Zasady realizacji praw osób, których dane są przetwarzane

ZASADY REALIZACJI PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W WARSZAWIE

W celu zapewnienia realizacji praw osób, których dane osobowe są przetwarzane w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie (dalej „WUP”) na mocy przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz przysługujących praw na mocy tegoż rozporządzenia można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych (dane kontaktowe dostępne w zakładce "Dane Inspektora Ochrony Danych").

ZASADY OBSŁUGI ŻĄDAŃ

1. Aby zachować poufność i udostępniać dane osobowe tylko uprawnionym osobom przy realizacji Pani/Pana praw WUP dopuszcza trzy kanały komunikacji:

1. elektroniczny – potwierdzony profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym wysłanym na elektroniczną skrzynkę podawczą WUP: /WUP_Warszawa/SkrytkaESP
2. tradycyjny – w postaci papierowej opatrzony własnoręcznym podpisem.
3. ustny (nie dotyczy kontaktu telefonicznego) – wymagana jest obecność osoby wnioskującej. W celu potwierdzenia tożsamości możliwe jest poproszenie osoby o okazanie dokumentu tożsamości. Na miejscu sporządza się protokół z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy i osoby przyjmującej wniosek.  

2. Odpowiedzi na Pani/Pana wniosek udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym
   w stosowych przypadkach elektronicznie na wskazany przez Panią/Pana adres elektroniczny ePUAP bądź e-mail.
3. Odpowiedzi udzielamy niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku.
4. Termin ten możemy przedłużyć o nawet dwa miesiące, licząc od ostatniego dnia, w którym upływa termin odpowiedzi na Pani/Pana wniosek. Wydłużenie terminu może wynikać ze skomplikowanego charakteru wniosku lub liczby wniosków.
5. Jeżeli nie podejmiemy działań w związku z Pani/Pana wnioskiem, to niezwłocznie, najpóźniej w terminie miesiąca od jego otrzymania poinformujemy o powodach niepodjęcia tych działań.
6. Co do zasady wszelkie informacje oraz komunikacja i działania podejmowane w związku z Pani/Pana wnioskiem są wolne od opłat.
7. Jeżeli jednak można wykazać i udokumentować, iż Pani/Pana żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub mają nadmierny charakter, możemy żądać opłaty, wynikającej z administracyjnych kosztów udzielenia informacji albo odmówić realizacji wniosku.
8. Jeżeli zaistnieją uzasadnione wątpliwości, co do Pani/Pana tożsamości możemy wymagać dodatkowych informacji niezbędnych do ustalenia Pani/Pana pełnej identyfikacji.
9. W przypadku skomplikowanego charakteru wniosku możemy poprosić Panią/Pana o dodatkowe informacje lub doprecyzowanie jego zakresu.

OGRANICZENIA W REALIZACJI PRAW

1. Realizacja Pani/Pana praw może być ograniczona przepisami szczegółowym, m.in. w RODO, jak i w ustawie o ochronie danych osobowych określono wyjątki od realizacji niektórych praw osób. Ograniczeniach wskazano m.in. w :

1. art. 3-6 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. art. 23 RODO.

2. WUP jest zobligowany do weryfikacji każdego wniosku w oparciu o te ograniczenia. 

PRAWO DO BYCIA POINFORMOWANYM O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH (art. 13 i 14 RODO)

1. W przypadku pozyskiwania Pani/Pana danych osobowych w sposób bezpośredni (art. 13 RODO), w momencie ich zbierania lub przy pierwszej korespondencji kierowanej do Pani/Pana, pracownik WUP przekazuje następujące informacje:

1. tożsamość i dane kontaktowe Administratora;
2. dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych;
3. cele przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
4. podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
5. informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym WUP ujawni Pani/Pana dane osobowe;
6. informacje o zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (jeśli ma zastosowanie);
7. okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych lub kryteria jego wyznaczenia;
8. informacje o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z RODO;
1. informacje o możliwości wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
10. informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (jeśli ma zastosowanie);
11. informacje, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz ewentualnych konsekwencjach niepodania tych danych.

