w realizacji celów pośrednich i końcowych w ramach EFS oraz EFS Plus;
   4. monitorowanie poziomu wykorzystania alokacji oraz przepływów pieniężnych w ramach EFS oraz EFS Plus;
   5. sporządzanie prognoz wydatków i materiałów planistycznych dotyczących wdrażania EFS oraz EFS Plus i przekazywanie ich do IZ;
   6. przekazywanie materiałów źródłowych do prognoz wniosków o płatność kierowanych do KE;
   7. przygotowywanie dokumentów sprawozdawczych z realizacji EFS oraz EFS Plus;
   8. przygotowywanie wkładu do planu finansowego Urzędu w zakresie EFS oraz EFS Plus i sprawozdań z realizacji tego planu;
   9. wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację EFS oraz EFS Plus, wdrażanych przez Urząd (projekty konkursowe);
   10. współpracowanie z IZ przy realizacji badań ewaluacyjnych;
   11. analizowanie dokumentów dotyczących sytuacji społeczno – gospodarczej regionu mających na celu określenie kierunków wsparcia w ramach EFS oraz EFS Plus wdrażanych przez Urząd;
   12. przygotowywanie Deklaracji wydatków od IP do IŻ w ramach EFS oraz EFS Plus;
   13. wykonywanie czynności związanych z procedurą odwoławczą w zakresie wskazanym
       w art. 66 pkt 2 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (poz. 1079);
   14. przygotowywanie informacji do IZ o postępowaniach sądowych w zakresie procedury odwoławczej;
   15. realizowanie i koordynowanie działań finansowanych ze środków PT w ramach EFS oraz EFS Plus (z wyłączeniem obszaru informacji i promocji w ramach RPO WM), w tym:
1. monitorowanie przepływów środków finansowych z PT,
2. przygotowywanie planu finansowego Urzędu w zakresie PT,
3. przygotowywanie wkładu do sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w wyżej wymienionym obszarze,
4. przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT,
5. wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT w ramach EFS oraz EFS Plus (z wyłączeniem obszaru informacji i promocji w ramach RPO WM);
   16. przygotowywanie dokumentów dla ekspertów biorących udział w pracach KOP i koordynowanie procesu podpisywania umów oraz rozliczenia wykonanej usługi dotyczących oceny wniosków;
   17. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych oraz treści „Uszczegółowienia” przygotowanych przez IZ w zakresie zadań Wydziału;
   18. opracowywanie i aktualizacja, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi, OFIP/OSZIK oraz Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją i wdrażaniem EFS oraz EFS Plus, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji i przekazywanie ich do akceptacji do IZ;
   19. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów;
   20. opracowywanie, wspólnie z innymi komórkami, analizy ryzyka dotyczących realizowanych procesów, w tym analizy ryzyka nadużyć finansowych;
   21. przygotowywanie dokumentów na potrzebę jednostek kontrolujących;
   22. administrowanie systemami wspomagającymi wdrażanie EFS oraz EFS Plus w Urzędzie (LSI, SL, CST) w zakresie uprawień instytucji.

§ 20.

Do zadań Wydziału Kontroli EFS należy w szczególności:

1. przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP oraz opracowywanie sprawozdań z ich realizacji, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi;
2. dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów oraz jej aktualizacji i na tej podstawie typowanie projektów do kontroli (w tym najbardziej ryzykownych);
3. przeprowadzanie kontroli projektów realizowanych w ramach EFS oraz EFS Plus, a także sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia;
4. przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta);
5. przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach EFS oraz EFS Plus;
6. prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów w ramach EFS oraz EFS Plus;
7. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału ds. Postępowań Administracyjnych EFS;
8. przygotowywanie dokumentów dotyczących kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach EFS oraz EFS Plus;
9. przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola projektów na zakończenie ich realizacji;
10. wprowadzanie danych do systemów e-Kontrole, SL 2021;
11. prowadzenie działań związanych z zamykaniem perspektywy finansowej UE 2014-2020 w zakresie zadań właściwych dla Wydziału;
12. opracowywanie, wspólnie z innymi komórkami, analizy ryzyka dotyczących realizowanych procesów, w tym analizy ryzyka nadużyć finansowych;
13. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych w ramach EFS oraz EFS Plus;
14. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów.

§ 21.

Do zadań Wydziału Postępowań Administracyjnych EFS należy w szczególności:

1. prowadzenie postępowań administracyjnych i przygotowywanie projektów decyzji w przedmiocie zwrotu nieprawidłowo wykorzystanych środków w projektach współfinansowanym z EFS oraz EFS Plus;
2. prowadzenie postępowań administracyjnych i przygotowywanie projektów decyzji w przedmiocie odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania beneficjentów realizujących projekty współfinansowane z EFS oraz EFS Plus;
3. prowadzenie postępowań administracyjnych i przygotowywanie projektów decyzji w przedmiocie udzielania ulg w spłacie należności publicznoprawnych powstałych w związku z realizacją projektów współfinansowanych z EFS oraz EFS Plus;
4. zgłaszanie beneficjentów do Rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzonego przez Ministra Finansów;
5. wystawianie tytułów wykonawczych i przekazywanie ich do właściwych organów egzekucyjnych;
6. bieżący monitoring zwrotu środków w związku z wydanymi decyzjami;
7. współdziałanie z organami zewnętrznymi w sprawach dotyczących prowadzonych postępowań administracyjnych oraz egzekucyjnych;
8. raportowanie o nieprawidłowościach stwierdzonych w projektach współfinansowanych z EFS oraz EFS Plus w tym sporządzanie raportów w IMS;
9. prowadzenie rejestru dłużników;
10. obsługa wniosków o udzielnie informacji publicznej w zakresie EFS oraz EFS Plus;
11. prowadzenie działań związanych z zamykaniem perspektywy finansowej UE 2014-2020 w zakresie zadań właściwych dla Wydziału;
12. przygotowywanie dokumentów dotyczących kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach EFS oraz EFS Plus;
13. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów.

§ 22.

