Regulamin organizacyjny
Pobierz (dokument programu MS Word):
Załącznik do Zarządzenia Nr 16/21
Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie
z dnia 6 maja 2021 r.
Regulamin Organizacyjny
Wojewódzkiego Urzędu Pracy
w Warszawie
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie, zwany dalej: „Regulaminem”, określa w szczególności strukturę organizacyjną, zadania poszczególnych komórek organizacyjnych, osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, zakresy uprawnień
i odpowiedzialności kadry kierowniczej, zasady zastępowania dyrektora w czasie jego nieobecności, a także zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie.
§ 2.
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
-
Beneficjent – podmiot publiczny lub prywatny oraz –wyłącznie do celów rozporządzenia
w sprawie EFRROW i rozporządzenia w sprawie EFMR – osobę fizyczną, odpowiedzialną za inicjowanie lub inicjowanie i wdrażanie operacji; w kontekście programów pomocy państwa, w rozumieniu art. 2 pkt 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.[1])) podmiot, który otrzymuje pomoc; w kontekście instrumentów finansowych oznacza podmiot, który wdraża instrument finansowy albo, w stosownych przypadkach, fundusz funduszy; - bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy;
- BIP – Biuletyn Informacji Publicznej;
- Dyrektor – Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie;
- EFS – Europejski Fundusz Społeczny;
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy;
- EURES – European Employment Services - Europejskie Służby Zatrudnienia;
- FE – Fundusze Europejskie;
- FGŚP– Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- Filia – Filia Urzędu w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach;
- IK UP – Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa, której funkcje pełni minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego;
- IOK - Instytucja Organizująca Konkurs;
- IOK ZIT WOF – właściwą instytucję w rozumieniu art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818), która pełni funkcję instytucji współorganizującej konkurs w ramach ZIT WOF i której powierzono zadania związane z prowadzeniem procedur konkursowych, służących wyłanianiu przez IZ projektów, które będą dofinansowane ze środków Programu w ramach Działań/Podziałań ZIT WOF;
- IP – Instytucja Pośrednicząca;
- IP II – Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL;
- IZ – Instytucja Zarządzająca;
- KOP - Komisja Oceny Projektów;
- LSI - Lokalny System Teleinformatyczny umożliwiający wymianę danych z SL2014;
- Marszałek –Marszałek Województwa Mazowieckiego;
-
IMS – Irregularity Management System – system służący informowaniu
o nieprawidłowościach; - OFiP – Opis Funkcji i Procedur RPO WM na lata 2014 - 2020;
- PD PT RPO WM – Plan Działań Pomocy Technicznej RPO WM;
- PEFS – Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego;
- PO – Programy Operacyjne w zakresie zadań powierzonych Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Warszawie;
- PO KL – Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 - 2013;
- PO WER – Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014 - 2020;
- ppoż. – ochrona przeciwpożarowa;
- PT - Pomoc Techniczna;
- PUP – Powiatowy Urząd Pracy;
- RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.[2]));
- RPO WM – Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020;
- SL2014 - Centralny system teleinformatyczny dla obsługi EFSI 2014-2020;
- SOWA – System Obsługi Wniosków i Administracji;
- SWM – Sejmik Województwa Mazowieckiego;
- Systemy informatyczne – Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13, Centralny System Informatyczny SL 2014;
- UE – Unia Europejska;
- UMWM - Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie;
- Urząd – Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie;
- WRRP – Wojewódzka Rada Rynku Pracy;
- ZITWOF – porozumienie gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy w zakresie realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w perspektywie finansowej UE 2014-2020, w imieniu którego m.st. Warszawa pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Programu;
- ZSZ – Zintegrowany System Zarządzania;
- ZWM – Zarząd Województwa Mazowieckiego.
§ 3.
Przy realizacji zadań, Urząd współdziała z jednostkami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego, urzędami pracy, organizacjami pracodawców, poszczególnymi pracodawcami, związkami zawodowymi, organizacjami bezrobotnych, zarządami funduszy celowych oraz innymi organizacjami i instytucjami statutowo zajmującymi się problematyką rynku pracy.
Rozdział 2
Kierownictwo Urzędu
§ 4.
- Dyrektor jest odpowiedzialny za realizację zadań statutowych oraz za wykonanie uchwał SWM i ZWM dotyczących przedmiotu działalności Urzędu.
-
Dyrektor kieruje Urzędem przy pomocy bezpośrednio mu podlegających:
- Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego;
- Wicedyrektora ds. Usług Rynku Pracy;
- Dyrektorów Filii.