2. W przypadku pozyskiwania Pani/Pana danych osobowych w sposób pośredni, tj. z innego źródła (art. 14 RODO), pracownik WUP przekazuje analogiczne informacje jak w ust. 1 oraz:

1. informacje o zebranych kategoriach danych osobowych, np. imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, itd.
2. informacje o źródle pochodzenia tych danych, tj. skąd/od kogo WUP je pozyskał.

3. Informacje wskazane w ust. 2 przekażemy najpóźniej w ciągu miesiąca od ich otrzymania.
4. Informacje wskazane w ust. 1 i 2 mogą zostać przekazane na papierze lub w postaci elektronicznej.
5. Informacje wskazane w ust. 1 i 2 nie są przekazywane, gdy Pani/Pan już nimi dysponuje, ale ma Pani/Pan prawo żądać ponownego ich przedstawienia.

PRAWA REALIZOWANE NA WNIOSEK (art. 15 – 21 RODO)

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

1. Ma Pani/Pan prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe.
2. Składając wniosek o dostęp do swoich danych osobowych można dowiedzieć się m.in.:

1. jakie informacje posiadamy na Pani/Pana temat;
2. w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe;
3. komu udostępniamy Pani/Pana dane osobowe;
4. skąd je pozyskaliśmy i jak długo będziemy je przetwarzać;
5. z jakich innych praw ochrony danych osobowych może Pan/Pani skorzystać;
6. czy wykorzystujemy Pani/Pana dane osobowe do profilowania lub automatycznego podejmowania decyzji (jeśli tak to, w jaki sposób to robimy);
7. jakie środki bezpieczeństwa zastosowaliśmy, jeśli Pani/Pana dane osobowe przekazaliśmy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 

3. Ma Pani/Pan prawo uzyskać od WUP kopie swoich danych osobowych. Jeśli będzie to druga lub kolejna kopia, mamy prawo pobrać opłatę w rozsądnej wysokości, która będzie wynikała z administracyjnych kosztów udzielenia informacji.

Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

1. Ma Pani/Pan prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe lub ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne.
2. Musi Pani/Pan wykazać, że WUP posiada nieprawdziwe lub niekompletne dane osobowe poprzez przedstawienie dowodów potwierdzających nieścisłości.
3. Podejmiemy rozsądne kroki w celu sprawdzenia, czy Pani/Pana dane są prawidłowe na postawie dostarczonych dowodów.
4. Możemy odmówić realizacji Pani/Pana wniosku, podając przyczyny takiego działania. Odmowa może wynikać z odrębnych przepisów prawa, np. procedury sprostowania błędów i omyłek zawartych w decyzji administracyjnej w trybie art. 113 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

1. Ma Pani/Pan prawo zwrócić się do WUP z wnioskiem o usunięcie swoich danych osobowych, gdy wystąpi co najmniej jedna w następujących okoliczności:

1. WUP nie potrzebuje już Pani/Pan danych osobowych do realizacji celów, w których zostały zgromadzone i wykorzystywane;
2. wycofała Pani/wycofał Pan zgodę na przetwarzanie danych osobowych w sytuacji, gdy zgoda była podstawą zebrania danych osobowych;
3. sprzeciwia się Pani/Pan wykorzystywaniu danych osobowych przez WUP ze względu na swoją szczególną sytuację, a WUP nie ma innych podstaw prawnych do dalszego przetwarzania danych osobowych;
4. uważa Pani/Pan, że WUP przetwarza dane osobowe niezgodnie z prawem;
5. istnieje prawny obowiązek usunięcia Pani/Pana danych osobowych, który wynika z przepisów szczegółowych;
6. Pani/Pana dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem przez WUP usług społeczeństwa informacyjnego, tj. usługi świadczone na odległość, drogą elektroniczną, itd.