Do zadań Wydziału Informacji i Promocji należy w szczególności:

1. opracowanie oraz wdrożenie Strategii komunikacji Urzędu;
2. realizacja działań informacyjnych i promocyjnych w oparciu o założenia Strategii komunikacji Urzędu, w tym w szczególności:
   1. organizacja przedsięwzięć promujących działania Urzędu,
   2. organizacja działań promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych;
3. kreowanie spójnego, przejrzystego i pozytywnego wizerunku Urzędu jako instytucji zaufania publicznego;
4. opracowanie i prowadzenie Kalendarza wydarzeń informacyjnych i promocyjnych Urzędu, w oparciu o informacje z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu;
5. współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz z Rzecznikiem prasowym Urzędu w zakresie wymiany informacji, w szczególności dotyczących planowanych wydarzeń promocyjnych oraz tworzenia spójnego, przejrzystego i pozytywnego wizerunku Urzędu;
6. zapewnienie udziału Urzędu w wydarzeniach promocyjnych, istotnych dla budowania wizerunku Urzędu, koordynowanych i realizowanych przez instytucje zewnętrzne;
7. upowszechnianie informacji dotyczących form i zakresu wsparcia, oferowanego przez Urząd;
8. prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących prowadzonej działalności Urzędu skierowanych do podmiotów i instytucji związanych z obszarem rynku pracy, aktywizacji zawodowej i podnoszeniem kwalifikacji;
9. współpraca z komórkami organizacyjnymi przy organizowaniu wydarzeń o charakterze promocyjnym;
10. obsługa oficjalnych uroczystości organizowanych przez Urząd;
11. organizacja konferencji z okazji Dnia Pracownika Publicznych Służb Zatrudnienia;
12. realizacja działań związanych z tworzeniem i publikacją materiałów informacyjnych i promocyjnych Urzędu;
13. prowadzenie korespondencji związanej z reprezentacją Urzędu, w tym dotyczącej m.in. gratulacji, podziękowań;
14. prowadzenie działań z zakresu komunikacji wewnętrznej;
15. prowadzenie zbioru fotografii Urzędu z odbytych wydarzeń;
16. nadzór nad realizacją oraz aktualizacją Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu, zgodnie z zapisami „Księgi Identyfikacji Wizualnej WUP w Warszawie”, Księga Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021 – 2027;
17. utworzenie oraz prowadzenie profilu Urzędu w serwisie społecznościowym Facebook oraz YouTube;
18. współpraca z administratorami mediów społecznościowych prowadzonych w Urzędzie;
19. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad stroną internetową Urzędu: ustalanie zawartości, redagowanie i akceptowanie treści, a także wybór optymalnych metod i sposobów prezentowania wizerunku Urzędu;
20. współpraca z Portalem Funduszy Europejskich oraz Serwisem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w zakresie zamieszczania informacji zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach programowych;
21. obsługa podstron poświęconych EFS;
22. budowa oraz obsługa podstrony poświęconej FEM 2021-2027;
23. opracowywanie, przygotowywanie, ewidencjonowanie i dystrybuowanie materiałów promocyjno – reklamowych Urzędu oraz dotyczących EFS Plus;
24. prowadzenie rejestru patronatów Urzędu;
25. organizacja spotkań informacyjnych oraz szkoleń dla potencjalnych beneficjentów/beneficjentów FEM 2021-2027;
26. prowadzenie Punktu Informacyjnego (konsultacje: bezpośrednie, telefoniczne, pisemne, mailowe), udzielanie informacji w zakresie dokumentacji naboru;
27. opracowywanie we współpracy z komórkami merytorycznymi Listy najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi (FAQ) na potrzeby prowadzonych naborów oraz udostępnianie jej na stronie internetowej Urzędu, serwisie internetowym FEM 2021-2027 oraz Portalu Funduszy Europejskich;
28. realizacja działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie ze Strategią komunikacji FE na lata 2021-2027;
29. współpraca z IZ w zakresie przygotowywania Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych oraz jego realizacja;
30. przygotowanie dokumentów o charakterze sprawozdawczym z przeprowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych;
31. opracowywanie prezentacji dotyczących obowiązków informacyjnych i promocyjnych beneficjentów oraz zasad dostępności na potrzeby spotkań informacyjnych;
32. uczestnictwo w grupach roboczych związanych z informacją i promocją w ramach FEM 2021- 2027;
33. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ, w zakresie zadań Wydziału;
34. przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu FEM 2021-2027 i PD PT RPO WM w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT RPO WM;
35. monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT RPO WM i FEM 2021-2027 w zakresie działań informacyjno– promocyjnych;
36. współpraca z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM i FEM 2021-2027 w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz zmian do przedmiotowego dokumentu;
37. przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT RPO WM i FEM 2021-2027 w zakresie działań informacyjno– promocyjnych;
38. wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT RPO WM i FEM 2021-2027 w zakresie działań informacyjno– promocyjnych;
39. przygotowywanie procedur przetargowych oraz koordynacja zaplanowanych działań informacyjno-promocyjnych, m.in. w zakresie produkcji i emisji filmów informacyjnych, spotów radiowych, kampanii informacyjnych w Internecie, w komunikacji miejskiej;
40. koordynacja działań ds. równościowych i ds. Karty Praw Podstawowych;
41. współpraca z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą funkcję koordynatora zadań informacyjnych i promocyjnych w ramach FEM 2021-2027.

§ 23.

Do zadań Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji należą w szczególności:

1. planowanie i organizacja szkoleń, dokształcania oraz doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu;
2. przygotowywanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego na realizację działań szkoleniowych, w tym kursów oraz studiów podyplomowych;
3. dokonywanie analizy potrzeb szkoleniowych i opracowywanie planów szkoleń dla pracowników Urzędu;
4. prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników Urzędu na szkolenia grupowe, indywidualne, studia podyplomowe oraz kursy językowe;
5. prowadzenie spraw związanych z analizą potrzeb szkoleniowych dla nowo zatrudnionych pracowników w Urzędzie;
6. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami w Urzędzie;
7. przygotowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu;
8. współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu oraz zmian do przedmiotowego dokumentu;
9. współpracowanie w zakresie szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu z Wydziałem Zarządzania Kadrami;
10. rozliczanie płatności za organizację usług szkoleniowych, studiów podyplomowych oraz kursów językowych;
11. przygotowywanie wkładów merytorycznych do wniosków o płatność w ramach PT;
12. przygotowywanie budżetu szkoleniowego w ramach środków finansowych Urzędu;
13. współpracowanie z ośrodkami i firmami szkoleniowymi;
14. realizowanie polityki/regulaminu rozwoju personelu/podnoszenia kwalifikacji pracowników;
15. sporządzanie sprawozdań z zakresu realizacji zadań;
16. opracowywanie Rocznych Planów Szkoleń we współpracy z komórkami merytorycznymi Urzędu.

§ 24.

Do zakresu zadań Wydziału Projektów Własnych należy w szczególności:

1. przygotowanie wniosków o dofinansowanie projektów własnych Urzędu, realizowanych w trybie niekonkurencyjnym w ramach FEM 2021-2027;
2. realizacja projektów własnych ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji na mazowieckim rynku pracy oraz kierunków rozwoju województwa mazowieckiego, zgodnie z aktami prawnymi Zarządu Województwa Mazowieckiego oraz dokumentami programowymi;
3. prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych związanych z realizacją projektów własnych we współpracy z Wydziałem Informacji i Promocji;
4. rekrutacja odbiorców wsparcia oferowanego w realizowanych projektach;
5. pomoc uczestnikom projektu w wyborze odpowiedniej usługi rozwojowej;
6. gromadzenie danych o uczestnikach projektów i wprowadzanie ich do systemu informatycznego;
7. przygotowywanie wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
8. ogłaszanie naborów wniosków o dofinansowanie usług szkoleniowych w ramach realizowanych projektów i przeprowadzanie ich oceny;
9. sporządzanie umów o dofinansowanie z odbiorcami wsparcia i koordynowanie ich zawierania;
10. weryfikowanie dokumentów finansowych związanych z realizacją projektów własnych, o których mowa w pkt 1, i przygotowywanie na ich podstawie wniosków o płatność w systemie informatycznym;
11. sporządzanie planów kontroli dotyczących dofinansowania usług szkoleniowych w obszarze adaptacyjności przedsiębiorstw;
12. przeprowadzanie kontroli dotyczących dofinansowania usług szkoleniowych w obszarze adaptacyjności przedsiębiorstw i sporządzanie informacji pokontrolnych;
13. monitorowanie realizacji projektów własnych;
14. współpraca z innymi komórkami Urzędu, w tym w szczególności Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w przypadku działań dotyczących promocji EURES, oraz z innymi instytucjami (np. PARP) i partnerami zewnętrznymi w zakresie realizacji projektów własnych;
15. opracowanie i aktualizowanie procedur dotyczących projektów własnych Urzędu, realizowanych w trybie niekonkurencyjnym w ramach FEM 2021-2027;
16. przygotowanie harmonogramu realizacji działań w ramach dofinansowanie projektów własnych Urzędu, o których mowa w pkt 2;
17. przygotowanie planu finansowego dotyczącego realizowanych projektów oraz sprawozdań z wykonania planu finansowego;
18. sporządzanie dokumentów monitoringowych i sprawozdawczych związanych z realizacją projektów własnych;
19. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami w Urzędzie.

§ 25.

Do zakresu działania Zespołu ds. Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:

1. przedstawianie Dyrektorowi obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności
   i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej);
2.  dokonywanie oceny kontroli zarządczej I poziomu polegającej na:
   1. badaniu zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,
   2. badaniu skuteczności i efektywności działania,
   3. badaniu wiarygodności sprawozdań finansowych,
   4. weryfikacji poziomu ochrony zasobów,
   5. badaniu przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
   6. badaniu efektywności i skuteczności przepływu informacji,
   7. weryfikacji procesu zarządzania ryzykiem;

3. przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego;
4. sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;
5. przekazywanie do Marszałka rocznego planu audytu wewnętrznego i sprawozdania
   z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;
6. realizowanie zadań audytowych na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
7. realizowanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu;
8. realizowanie czynności sprawdzających poziom wdrożenia zaleceń audytowych;
9. współdziałanie z podmiotami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w Urzędzie w zakresie związanym z wdrażaniem EFS oraz EFS Plus;
10. dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu;
11. prowadzenie akt bieżących i stałych audytu wewnętrznego;
12. realizowanie postanowień zawartych w porozumieniach i umowach zewnętrznych Urzędu w zakresie audytu wewnętrznego.

§ 26.

Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kancelarii Urzędu:
   1. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
   2. prowadzenie rejestru korespondencji przyjmowanej oraz wysyłanej z Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
   3. dostarczanie korespondencji wewnątrz Urzędu,
   4. monitorowanie prawidłowości obiegu dokumentów w Urzędzie,
   5. obsługiwanie elektronicznego podsystemu obiegu dokumentów e – DOK,
   6. przyjmowanie korespondencji faksowej oraz poczty elektronicznej Urzędu,
   7. prowadzenie Punktu Informacyjnego i obsługa centrali telefonicznej,
   8. dystrybuowanie prasy;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Administracyjno – Gospodarczych:
   1. współpracowanie z kancelarią Urzędu w zakresie transportu korespondencji,
   2. zabezpieczenie mienia Urzędu i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi,
   3. prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych składników majątkowych w zakresie ilościowym,
   4. planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, modernizacji i remontów Urzędu,
   5. sprawowanie nadzoru i monitorowanie zawartych umów związanych
      z administrowaniem budynków oraz umów zawartych z dostawcami mediów i usług,
   6. zaopatrzenie Urzędu w środki techniczno-biurowe i socjalne,
   7. realizowanie uchwały nr 174/218/17 ZWM z dnia 7 lutego 2017 r. w sprawie wyznaczenia Wspólnego Zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz udzielenia zamówień publicznych na rzecz wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych[1]⁾,
   8. zabezpieczenie techniczne narad i spotkań organizowanych w Urzędzie,
   1. nadzorowanie eksploatacji sprzętu i urządzeń biurowych,
   10. uaktualnianie spisu telefonów pracowników Urzędu, w oparciu o informacje o zmianach otrzymywane od kierowników komórek organizacyjnych,
   11. prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2240);
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informatyki:
   1. opracowywanie szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych służących do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych,
   2. opracowywanie procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,
   3. bieżące kontrolowanie zgodności funkcjonowania sieci i systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz kontrola przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,
   4. analizowanie funkcjonowania i stanu transferu sieci oraz łącza internetowego,
   5. konserwowanie i sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem serwerów,
   6. instalowanie i konfigurowanie zestawów komputerowych,
   7. obsługiwanie multimedialne konferencji,
   8. obsługiwanie administracyjno - systemowe aplikacji zainstalowanych na stanowiskach komputerowych i serwerach w Urzędzie (m.in.: Windows, system księgowo – kadrowy QNT, system wspomagający system naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w ramach EFS, system wspomagający realizację wypłat ze środków FGŚP SOWA, System Elektronicznego Obiegu Dokumentów – EDOK, Płatnik, Lex, Serwis Prawa Pracy, Vademecum Gł. Księgowego),
   1. obsługiwanie techniczne strony internetowej Urzędu,
   10. doradzanie techniczne i funkcjonalne w związku z przetargami dotyczącymi zakupów sprzętu komputerowego w ramach projektów współfinansowanych przez EFS,
   11. sprawowanie nadzoru nad infrastrukturą informatyczną i utrzymanie ciągłości pracy systemów informatycznych w Filiach,
   50. sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem ciągłości działania wydzielonej sieci elektrycznej przeznaczonej do zasilania gniazdek komputerowych (kontrola przeciążeń, ocena stanu technicznego osprzętu elektrycznego),
   1000. serwisowanie programowo sprzętowe – naprawa uszkodzeń aplikacji, baz danych oraz przeprowadzanie drobnych napraw sprzętowych,
   14. sprawowanie nadzoru nad realizacją zasad Polityki Bezpieczeństwa,
   15. dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego, osprzętu, licencji, aktualizacji, materiałów eksploatacyjnych, utrzymanie usług internetowych wspomagających pracę urzędu (m.in.: hosting skrzynek e-mail, Exchange, BIP, e-PUAP itp.),
   16. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego użytkowanego przez pracowników
        i harmonogramu jego wymiany,
   17. obsługiwanie techniczne KOP;
4. w zakresie funkcjonowania Archiwum Zakładowego:
   1. przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
   2. przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie pełnej ich ewidencji,
   3. udostępnianie akt,
   4. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kategoria A)
      do właściwego Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,
   5. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego,
   6. prowadzenie współpracy z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania
      z dokumentacją.

§ 27.