§ 5.
Do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:
- reprezentowanie FGŚP na podstawie i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez Marszałka;
-
zatwierdzanie:
- planów finansowych Urzędu (budżetu i funduszy celowych),
- planów pracy Urzędu oraz sprawozdań z jego działalności,
- planów kontroli wewnętrznej,
- planów urlopów pracowników Urzędu,
- rocznych planów audytu wewnętrznego;
- wydawanie zarządzeń, upoważnień, poleceń służbowych, pism okólnych, dotyczących funkcjonowania Urzędu;
- dokonywanie okresowych ocen wicedyrektorów, dyrektorów Filii i kierowników podległych komórek organizacyjnych;
- wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
- sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu;
-
współdziałanie z organami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, związkami zawodowymi oraz instytucjami działającymi
w zakresie rynku pracy; - współdziałanie z WRRP w podejmowaniu przedsięwzięć zmierzających do ograniczenia bezrobocia i jego negatywnych skutków, w tym tworzenia nowych miejsc pracy;
- zatwierdzanie materiałów na posiedzenia WRRP;
- zawieranie porozumień z partnerami rynku pracy w zakresie realizacji zadań statutowych;
- przedkładanie Marszałkowi lub ZWM propozycji wystąpień o zmianę przepisów prawnych z zakresu funkcjonowania rynku pracy;
- planowanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych;
- sprawowanie nadzoru nad realizacją przez podległe komórki organizacyjne określonych zagadnień merytorycznych oraz koordynowanie ich działań;
- ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;
- dysponowanie środkami budżetu Urzędu oraz funduszy celowych;
- organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz nadzór nad realizacją zadań wynikających z planu pracy;
- składanie wniosków do właściwego Członka ZWM o wnoszenie opracowanych przez Urząd materiałów na posiedzenia ZWM;
- rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu;
- zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie;
- dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie, w tym w podległych komórkach organizacyjnych;
- sprawowanie nadzoru nad załatwianiem listów, spraw, skarg i wniosków;
- sprawowanie nadzoru nad szkoleniami pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy, realizujących na terenie województwa mazowieckiego zadania wynikające z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1409, 2023, 2369 i 2400);
- tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;
-
sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań z zakresu:
- bhp i ppoż.,
- informacji niejawnych i obronności.,
- archiwizacji wytwarzanej dokumentacji,
- inwestycji i remontów obiektów administrowanych przez Urząd,
- gospodarki lokalami biurowymi oraz sprzętem biurowym,
- wyposażenia i obsługi administracyjno-technicznej, w tym prowadzenie ewidencji środków trwałych w Urzędzie,
- przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych,
- udostępniania informacji publicznej.
- sprawowanie nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie;
- pełnienie roli Przedstawiciela ds. Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym;
§ 6.
- W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, w zakres jego praw i obowiązków wchodzi Wicedyrektor ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego.
- W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, przy jednoczesnej nieobecności Wicedyrektor ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego, w zakres praw i obowiązków Dyrektora wchodzi Wicedyrektor ds. Usług Rynku Pracy.
§ 7.
Do zakresu działania wicedyrektorów należy w szczególności:
- inicjowanie i organizowanie działań zmierzających do promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej;
- koordynowanie i realizowanie regionalnej polityki rynku pracy w ramach Regionalnej Strategii Zatrudnienia;
- koordynowanie zadań wynikających z pełnienia przez Urząd roli IP II dla Działania 6.1 PO KL oraz IP dla Działań realizowanych w ramach PO, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;
- koordynowanie zadań związanych z realizacją projektów współfinansowanych z EFS, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;
- reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, w zakresie powierzonych kompetencji oraz udzielonych upoważnień;
- opiniowanie projektów uchwał, materiałów i informacji opracowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne przygotowywanych dla organów Województwa Mazowieckiego;
- koordynowanie realizacji zadań komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych;
- ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;
- dokonywanie okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;
- wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
- sprawowanie nadzoru nad wskazanymi w Regulaminie komórkami organizacyjnymi;
- opiniowanie propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i premii kierowników podległych komórek organizacyjnych i ich pracowników;
- sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem kontroli zarządczej w podległych komórkach organizacyjnych;
- monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej podległych komórek organizacyjnych w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów;
- dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem podległych komórek organizacyjnych;
- sprawowanie nadzoru nad udostępnianiem informacji publicznej przez podległe komórki organizacyjne;
- bezpośrednia współpraca z Filiami w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne.