2. Jeśli Pani/Pana dane zostały upublicznione w Internecie, tj. na witrynach internetowych, portalach społecznościowych, to WUP podejmie uzasadnione kroki w celu poinformowania osób odpowiedzialnych za te witryny o usunięciu wszelkich linków do tych witryn i kopii Pani/Pana danych osobowych.
3. WUP może odmówić realizacji Pani/Pana wniosku, jeśli wystąpi chociaż jedna z następujących okoliczności:

1. przechowywanie Pani/Pana danych jest konieczne ze względu na wolność wypowiedzi i informacji;
2. WUP jest prawnie zobowiązany do przechowywania Pani/Pana danych osobowych w celu zachowania zgodności z przepisami prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego;
3. WUP realizuje zadanie w interesie publicznym, wykorzystując swoje uprawnienia;
4. przechowywanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do celów profilaktyki zdrowotnej, medycyny pracy, ochrony przed transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub innych celach zdrowia publicznego;
5. przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do badań naukowych, historycznych lub statystycznych;
6. przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)

1. Ma Pani/Pan prawo ograniczyć sposób, w jaki WUP wykorzystuje Pani/Pana dane osobowe jeśli występuje obawa dotycząca poprawności tych danych lub sposobu ich wykorzystania.
2. Ma Pani/Pan prawo żądać od WUP czasowego ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy:

1. kwestionuje ich prawidłowość na okres pozwalający sprawdzić ich poprawność;
2. wniosła Pani/wniósł Pan sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych;
3. dane osobowe są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

3. Ograniczenie przetwarzania sprowadza się do odpowiedniego oznaczenia Pani/Pana danych osobowych i ich bezpiecznego przechowywania.
4. Po ograniczeniu przetwarzania WUP można dalej przetwarzać Pani/Pana dane osobowe:

1. jeśli wyrazi Pani/Pan na to zgodę;
2. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
3. w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej;
4. z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

5. W przypadku, gdy ograniczenie przetwarzania zostanie zniesione i będziemy dalej przetwarzać Pani/Pana dane osobowe to poinformujemy o tym.

Prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (art. 19 RODO)

1. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych poinformujemy Panią/Pana o tym.
2. Poinformujemy również o tym wszystkich odbiorców, którym WUP ujawnił Pani/Pana dane osobowe, chyba, że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku.
3. Na Pani/Pana żądanie możemy wskazać, jakich odbiorców danych o tym poinformowaliśmy.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

1. Ma Pani/Pan prawo uzyskać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, takim jak, np. CSV, XML czy JSON.
2. Prawo do przenoszenia danych można zrealizować, jeżeli pozyskaliśmy Pani/Pana dane osobowe:

1. na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody lub
2. w ramach zawartej z Panią/Panem umowy.

3. Może Pani/Pan również żądać przeniesienia danych osobowych do innej organizacji (innego administratora).
4. Prawo to dotyczy wyłącznie danych osobowych przetwarzanych w postaci elektronicznej.
5. Jeżeli pozytywnie rozpatrzymy wniosek to przekażemy Pani/Panu kopię wymaganych danych lub przekażemy je do wskazanego przez Panią/Pana administratora, o ile będzie to technicznie możliwe.
6. W przypadku pozytywnej realizacji prawa do przenoszenia nie usuwamy automatycznie Pani/Pana danych osobowych. Jeśli chce Pani/Pana usunąć swoje dane osobowe to należy złożyć wniosek o usunięcie danych osobowych.
7. Nie zrealizujemy tego prawa, jeśli Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznych lub w ramach sprawowania władzy publicznej.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)

1. Ma Pani/Pan prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych przez WUP. Oznacza to, że może Pani/Pan skutecznie uniemożliwić lub zatrzymać wykorzystywanie tych danych.
2. Sprzeciw wobec przetwarzania może Pani/Pan wnieść, jeżeli przetwarzamy dane osobowe w celu:

1. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
2. wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez WUP lub stronę trzecią, np. organów ścigania;
3. wykonywania badań naukowych, historycznych lub do celów statystycznych;
4. marketingu bezpośredniego.

3. Jeżeli sprzeciw zostanie rozpatrzony pozytywnie to WUP musi przerwać przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych do tego celu. Mogą jednak istnieć inne legalne podstawy prawne umożliwiające dalsze wykorzystywanie Pani/Pana danych osobowych do innych celów.
4. Możemy odmówić realizacji sprzeciwu, jeśli mamy nadrzędnie uzasadnione prawne interesy, np. do celów dochodzenia i obrony roszczeń prawnych. O ewentualnych powodach odmowy poinformujemy.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE

Co do zasady przetwarzanie danych osobowych w WUP nie opiera się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującym określone skutki prawne lub w inny sposób wpływające na Pani/Pana prywatność.