Do zadań Zespołu ds. Struktur i Organizacji należy w szczególności:

1. opracowywanie projektu statutu, regulaminu organizacyjnego i ich zmian;
2. opracowywanie planów pracy Urzędu;
3. opracowywanie sprawozdań z działalności Urzędu;
4. współpracowanie z Wydziałem Zarządu w Departamencie Organizacji UMWM w zakresie przygotowywania sprawozdań o sposobie realizacji uchwał ZWM oraz SWM;
5. współpracowanie z właściwymi merytorycznie wydziałami przygotowującymi projekty uchwał ZWM oraz SWM;
6. rejestrowanie i przechowywanie zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez Dyrektora;
7. opracowywanie projektów zarządzeń i innych dokumentów Dyrektora związanych
   z zakresem działania zespołu;
8. przygotowywanie, zgodnie z określonymi procedurami, projektów upoważnień
   i pełnomocnictw dla Dyrektora, wicedyrektorów i dyrektorów Filii oraz ich ewidencjonowanie;
9. ewidencjonowanie porozumień zawieranych przez Urząd z partnerami zewnętrznymi
   w zakresie realizacji zadań statutowych;
10. przygotowywanie odpowiedzi na listy, wnioski dotyczących spraw organizacyjnych Urzędu;
11. prowadzenie sekretariatów Urzędu;
12. obsługa organizacyjna narad własnych zwoływanych przez Dyrektora;
13. obsługa techniczna WRRP;
14. informowanie komórek organizacyjnych o aktualnych aktach prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim;
15. analizowanie porządku obrad posiedzeń oraz podjętych ustaleń SWM i ZWM w zakresie zadań realizowanych przez Urząd;
16. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu zgodnie z określonymi procedurami;
17. weryfikacja Deklaracji bezstronności pracowników i ekspertów, biorących udział w procesie wdrażania EFS w Urzędzie pod kątem występowania konfliktu interesów, zgodnie z zapisami zawartymi w Instrukcjach Wykonawczych IP.

§ 28.

Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1. sporządzanie projektu planu udzielania zamówień publicznych;
2. sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych do Urzędu Zamówień Publicznych;
3. przyjmowanie i opiniowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego;
4. przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych:
   1. sporządzanie dokumentów niezbędnych do wszczęcia i przeprowadzenia postępowania,
   2. sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeń, wystąpień
      i pism do potencjalnych wykonawców;
5. przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie uzasadnia stosowania przepisów o zamówieniach publicznych;
6. prowadzenie rejestru postępowań i umów w sprawach udzielania zamówień publicznych;
7. organizowanie i nadzorowanie pracy komisji przetargowej.

§ 29.

Do zakresu zadań Zespołu Radców Prawnych należy świadczenie pomocy prawnej, o której mowa w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1166), w szczególności poprzez:

1. udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie stosowania prawa w Urzędzie;
2. udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych na potrzeby Urzędu;
3. opiniowanie pod względem prawnym projektów umów i porozumień zawieranych przez Urząd;
4. opiniowanie przedkładanych zabezpieczeń i umów w ramach działań Urzędu;
5. opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych, w tym projektów uchwał;
6. informowanie Dyrektora i pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Urzędu;
7. reprezentowanie Urzędu przed sądami, organami administracji publicznej i innymi jednostkami administracyjnymi w ramach udzielonego pełnomocnictwa;
8. prowadzenie repertorium spraw sądowych.

§ 30.

Do zadań Wydziału Zarządzania Kadrami należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczącej nawiązania i rozwiązania stosunku pracy;
2. prowadzenie spraw oraz przygotowywanie i aktualizacja regulacji związanych z wynagradzaniem pracowników;
3. zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników;
4. zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników i ich rodzin oraz osób zatrudnionych
   na podstawie umów cywilno – prawnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych;
5. kierowanie pracowników na badania lekarskie;
6. planowanie oraz gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na refundację okularów korygujących wzrok oraz przygotowywanie i aktualizacja regulacji w tym zakresie;
7. współpraca z Wieloosobowym Stanowiskiem ds. BHP i PPOŻ. w zakresie szkoleń BHP;
8. prowadzenie spraw związanych z dodatkami do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia i specjalistów ds. programów;
9. przygotowywanie planu zatrudnienia i danych do planu finansowego;
10. prowadzenie rekrutacji pracowników;
11. prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników;
12. prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem ocen okresowych pracowników;
13. obsługiwanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
14. współpraca w zakresie szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu z Wydziałem Szkoleń i Rozwoju Kompetencji;
15. sporządzanie analiz i sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
16. prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk uczniów i studentów oraz staży;
17. rozliczanie czasu pracy zatrudnionych pracowników i sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;
18. ewidencjonowanie wyjazdów służbowych oprócz wyjazdów pracowników zatrudnionych w Filiach;
19. opracowywanie opisu stanowisk;
20. prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych.

§ 31.

Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. BHP i PPOŻ. należy prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników Urzędu, w tym w szczególności:

1. 1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy;
   2. bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz
      z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;
   3. sporządzanie i przedstawianie Dyrektorowi, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bhp zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy;
   4. udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy;
   5. przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy;
   6. udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków;
   7. doradzanie w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp;
   8. udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą;
   9. prowadzenie szkoleń wstępnych i organizowanie szkoleń okresowych w zakresie bhp
      i ppoż.;
   10. prowadzenie spraw związanych z badaniami lekarskimi pracowników oraz współpraca
       z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, zawieranie umów dotyczących profilaktycznych badań lekarskich pracowników;
   11. organizowanie przeprowadzania okresowych kontroli sprzętu przeciwpożarowego, dbałość o prawidłowe i terminowe wykonywanie prac konserwatorskich;
   12. prowadzenie innych spraw związanych z ppoż.;
   13. współpracowanie z Wydziałem Zarządzania Kadrami w zakresie profilaktycznych badań lekarskich pracowników i szkoleń bhp.

§ 32.

Do zakresu zadań Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz Wieloosobowego Stanowiska ds. Systemu Zarządzania Jakością należy w szczególności:

1. wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie w Urzędzie ZSZ;
2. planowanie wewnętrznych auditów jakości i nadzór nad usuwaniem stwierdzonych niezgodności;
3. koordynowanie prac zespołu auditorów wewnętrznych;
4. koordynowanie działań związanych z audytorami zewnętrznymi systemów jakości;
5. badanie satysfakcji klienta;
6. monitorowanie współpracy między komórkami organizacyjnymi Urzędu;
7. monitorowanie pracy Urzędu na podstawie „Karty Zadowolenia Klienta Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie”;
8. planowanie i organizowanie Przeglądów Zarządzania;
9. opracowywanie zbiorczych wyników analizy ryzyka w zidentyfikowanych procesach;
10. rekomendowanie Dyrektorowi Akceptowalnego Poziomu Ryzyka;
11. prowadzenie Rejestru Ryzyka;
12. przeprowadzenie w ramach odrębnego procesu, samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej dla kierownika komórki organizacyjnej oraz pracowników Urzędu;
13. opracowywanie i przekazywanie Dyrektorowi wyników samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej;
14. doskonalenie komunikacji z klientem Urzędu.