§ 8.
- Dyrektor Filii kieruje działalnością Filii i ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność przed Dyrektorem.
- Dyrektora Filii zatrudnia Dyrektor.
-
Dyrektora Filii, w czasie jego nieobecności, zastępuje pracownik przez niego wskazany,
w uzgodnieniu z Dyrektorem. -
Dyrektor Filii kieruje jej pracą, a w szczególności:
- nadzoruje i koordynuje realizację zadań Urzędu na obszarze działania Filii;
- wydaje indywidualne decyzje z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
- dokonuje okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;
- występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw kadrowych podległych pracowników;
- przekazuje analizy, informacje, sprawozdania o działalności Filii;
- występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw organizacyjnych, w tym regulaminowych;
- podejmuje inicjatywy mające na celu przeciwdziałanie bezrobociu i łagodzenie jego skutków na terenie swojego działania – w porozumieniu z lokalnymi partnerami rynku pracy;
- realizuje zadania uwzględniając wytyczne kierowników właściwych merytorycznie wydziałów Urzędu;
- dokonuje czynności związanych z realizacją lub współrealizacją projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł;
- opracowuje zakresy obowiązków dla podległych pracowników;
- nadzoruje wykonywanie kontroli zarządczej w Filii;
- monitoruje i ocenia system kontroli zarządczej w Filii;
- dokonuje oceny procesu zarządzania ryzykiem w Filii;
- nadzoruje udostępnianie informacji publicznej w Filii.
Rozdział 3
Struktura organizacyjna
§ 9.
- W Urzędzie tworzy się wydziały, zespoły, wieloosobowe stanowiska pracy i samodzielne stanowiska pracy.
- Na prawach wydziału działa Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej.
- Na prawach wydziału działają Filie.
- Na prawach wieloosobowego stanowiska pracy działa Zespół Radców Prawnych i Archiwum Zakładowe.
- Na prawach samodzielnego stanowiska pracy działa Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności i Inspektor Ochrony Danych.
§ 10.
- Dyrektor może powoływać zespoły zadaniowe realizujące zadania merytoryczne wykraczające poza zakres zadań przewidzianych dla jednej komórki organizacyjnej.
-
Dyrektor powołuje zespół, o którym mowa w ust. 1, w drodze zarządzenia, określając w nim:
- zadania zespołu;
- okres funkcjonowania zespołu;
- skład osobowy zespołu;
- kierownika zespołu.
§ 11.
- Wydziałem lub zespołem kieruje kierownik, a w przypadku gdy nie zostanie on wyznaczony, Dyrektor lub właściwy Wicedyrektor, któremu ten wydział lub zespół bezpośrednio podlega.
- Wydziałem Księgowości i Funduszy kieruje główny księgowy.
- W przypadku zespołu działającego w ramach wydziału może być wyznaczony kierownik zespołu albo zespołem kieruje kierownik wydziału.
- Wieloosobowym Stanowiskiem ds. Systemu Zarządzania Jakością kieruje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
- Dyrektor wyznacza koordynatora wieloosobowego stanowiska pracy, funkcjonującego w ramach wydziału.
- Dyrektor może wyznaczyć koordynatora samodzielnego wieloosobowego stanowiska pracy, a w przypadku gdy nie zostanie on wyznaczony, wieloosobowym stanowiskiem pracy kieruje Dyrektor lub właściwy Wicedyrektor, któremu to wieloosobowe stanowisko bezpośrednio podlega.
- W przypadku, gdy w wydziale nie wyodrębniono zespołów wydziałem kieruje kierownik przy udziale zastępcy kierownika wydziału.
§ 12.
- Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za prawidłową realizację zadań komórki.
- Kierownika komórki organizacyjnej w czasie jego nieobecności zastępuje pracownik przez niego wskazany, w uzgodnieniu z Dyrektorem lub właściwym Wicedyrektorem, któremu komórka podlega.
-
Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
- organizowanie pracy i nadzór nad prawidłową realizacją zadań podległej komórki, wynikających z Regulaminu;
- utrzymywanie i doskonalenie ZSZ;
- opracowywanie projektów uchwał, materiałów i informacji przygotowywanych dla organów Samorządu Województwa Mazowieckiego;
- szczegółowe zapoznawanie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej oraz z zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu;
- przekazywanie informacji i wydawanie poleceń podległym pracownikom;
- opracowywanie, inicjowanie oraz bieżąca aktualizacja projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących zadań podległej komórki;
- realizacja zadań zleconych przez Dyrektora w ramach kontroli zarządczej;
- dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umożliwianie uczestniczenia w szkoleniach podnoszących ich kwalifikacje zawodowe;
- kontrolowanie i akceptowanie prac wykonywanych przez pracowników podległej komórki organizacyjnej;
- dokonywanie okresowych ocen pracy podległych pracowników;
- występowanie z wnioskami w sprawach pracowniczych podległej komórki, w tym dotyczących zatrudniania i zwalniania, wysokości wynagrodzenia, awansowania, premiowania, nagradzania, karania, a także zmiany kategorii zaszeregowania podległych pracowników;
- koordynowanie działań wykonywanych przez Filie w zakresie zadań przypisanych komórce;
- udzielanie informacji dotyczących przepisów obejmujących zakres działania komórki organizacyjnej;
- współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie opracowywania materiałów (w tym na stronę internetową), opinii i informacji;
- opracowywanie projektów zakresów obowiązków podległych pracowników;
- powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nieobjętych zakresem obowiązków;
- reprezentowanie komórki organizacyjnej w sprawach należących do zakresu jej działań;
- nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych i postanowień Polityki Bezpieczeństwa przez pracowników podległej komórki organizacyjnej.
§ 13.
-
W skład Urzędu wchodzą:
- Wydział Księgowości i Funduszy – WK,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Budżetu – WK.I,
- Zespół ds. Funduszy – WK.II,
- Zespół ds. Obsługi Finansowej FGŚP – WK.III,
- Zespół ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID – WK.IV;
-
Wydział Wdrażania Projektów Konkursowych - WWPK,
w ramach którego funkcjonuje:- Zespół ds. Projektów Konkursowych PO WER – WWPK.I,
- Zespół ds. Projektów Konkursowych RPO WM – WWPK.II;
-
Wydział Wdrażania Projektów Pozakonkursowych – WWPP,
w ramach którego funkcjonuje:- Zespół ds. Projektów Pozakonkursowych PO WER – WWPP.I,
- Zespół ds. Projektów Pozakonkursowych RPO WM – WWPP.II;
- Wydział Monitoringu i Pomocy Technicznej – WMP,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Monitoringu – WMP.I,
- Zespół ds. Pomocy Technicznej i Procedury Odwoławczej – WMP.II;
- Wydział Kontroli EFS – WKE,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Kontroli Projektów PO WER – WKE.I,
- Zespół ds. Kontroli Projektów RPO WM – WKE.II,
- Wieloosobowe Stanowisko ds. Decyzji i Nieprawidłowości – WKE.III;
- Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń – WIPS,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Informacji i Promocji –WIPS.I,
- Zespół ds. Szkoleń – WIPS.II;
- Zespół ds. Audytu Wewnętrznego – ZA;
- Wydział Obsługi Urzędu – WO,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Kancelarii Urzędu – WO.I,
- Zespół ds. Administracyjno – Gospodarczych – WO.II,
- Zespół ds. Informatyki – WO.III,
- Archiwum Zakładowe – WO.IV;
- Zespół ds. Struktur i Organizacji – ZS;
- Zespół ds. Zamówień Publicznych – ZZP;
- Zespół Radców Prawnych – ZR;
- Zespół ds. Kadr, Szkoleń i BHP – ZKS;
- Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością – ZJ;
- Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej – ZKW;
- Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy – ZRP,
- Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy – WM,
- Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy – WOI,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia – WOI.I,
- Zespół ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia – WOI.II;
- Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej – CIZ,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Poradnictwa Zawodowego –CIZ.I,
- Zespół ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości – CIZ.II,
- Zespół ds. Promocji Zatrudnienia i EURES – CIZ.III;
- Zespół ds. Promocji Urzędu – ZPU;
- Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – FGŚP,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Obsługi Wniosków Indywidualnych – FGŚP.I,
- Zespół ds. Dochodzenia Zwrotu Należności FGŚP – FGŚP.II,
- Zespół ds. Obsługi Wykazów – FGŚP.III;
- Wydział Wsparcia Przedsiębiorców – WWP,
w ramach którego funkcjonuje:
- Zespół ds. Rozliczeń – WWP.I,
- Zespół ds. Windykacji – WWP.II,
- Zespół ds. Kontroli – WWP.III,
- Zespół ds. Postępowań Administracyjnych – WWP.IV,
- Wieloosobowe Stanowisko ds. Obsługi Wniosków – WWP.V;
- Filia w Ciechanowie – FC, której obszar działania obejmuje powiaty: ciechanowski, mławski, płoński, pułtuski i żuromiński;
- Filia w Ostrołęce – FO, której obszar działania obejmuje powiaty: makowski, Ostrołęka-miasto, ostrołęcki, ostrowski, przasnyski i wyszkowski;
- Filia w Płocku – FP, której obszar działania obejmuje powiaty: gostyniński, Płock-miasto, płocki i sierpecki;
- Filia w Radomiu – FR, której obszar działania obejmuje powiaty: białobrzeski, kozienicki, lipski, przysuski, Radom-miasto, radomski, szydłowiecki i zwoleński;
- Filia w Siedlcach – FS, której obszar działania obejmuje powiaty: garwoliński, łosicki, Siedlce-miasto, siedlecki, sokołowski i węgrowski.