§ 33.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności:

1. opracowywanie planu kontroli;
2. organizowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej na podstawie planu kontroli lub na zlecenie Dyrektora;
3. organizowanie i przeprowadzanie kontroli działań w zakresie projektów i programów realizowanych przez Urząd lub z jego udziałem;
4. kontrolowanie projektów własnych Urzędu;
5. prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organami kontroli zewnętrznej;
6. kontrolowanie realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej;
7. prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
8. prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków wpływających do Urzędu;
9. prowadzenie książki kontroli;
10. koordynowanie działań organizacyjnych komórek Urzędu w zakresie obsługi kontroli zewnętrznych.

§ 34.

Do zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw z zakresu określania i koordynowania regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich w odniesieniu do krajowej polityki rynku pracy przez przygotowanie regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;
2. sporządzanie sprawozdania z realizacji regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;
3. koordynowanie na terenie województwa realizacji programów aktywizacji zawodowej finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy;
4. prowadzenie sprawozdawczości z zakresu efektywności wykorzystania przyznanych środków rezerwy Funduszu Pracy;
5. zlecanie działań aktywizacyjnych, w tym koordynacja działań powiatowych urzędów pracy, nadzór nad realizacją zlecenia, kontrola i monitoring;
6. dokonywanie podziału środków Funduszu Pracy (według kryteriów określonych przez SWM) na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty;
7. opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przyznanie, z rezerwy Funduszu Pracy, dodatkowych środków na finansowanie innych fakultatywnych zadań;
8. opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przesunięcie środków przyznanych na finansowanie innych fakultatywnych zadań, na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej;
9. współdziałanie z WRRP w określaniu i realizacji regionalnej polityki rynku pracy
   i rozwoju zasobów ludzkich;
10. prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia w szczególności poprzez popularyzowanie ekonomii społecznej w subregionie oraz współpracę z lokalnymi podmiotami, w tym organizacjami pozarządowymi, na rzecz aktywizacji rynku pracy, promocji zatrudnienia i łagodzenia skutków bezrobocia;
11. opracowanie założeń do programów regionalnych w oparciu o aktualną sytuację na mazowieckim rynku pracy;
12. koordynowanie na terenie województwa realizacji programów regionalnych w oparciu
    o porozumienia zawarte z powiatowymi urzędami pracy;
13. dokonywanie podziału środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego w oparciu
    o zapotrzebowanie składane przez starostów;
14. koordynowanie na terenie województwa realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego finansowanego z limitu podstawowego Funduszu Pracy;
15. koordynowanie na terenie województwa realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego finansowanego z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy;
16. sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego;
17. prowadzenie dialogu społecznego w zakresie kształcenia ustawicznego.

§ 35.

Do zadań Wydziału Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy należy w szczególności:

1. prowadzenie działań badawczo-analitycznych rynku pracy i edukacji zawodowej w regionie, w tym na zlecenie ministra właściwego ds. pracy;
2. inicjowanie i realizacja projektów badawczych współfinansowanych ze środków zewnętrznych;
3. współpracowanie z organami oświatowymi, organizacjami pozarządowymi, związkami przedsiębiorców i pracodawców i innymi partnerami rynku pracy na rzecz kształcenia zawodowego powiązanego z potrzebami rynku pracy;
4. współpracowanie z instytucjami krajowymi i międzynarodowymi w zakresie kierunków badań, metod i wskaźników w monitoringu rynku pracy i edukacji;
5. promowanie i upowszechnianie wyników badań i analiz rynku pracy i edukacji zawodowej;
6. prowadzenie monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego w obszarze rynku pracy;
7. prowadzenie badań statystycznych statystyki publicznej w części dotyczącej obowiązków sprawozdawczych wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy;
8. monitorowanie wojewódzkiego rynku pracy w zakresie aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu, wydatków Funduszu Pracy w poszczególnych programach rynku pracy oraz monitorowanie zwolnień pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy;
9. współpracowanie z WRRP w zakresie przedstawiania informacji statystycznych do wydawanych przez WRRP opinii dotyczących kierunków kształcenia, szkolenia zawodowego oraz zatrudnienia w województwie;
10. współpracowanie w zakresie planowania podziału środków Funduszu Pracy na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty;
11. coroczne określanie i ogłaszanie w wojewódzkim dzienniku urzędowym, na podstawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, wykazu zawodów, w których za przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników może być dokonywana refundacja;
12. zbieranie, agregowanie i przekazywanie do ministra właściwego do spraw pracy informacji dotyczącej wykorzystania środków przeznaczonych na dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników objętych rozwiązaniami na rzecz ochrony miejsc pracy;
13. promowanie i upowszechnianie badań statystycznych statystyki publicznej.

§ 36.

Do zadań Wydziału Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia:
   1. prowadzenie rejestru agencji zatrudnienia oraz wydawanie certyfikatów o dokonaniu wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia,
   2. prowadzenie postępowań administracyjnych oraz przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach: odmowy wpisania podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia, wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia oraz decyzji o zakazie wykonywania przez podmiot działalności objętej wpisem,
   3. prowadzenie ewidencji wydanych decyzji administracyjnych,
   4. gromadzenie zawiadomień od przedsiębiorców zagranicznych z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy mogą korzystać ze swobody świadczenia usług na podstawie umów zawartych przez te państwa z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, posiadających uprawnienia i prowadzących zgodnie z prawem działalność w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego na terytorium tego państwa oraz zamierzających świadczyć te usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i prowadzenie wykazu ww. przedsiębiorców zagranicznych,
   5. gromadzenie i przetwarzanie (analizowanie) informacji rocznych o działalności agencji zatrudnienia od podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia oraz sporządzanie i przesyłanie zbiorczej informacji o działalności agencji zatrudnienia do ministra właściwego do spraw pracy,
   6. udzielanie osobom prowadzącym agencje zatrudnienia lub zainteresowanym prowadzeniem takich agencji informacji w zakresie związanym z prowadzeniem rejestru agencji zatrudnienia,
   7. współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w sprawach przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia:
   1. opracowywanie planów kontroli agencji zatrudnienia,
   2. przeprowadzanie kontroli agencji zatrudnienia w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
   3. sporządzanie informacji pokontrolnych,
   4. prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli,
   5. współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie: ujawnionych w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz przestrzegania przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia,
   6. udzielanie osobom prowadzącym agencje zatrudnienia lub zainteresowanym prowadzeniem takich agencji informacji o zasadach przeprowadzania kontroli agencji zatrudnienia,
   7. prowadzenie spraw związanych ze służbą zastępczą,
   8. współdziałanie z ministrem właściwym do spraw pracy w sprawach związanych z naruszeniem warunków prowadzenia agencji zatrudnienia przez agencje zatrudnienia posiadające akredytacje do prowadzenia pośrednictwa pracy w ramach sieci EURES.