- Obszar obejmujący m. st. Warszawę oraz powiaty: grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, sochaczewski, warszawski zachodni, wołomiński, żyrardowski obsługiwany jest bezpośrednio przez komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w ust. 1 pkt 1-19. Komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w ust. 1 pkt 20 i 21 obsługują bezpośrednio obszar całego województwa mazowieckiego.
-
W Filiach działają:
- Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS;
- Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filii;
- Wieloosobowe Stanowisko ds. Obsługi Filii.
-
W Urzędzie funkcjonują:
- Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności – IN;
- Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością;
- Inspektor Ochrony Danych – IOD.
- Schemat struktury organizacyjnej Urzędu określa załącznik do Regulaminu.
§ 14.
-
Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
- Główny Księgowy;
- Wydział Księgowości i Funduszy;
- Wydział Kontroli EFS;
- Wydział Obsługi Urzędu;
- Zespół ds. Struktur i Organizacji;
- Zespół ds. Kadr, Szkoleń i BHP;
- Zespół Radców Prawnych;
- Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej;
- Zespół ds. Promocji Urzędu;
- Zespół ds. Audytu Wewnętrznego;
- Zespół ds. Zamówień Publicznych;
- Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością;
- Filie;
- Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności;
- Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością;
- Inspektor Ochrony Danych.
-
Wicedyrektorowi ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego podlegają:
- Wydział Wdrażania Projektów Konkursowych;
- Wydział Wdrażania Projektów Pozakonkursowych;
- Wydział Monitoringu i Pomocy Technicznej;
- Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń;
- Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej;
- Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy.
-
Wicedyrektorowi ds. Usług Rynku Pracy podlegają:
- Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy;
- Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy;
- Wydział Wsparcia Przedsiębiorców.
Rozdział 4
Zadania komórek organizacyjnych
§ 15.
Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
- współpracowanie w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami organizacyjnymi;
- opracowywanie projektów uchwał, informacji, zarządzeń i materiałów przygotowywanych dla organów Samorządu Województwa Mazowieckiego w zakresie realizowanych zadań;
- opracowywanie planu pracy i sprawozdania z jego wykonania w części dotyczącej realizowanych zadań;
- przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań, w tym statystycznych analiz i bieżącej informacji o realizacji zadań;
- prowadzenie współpracy z Zespołem Zamówień Publicznych, w szczególności przy planowaniu oraz udzielaniu zamówień;
- udostępnianie informacji publicznej;
- przygotowanie materiałów do publikacji w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu;
- współpracowanie z organami administracji rządowej i samorządowej, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, z Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, organizacjami pozarządowymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, w zakresie wykonywanych zadań.
§ 16.