§ 37.

Do zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej należy, w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Poradnictwa Zawodowego:
   1. świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
      • prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego
        z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,
      • świadczenie porad i informacji indywidualnej na odległość,
      • udzielanie informacji zawodowej, w tym o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,
      • wspomaganie powiatowych urzędów pracy w prowadzeniu poradnictwa zawodowego przez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery zawodowej na rzecz bezrobotnych i poszukujących pracy,
   2. koordynowanie prac centrów w województwie w zakresie poradnictwa zawodowego,
      w tym:
      • opracowywanie kierunków oraz planów działań we współpracy z innymi centrami,
      • sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,
      • standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,
      • koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów porad grupowych,
      • koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,
   3. koordynowanie poradnictwa zawodowego w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa, w tym:
      • organizowanie spotkań instruktażowych,
      • realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,
   4. pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku
      z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,
   5. udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy
      i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych,
   6. współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości:
   1. realizowanie zadań związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej poprzez:
      • prowadzenie indywidualnego, w tym indywidualnego na odległość oraz grupowego poradnictwa zawodowego,
      • udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia, w tym udzielanie indywidualnej i grupowej informacji zawodowej na rzecz pracodawców i ich pracowników,
      • opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w aktywnym poszukiwaniu pracy na terenie województwa, a także współpraca w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy, akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,
      • zapewnianie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy oraz udostępnianie zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,
      • wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym przede wszystkim planowania działalności gospodarczej,
      • współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,
      • uczestniczenie w targach edukacyjnych i targach pracy,
      • opracowywanie materiałów informacyjno-promocyjnych Centrum oraz doposażenie stanowisk doradców zawodowych – wydatkowanie środków z Funduszu Pracy,
   2. koordynowanie działań centrów w województwie związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:
      • opracowywanie kierunków i planów działań we współpracy z innymi centrami,
      • sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,
      • standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,
      • koordynowanie opracowywania, aktualizowania i upowszechniania zasobów informacji,
      • koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów spotkań grupowych,
      • koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,
      • koordynowanie doposażenia stanowisk doradców zawodowych,
   3. koordynowanie w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:
      • współorganizowanie spotkań instruktażowych,
      • współpracowanie przy realizacji działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym
        w zakresie usług rynku pracy dla pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy,
   4. współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:
      • prowadzenie rejestru instytucji szkoleniowych,
      • wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
      • popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
   5. wydawanie zaświadczeń stwierdzających charakter, okres i rodzaj wykonywanej
      w Rzeczypospolitej Polskiej działalności zawodowej;
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Promocji Zatrudnienia i EURES:
   1. realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
      • informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,
      • uczestniczenie w targach i giełdach pracy,
      • zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji
        o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy,
      • zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,
      • upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa,
   2. realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi w szczególności:
      • wspieranie i realizowanie działań sieci EURES, w tym nawiązywanie współpracy
        z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie i monitorowanie programów i planów działań dla EURES,
      • koordynowanie realizacji działań EURES przez urzędy pracy na terenie województwa we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządami powiatowymi oraz innymi podmiotami uprawnionymi do realizacji działań sieci EURES,
   3. realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, a w szczególności:
      • pełnienie funkcji instytucji właściwej,
      • przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
      • wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
   4. realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi,
   5. udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie
      i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia.

§ 38.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Kontaktów z Mediami należy w szczególności:

1. współpracowanie z mediami ogólnopolskimi i regionalnymi, w zakresie:
   1. opracowywania i przekazywania informacji o bieżącej pracy Urzędu,
   2. uzgadniania kontaktów dziennikarzy z Dyrektorem, Wicedyrektorami, Dyrektorami Filii oraz innymi pracownikami Urzędu,
   3. organizowania konferencji i briefingów dla dziennikarzy,
   4. opracowywania sprostowań, polemik i wyjaśnień do mediów,
   5. monitorowania mediów pod kątem tematyki rynku pracy,
   6. przygotowywania materiałów audiowizualnych dla mediów,
   7. udział w wyjazdach służbowych zleconych przez Dyrektora,
   8. opracowywania innych materiałów związanych z obsługą informacyjną Dyrektora i Urzędu;
2. opracowywanie i przekazywanie informacji przeznaczonych do zamieszczenia w Serwisie Informacyjnym Województwa Mazowieckiego;
3. redagowanie, wydawanie i rozpowszechnianie biuletynu informacyjnego Urzędu „Mazowiecki Rynek Pracy”;
4. prowadzenie rejestru wydanych dla Urzędu numerów ISBN;
5. repartycja opłat reprograficznych dla wydawnictw własnych opatrzonych numerami ISBN i ISSN.

§ 39.

Do zakresu zadań Wydziału Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Wniosków Indywidualnych:
   1. dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wniosków pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,
      • przygotowywanie dokumentacji w sporach powstałych w związku z odmową wypłaty świadczeń,
   2. realizowanie zadań informacyjno-promocyjnych związanych z FGŚP,
   3. bieżące monitorowanie ogłoszonych upadłości i otwartych postępowań restrukturyzacyjnych;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Wykazów:
   1. dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,
      • przygotowywanie dokumentacji w sporach powstałych w związku z odmową wypłaty świadczeń,
   2. dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań na rzecz ochrony miejsc pracy w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie umów o wypłatę świadczeń,
      • sporządzanie stanowisk o odmowie przyznania świadczeń lub o odmowie zawarcia umowy o wypłatę świadczeń,
      • dokonywanie wszelkich czynności związanych z udzielaniem pomocy de minimis,
      • przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców w zakresie przestrzegania postanowień umowy o wypłatę świadczeń,
   3. realizowanie zadań związanych z udzielaniem nieoprocentowanej pożyczki na skutek powodzi w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie stanowisk o przekazaniu środków bądź o odrzuceniu wniosku;
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Dochodzenia Zwrotu Należności FGŚP:
   1. dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu cywilnym, w szczególności poprzez:
      • pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku i o stanie jego majątku,
      • sporządzanie wezwań do zapłaty,
      • przygotowywanie dokumentacji do sporządzania powództw w postępowaniu cywilnym,
      • sporządzanie wniosków egzekucyjnych,
      • kompleksowy nadzór nad całym postępowaniem egzekucyjnym,
   2. dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym, w szczególności poprzez zgłaszanie wierzytelności w stosunku do dłużników FGŚP w toku postępowania upadłościowego i restrukturyzacyjnego,
   3. prowadzenie postępowań w zakresie określenia warunków zwrotu należności FGŚP,
      w szczególności poprzez:
      • pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
        i o stanie jego majątku,
      • sporządzanie stanowisk w przypadku wystąpienia przesłanek do przekazania wniosku do Dysponenta FGŚP o określenie warunków zwrotu należności,
      • sporządzanie wniosków do Dysponenta FGŚP o umorzenie i odstąpienie należności,
      • sporządzanie wniosków do Dysponenta FGŚP o spłatę ratalną należności FGŚP w stosunku do osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz w stosunku do przedsiębiorców zgodnie z zasadami udzielania pomocy de minimis,
      • monitorowanie prawidłowości i terminowości spłat ratalnych,
   4. dochodzenie zwrotu nieoprocentowanej pożyczki z FGŚP dla pracodawcy, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej lub istotnie ograniczył jej prowadzenie, w postępowaniu egzekucyjnym w administracji w zakresie egzekucji obowiązków o charakterze pieniężnym w szczególności poprzez:
      • sporządzanie upomnień,
      • sporządzanie tytułów wykonawczych,
      • sporządzanie wniosków egzekucyjnych,
      • sporządzanie stanowisk w zakresie umarzania nieoprocentowanej pożyczki,
      • monitorowanie przebiegu postępowania egzekucyjnego,
   5. prowadzenie ewidencji dłużników;
4. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Windykacji Należności FGŚP-COVID:
   1. dochodzenie zwrotu należności wypłaconych na podstawie ustawy COVID-19
      w szczególności poprzez:
      • sporządzanie wezwań do zapłaty,
      • przygotowanie dokumentacji do sporządzania powództw w postępowaniu cywilnym,
      • pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku i o stanie jego majątku,
      • sporządzenie wniosków egzekucyjnych,
      • kompleksowy nadzór nad całym postępowaniem egzekucyjnym,
   2. dochodzenie zwrotu należności wypłaconych na podstawie ustawy COVID-19,
      w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym, w szczególności poprzez zgłaszanie wierzytelności w stosunku do dłużników FGŚP w toku postępowania upadłościowego i restrukturyzacyjnego,
   3. prowadzenie postępowań w zakresie umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności powstałych w związku z udzieleniem pomocy na podstawie art. 15g, art. 15gga i art. 15gga¹ ustawy COVID-19, w szczególności poprzez:
      • sporządzanie wniosków do dysponenta FGŚP o wyrażenie zgody na umorzenie należności, w przypadku wystąpienia przesłanek na etapie postępowania windykacyjnego,
      • przekazywanie do Dysponenta FGŚP wniosków Dłużnika złożonego na etapie postępowania windykacyjnego, o wyrażenie zgody na umorzenie, odroczenie terminu lub rozłożenie na raty spłat należności i sporządzanie stanowisk Dyrektora w tym zakresie,
   4. monitorowanie przebiegu procesu windykacji,
   5. przygotowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie realizowanych zadań,
   6. prowadzenie ewidencji dłużników,
   7. sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
   8. prowadzenie ewidencji spraw skierowanych do organów ścigania.

§ 40.

Do zakresu zadań Wydziału Wsparcia Przedsiębiorców należy w szczególności:

1. monitorowanie procesu rozliczania udzielonego beneficjentom wsparcia z art. 15g, 15gg, 15gga, 15gga¹ ustawy COVID-19;
2. prowadzenie postępowań w zakresie umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności powstałych w związku z udzieleniem pomocy na podstawie art. 15g, art. 15gg, art. 15gga i art. 15gga¹ ustawy COVID-19, w szczególności poprzez:
   1. sporządzanie wniosków do dysponenta FGŚP o wyrażenie zgody na umorzenie należności, w przypadku wystąpienia przesłanek na etapie rozliczania,
   2. przekazywanie do Dysponenta FGŚP wniosków Dłużnika złożonego na etapie rozliczania o wyrażenie zgody na umorzenie, odroczenie terminu lub rozłożenie na raty spłat należności i sporządzanie stanowisk Dyrektora w tym zakresie;
3. prowadzenie statystyk oraz bieżącej sprawozdawczości postępu procesu weryfikacji zadań wynikających z ustawy COVID-19, w oparciu o dane własne oraz dane z innych zespołów;
4. koordynowanie rozliczania spraw objętych postępowaniem: policji, prokuratury, Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Najwyższej Izby Kontroli;
5. monitorowanie procesu rozliczenia spraw podmiotów z art. 15g, 15gg, 15gga i 15gga¹ ustawy COVID-19, postawionych w stan upadłości;
6. sporządzanie wykazu wniosków z nadpłatami w ramach art. 15g, 15gg, 15gga i 15gga¹ ustawy COVID-19 i przygotowanie zapotrzebowania na środki dysponenta we współpracy z Wydziałem Księgowości i Funduszy;
7. wprowadzanie do systemu VIATOR zwrotów przekazanych przez beneficjentów na rzecz Urzędu w oparciu o dane pozyskane z Wydziału Księgowości i Funduszy;
8. rozliczanie wstępne i końcowe wniosków z art. 15gg, 15gga i 15gga¹ ustawy COVID-19 poprzez:
   1. weryfikowanie pełnej dokumentacji złożonej przez beneficjenta pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, potwierdzającej wykorzystanie przekazanych środków zgodnie z przeznaczeniem,
   2. zatwierdzenie przekazanego rozliczenia,
   3. sporządzanie pisemnych stanowisk do beneficjentów o wynikach końcowej weryfikacji, zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi regulacjami;
9. współpracowanie z Zespołem ds. Obsługi Wniosków w procesie weryfikacji końcowej oraz obiegu dokumentów pomiędzy: Wydziałem Księgowości i Funduszy, Zespołem ds. Postępowań Administracyjnych, Zespołem ds. Windykacji Należności FGŚP-COVID oraz Dyrektorem/Wicedyrektorem;
10. sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

§ 41.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Postępowań Administracyjnych COVID należy w szczególności:

1. prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z realizacja zadań wynikających z ustawy COVID-19, w tym sporządzanie decyzji w sprawie zwrotu środków FGŚP zgodnie z ustawą COVID-19, przygotowywanie odpowiedzi na odwołania od wydanych decyzji administracyjnych;
2. odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, na zasadach określonych w ustawie COVID-19;
3. wystawianie tytułów wykonawczych i przekazywanie ich do właściwych organów egzekucyjnych;
4. bieżący monitoring zwrotu środków w związku z wydanymi decyzjami;
5. współdziałanie z organami zewnętrznymi w sprawach dotyczących prowadzonych postępowań administracyjnych oraz egzekucyjnych;
6. sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa;
7. prowadzenie rejestru dłużników.

§ 42.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Obsługi Wniosków należy w szczególności:

1. nanoszenie niezbędnych korekt określonych wg katalogu wytycznych w informacjach o zwrocie art. 15g, 15gg, 15gga oraz 15gga¹ ustawy COVID-19, oraz kartach procesu weryfikacji końcowej rozliczenia wniosku o przyznanie świadczeń otrzymanych z Filii oraz Wydziału Wsparcia Przedsiębiorców;
2. monitorowanie obiegu dokumentów pomiędzy Wydziałem Wsparcia Przedsiębiorców, Zespołem ds. Windykacji Należności FGŚP-COVID, Zespołem ds. Postępowań Administracyjnych COVID, Filiami a Zespołem ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID;
3. prowadzenie rejestrów dotyczących obiegu dokumentów, informacji o zwrocie oraz kart procesu weryfikacji końcowej rozliczenia wniosku o przyznanie świadczeń;
4. przekazywanie informacji o konieczności dokonywania korekt zgodnie ze wskazówkami Zespołu ds. Obsługi Księgowej FGŚP-COVID, pracownikom Filii oraz Wydziału Wsparcia Przedsiębiorców;
5. realizowanie rozstrzygnięć powstałych w wyniku postępowań odwoławczych w związku z odmową wypłaty świadczeń.