-
Do zadań Wydziału Księgowości i Funduszy należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Budżetu:
-
koordynowanie planowania i wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Urzędu w zakresie:
- realizacji budżetu Urzędu,
- dysponowania i rozliczania środków otrzymanych z Funduszu Pracy i EURES,
- naliczania wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń,
- obsługa finansowo – księgowa,
- obsługa kasowa,
- sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych;
-
koordynowanie planowania i wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Urzędu w zakresie:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Funduszy:
- prowadzenie obsługi finansowo - księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów własnych realizowanych w ramach EFS,
- prowadzenie obsługi księgowej PO wdrażanych przez Urząd (tryb konkursowy),
- prowadzenie obsługi finansowo – księgowej PT,
- sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych,
- uczestniczenie w grupach roboczych,
- bieżące aktualizowanie Instrukcji Wykonawczych oraz dokumentów programowych w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy,
- opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy;
- w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Finansowej FGŚP:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Budżetu:
-
prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej
w zakresie realizacji zadań z FGŚP, - wypłacanie świadczeń ze środków FGŚP,
- sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o złożone rozliczenie,
- monitorowanie terminów spłat należności,
- planowanie i monitorowanie wykorzystania środków finansowych z FGŚP, niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą FGŚP,
-
sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań dotyczących FGŚP wynikających z zadań finansowo – księgowych;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID:
- prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie realizacji zadań Tarczy Antykryzysowej,
- wypłacanie świadczeń ze środków Tarczy Antykryzysowej,
- sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o dokumenty przekazywane do wypłaty,
- monitorowanie terminów wypłat transz,
- zapotrzebowanie środków,
- monitorowanie wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą Tarczy Antykryzysowej,
- sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych.
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID:
- Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje w granicach udzielonego upoważnienia Zastępca Głównego Księgowego.
-
Do zakresu zadań Głównego Księgowego, należy w szczególności:
- prowadzenie rachunkowości Urzędu;
- wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
-
dokonywanie wstępnej kontroli:
- zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
-
kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
i finansowych.
- Zastępca Głównego Księgowego jest jednocześnie kierownikiem Zespołu ds. Funduszy.
§ 17.
Do zadań Wydziału Wdrażania Projektów Konkursowych należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Konkursowych PO WER:
- przygotowywanie wkładu do Planu Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,
- przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów w ramach PO WER,
- dokonywanie oceny formalno-merytorycznej (w tym, prowadzenie negocjacji) wniosków o dofinansowanie projektów złożonych w odpowiedzi na konkursy w ramach PO WER,
- organizowanie prac KOP w ramach PO WER,
- przygotowywanie list rankingowych wniosków ocenionych w ramach konkursów,
-
zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków
o dofinansowanie projektów, - przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach PO WER,
- weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
- monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach PO WER w zakresie finansowo-rzeczowym,
- weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w tym również w oparciu o 5% dokumentów źródłowych zgodnie z procedurą analizy pogłębionej w przypadku projektów z perspektywy finansowej 2014-2020,
- wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 1.2 PO WER oraz wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów,
- przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów,
- wprowadzanie danych do systemów SL2014 i SOWA,
- przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
- zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji, w tym przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,
- przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,
- ogłaszanie naboru na ekspertów i prowadzenie rejestru ekspertów powoływanych do KOP,
- opracowanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją Działania 1.2 PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji,
-
branie udziału w realizacji Wojewódzkiego Programu Wyrównywania Szans Osób
Niepełnosprawnych i Przeciwdziałania Ich Wykluczeniu Społecznemu oraz Pomocy
w Realizacji Zadań na Rzecz Zatrudniania Osób Niepełnosprawnych, - gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781),
- opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Konkursowych RPO WM:
- przygotowywanie i przeprowadzanie procedur konkursowych dla projektów w ramach RPO WM zgodnie z porozumieniem nr 1-RF/RF-II-WO/P/15/PZ zmienionego aneksem nr 1 z dnia 25 marca 2016 r., aneksem nr 2 z dnia 22 lutego 2017 r., aneksem nr 3 z dnia 29 sierpnia 2018 r., aneksem nr 4 z dnia 2 czerwca 2020 r. i aneksem nr 5 z dnia 12 marca 2021 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020 zawartego w dniu 27 maja 2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Warszawie,
- dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej (w tym, prowadzenie negocjacji) składanych wniosków aplikacyjnych zgodnie z zapisami dokumentów programowych i przyjętymi procedurami,
- organizowanie prac KOP w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM,
- przygotowywanie projektów list rankingowych wniosków ocenionych w ramach konkursów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM i przedkładanie ich do zatwierdzenia ZWM,
- zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM,
- przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach konkursów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM ogłoszonych przez Urząd,
- weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
- monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM w zakresie finansowo-rzeczowym,
- weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w tym również w oparciu o 5% dokumentów źródłowych zgodnie z procedurą analizy pogłębionej w przypadku projektów realizowanych w ramach RPO WM,
- wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach RPO WM oraz wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów,
- przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów,
-
bieżąca współpraca z beneficjentami w zakresie realizacji projektów realizowanych
w ramach RPO WM i PO KL, - wprowadzanie danych do SL2014 i LSI,
- przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
- zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji, w tym przeprowadzanie kontroli na dokumentach- kontrola realizacji projektów na zakończenie,
- opracowanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP, związanych z realizacją Działań w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM i PO KL,
- opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ RPO WM,
- współpraca z IOK ZIT we wdrażaniu Działania 8.3.2 RPO WM,
-
współudział w realizacji Wojewódzkiego Programu Wyrównywania Szans Osób
Niepełnosprawnych i Przeciwdziałania Ich Wykluczeniu Społecznemu oraz Pomocy
w Realizacji Zadań na Rzecz Zatrudniania Osób Niepełnosprawnych, - gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
- opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,
- prowadzenie czynności związanych z zamykaniem Poddziałania 6.1.1 w ramach Działania 6.1 POKL.
§ 18.
Do zadań Wydziału Wdrażania Projektów Pozakonkursowych należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Pozakonkursowych PO WER:
- przygotowywanie wkładu do Planu Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,
- przygotowywanie i przeprowadzanie naborów na projekty w ramach PO WER,
-
dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków aplikacyjnych składanych
w ramach POWER, - przygotowywanie list wniosków o dofinansowanie projektów ocenionych w ramach ogłoszonych naborów POWER,
- zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów,
- przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów PO WER ogłoszonych przez Urząd,
- weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
- weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,
- wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 1.1 PO WER,
- gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym umowy, wnioski, aneksy do umów),
- bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów,
- wprowadzanie danych dotyczących Działania 1.1 do systemów informatycznych w celu monitorowania postępu finansowego i rzeczowego w ramach tego Działania,
- przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
- przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,
- przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działań PO WER,
- opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ,
- opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją Działania 1.1 PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,
-
opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi
we wdrażanie PO w Urzędzie;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Pozakonkursowych RPO WM:
- przygotowywanie i przeprowadzanie naborów w ramach RPO WM zgodnie z porozumieniem nr 1-RF/RF-II-WO/P/15/PZ zmienionego aneksem nr 1 z dnia 25 marca 2016 r., aneksem nr 2 z dnia 22 lutego 2017 r., aneksem nr 3 z dnia 29 sierpnia 2018 r., aneksem nr 4 z dnia 2 czerwca 2020 r. i aneksem nr 5 z dnia 12 marca 2021 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020 zawartego w dniu 27 maja 2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Warszawie,
- dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków aplikacyjnych składanych w ramach RPO WM,
- przygotowywanie list wniosków aplikacyjnych w ramach ogłoszonych naborów RPO WM,
-
zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków
o dofinansowanie projektów RPO WM, - przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów RPO WM,
- weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
- weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,
- monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach RPO WM zarówno w zakresie finansowym jak i rzeczowym,
- wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 8.1 RPO WM,
- gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym umowy, wnioski, aneksy do umów),
- bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów,
- wprowadzanie danych do LSI oraz SL2014,
- przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
-
przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów
na zakończenie, - przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działania 8.1 w ramach RPO WM,
- opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ RPO WM,
- opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP związanych z realizacją Działania 8.1 RPO, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,
- odzyskiwanie nieprawidłowości oraz korekt finansowych po zakończeniu realizacji projektów w ramach PO KL,
-
opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi
we wdrażanie PO w Urzędzie.
§ 19.