§ 43.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Kontroli Przedsiębiorców należy w szczególności:

1. opracowywanie planów kontroli beneficjentów którym udzielono dofinansowania na ochronę miejsc pracy;
2. przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania postanowień umowy, wydatkowania środków zgodnie z warunkami określonymi w umowie i we wniosku oraz w zakresie właściwego udokumentowania i wykorzystania tych środków;
3. sporządzanie protokołów kontroli;
4. prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli.

§ 44.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS należy w szczególności:

1. prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia i kształcenia ustawicznego w szczególności poprzez:
   1. popularyzowanie ekonomii społecznej w subregionie,
   2. prowadzenie współpracy z lokalnymi podmiotami, w tym organizacjami pozarządowymi, na rzecz aktywizacji rynku pracy, promocji zatrudnienia i łagodzenia skutków bezrobocia, partnerstwa lokalnego oraz edukacji dla dorosłych;
2. udział w realizacji zlecania działań aktywizacyjnych, w szczególności poprzez przeprowadzanie czynności kontrolnych u realizatora i w powiatowych urzędach pracy;
3. realizowanie lub współrealizowanie projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł;
4. udział w działaniach informacyjno – promocyjnych Krajowego Funduszu Szkoleniowego;
5. udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia;
6. wspieranie rozwoju przedsiębiorczości na terenie działania Filii m.in. poprzez organizowanie, współorganizowanie oraz udział w forach gospodarczych, spotkaniach branżowych, targach pracy, seminariach naukowych, konkursach;
7. udział w realizacji zadań informacyjno-promocyjnych związanych z Funduszem Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
8. udział w ocenie wniosków aplikacyjnych w ramach KOP;
9. udział w kontrolach projektów finansowanych w ramach EFS oraz EFS Plus, wdrażanych przez Urząd, realizowanych na terenie działania Filii;
10. udział w działaniach informacyjno – promocyjnych EFS oraz EFS Plus oraz innych zadaniach związanych z aktywizacją zawodową;
11. sporządzanie planów, informacji i sprawozdań z realizowanych zadań;
12. realizowanie zadań wynikających z ustawy COVID-19.

§ 45.

1. Do zakresu zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach należy w szczególności:
   1. świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
      1. prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego, w tym poradnictwa na odległość, z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,
      2. udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej, oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,
      3. wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym planowania działalności gospodarczej,
      4. realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,
      5. pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku
         z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,
      6. udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy
         i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych,
      7. współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,
      8. opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w poszukiwaniu pracy,
         a także prowadzenie współpracy w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy
         i akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje
         o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,
      1. zapewnienie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy,
      10. udostępnianie w siedzibie urzędu zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,
      11. organizowanie spotkań instruktażowych dla pracowników urzędów pracy na terenie działania Filii,
      50. organizowanie, współorganizowanie oraz uczestnictwo w targach edukacyjnych
          i targach pracy;
   2. współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:
      1. popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk
         w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
      2. wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży;
   3. realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
      1. informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,
      2. uczestniczenie w targach i giełdach pracy,
      3. zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji
         o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy,
      4. zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,
      5. upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa;
   4. realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim, w szczególności wspieranie i realizacja działań sieci EURES poprzez nawiązywanie współpracy z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie i monitorowanie programów i planów działań dla EURES;
   5. realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, w szczególności:
      1. pełnienie funkcji instytucji właściwej,
      2. przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
      3. wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia;
   6. realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi;
   7. udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie
      i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia;
   8. współudział w realizacji projektów własnych Urzędu i Filii w zakresie doboru kandydatów;
   9. wspieranie rozwoju małej przedsiębiorczości w szczególności poprzez:
      1. informowanie, gromadzenie oraz udostępnianie informacji z zakresu uruchamiania oraz prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek,
      2. współpracę z organizacjami świadczącymi usługi na rzecz rozwoju małej przedsiębiorczości,
      3. udzielanie porad z zakresu uruchamiania działalności gospodarczej, w tym pomocy
         w ramach środków publicznych, krajowych i unijnych;
   10. realizowanie zadań wynikających z ustawy COVID-19.
2. Centra Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach w zakresie wykonywanych zadań, z wyłączeniem ust. 1 pkt 10, współpracują z Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Warszawie, koordynującym działania Centrów Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach.

§ 46.

Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Filii należy w szczególności:

1. obsługiwanie sekretariatu;
2. współpracowanie z Wydziałem Zarządzania Kadrami, Wieloosobowym Stanowiskiem ds. BHP i PPOŻ. oraz Wydziałem Szkoleń i Rozwoju Kompetencji;
3. obsługa informatyczna;
4. zabezpieczenie techniczno-materiałowe;
5. zabezpieczenie mienia i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi;
6. współpracowanie z archiwum zakładowym;
7. obsługa transportowa;
8. prowadzenie podręcznego magazynu;
9. prowadzenie rejestru korespondencji oraz obsługa kancelaryjna;
10. realizowanie zadań wynikających z ustawy COVID-19.

§ 47.

Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności realizuje zadania:

1. wynikające z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
   (Dz. U. z 2023 r. poz. 756, 1030 i 1532);
2. wynikające z pozamilitarnych przygotowań obronnych Urzędu;
3. z zakresu zarządzania kryzysowego.

§ 48.

Inspektor Ochrony Danych realizuje zadania określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn. zm.[2]⁾).

Rozdział 5

Zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism

§ 49.

1. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów określa instrukcja wydawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
2. Szczegółowe zasady obiegu dokumentów księgowych określa instrukcja wydana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
3. Szczegółowe zasady wydawania zarządzeń określa instrukcja wydawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.

§ 50.

1. Dyrektor podpisuje w szczególności:
   1. pisma do organów administracji publicznej;
   2. pisma do kierowników organów kontroli zewnętrznej;
   3. pisma związane z wykonywaniem funkcji kierownika jednostki.
2. Dyrektor może upoważnić wicedyrektorów oraz innych pracowników Urzędu do załatwiania spraw, w tym podpisywania pism, o których mowa w ust. 1.
3. Wicedyrektorzy podpisują pisma w zakresie spraw objętych ich nadzorem.
4. Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, składa podpis na dokumencie dotyczącym czynności prawnej, z której wynika zobowiązanie finansowe.

Rozdział 6

Postanowienie końcowe

§ 51.

Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.