Do zadań Wydziału Monitoringu i Pomocy Technicznej należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Monitoringu:
- przygotowywanie we współpracy z Wydziałem Wdrażania Projektów Konkursowych, Wydziałem Wdrażania Projektów Pozakonkursowych, Wydziałem Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy Planów Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,
- monitorowanie postępów w realizacji celów rocznych, pośrednich, końcowych w ramach PO wdrażanych przez Urząd,
- monitorowanie poziomu wykorzystania alokacji oraz przepływów pieniężnych w ramach PO realizowanych przez Urząd,
- sporządzanie prognoz wydatków w ramach PO wdrażanych przez Urząd i przekazywanie do IZ,
-
przygotowywanie sprawozdań okresowych i rocznych oraz sprawozdania końcowego
z realizacji PO wdrażanych przez Urząd, - przygotowywanie informacji kwartalnych w ramach PO wdrażanych przez Urząd,
- przygotowywanie wkładu do planu finansowego Urzędu w zakresie wdrażanych PO (projekty konkursowe),
- przygotowywanie wkładu do sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie wdrażanych PO (projekty konkursowe),
- wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PO wdrażanych przez Urząd (projekty konkursowe),
- współpracowanie z IZ przy realizacji badań ewaluacyjnych,
- analizowanie dokumentów dotyczących sytuacji społeczno – gospodarczej regionu mające na celu określenie kierunków wsparcia w ramach PO wdrażanych przez Urząd,
- opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IŻ,
- weryfikowanie wydatków w ramach PO realizowanych przez Urząd i przygotowywanie Deklaracji wydatków od IP do IZ;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Pomocy Technicznej i Procedury Odwoławczej:
-
wykonywanie czynności związanych z procedurą odwoławczą w zakresie wskazanym
w art. 55 pkt 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów
w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, -
przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu z PT PO WER, wniosków
o dofinansowanie projektu i PD PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT wymienionych PO, -
monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT POWER oraz PT RPO WM
w zakresie procesu wdrażania, - współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT PO WER oraz PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania oraz zmian do przedmiotowego dokumentu,
- przygotowywanie wkładu do sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie PT PO WER oraz PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania,
-
przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT PO WER oraz PT RPO WM
w zakresie procesu wdrażania, -
wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT PO WER oraz PT RPO WM
w zakresie procesu wdrażania, -
opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ
w zakresie zadań zespołu, -
opracowywanie i modyfikacja OFiP oraz Instrukcji Wykonawczych związanych
z realizacją PO, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji i przekazywanie ich do akceptacji do IŻ, -
opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi
we wdrażanie PO w Urzędzie.
-
wykonywanie czynności związanych z procedurą odwoławczą w zakresie wskazanym
§ 20.
Do zadań Wydziału Kontroli EFS należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Projektów PO WER:
- przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP oraz opracowywanie sprawozdań z ich realizacji,
-
dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów konkursowych
i pozakonkursowych w ramach PO WER oraz jej aktualizacji i na tej podstawie przeprowadzanie kontroli projektów najbardziej ryzykownych, - przeprowadzanie kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER oraz sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia,
- przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta),
- przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach PO WER,
- prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER,
- przygotowywanie dokumentów dot. kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach PO WER,
- wprowadzanie danych do systemów SL2014,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją PO WER;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Projektów RPO WM:
- przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP oraz opracowywanie sprawozdań z ich realizacji,
-
dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów konkursowych
i pozakonkursowych w ramach RPO WM oraz jej aktualizacji i na tej podstawie przeprowadzanie kontroli projektów najbardziej ryzykownych, - przeprowadzanie kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM oraz sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia,
- przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta),
- przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach RPO WM,
- prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM,
- przygotowywanie dokumentów dot. kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach RPO WM,
- wprowadzanie danych do systemów SL2014,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją RPO WM;
-
w zakresie funkcjonowania Wieloosobowego Stanowiska ds. Decyzji i Nieprawidłowości:
- prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z wdrażaniem PO WER/RPO WM, w tym sporządzanie decyzji w prawie. zwrotu nieprawidłowo wykorzystanej dotacji oraz decyzji w sprawie udzielania ulg bądź umorzeń dot. należności finansowych powstałych w związku z nieprawidłowym wykorzystaniem dotacji,
-
odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych
z nałożeniem korekt finansowych na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2019 r. poz. 1295 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 1378 i 2327), ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 i w umowie o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach PO WER/RPO WM, - bieżący monitoring zwrotu środków oraz podejmowanie działań mających na celu skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego,
- raportowanie o nieprawidłowościach do IZ PO WER/RPO WM,
-
zgłaszanie beneficjentów do Rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych
z udziałem środków europejskich, prowadzonego przez Ministra Finansów, - sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa w ramach PO WER/RPO WM,
- sporządzanie zawiadomień o naruszenie dyscypliny finansów publicznych w ramach PO WER/RPO WM,
- rozpatrywanie wniosków o kontrole doraźne w ramach PO WER/RPO WM,
- udostępnianie informacji publicznej w zakresie wdrażania Programów Operacyjnych współfinansowanych z EFS,
- prowadzenie kontroli krzyżowych programu oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych,
- wprowadzanie danych do systemów SL2014, IMS,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z zakresem zadań komórki.
§ 21.
Do zadań Wydziału Informacji, Promocji i Szkoleń należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji i Promocji:
- realizowanie działań informacyjno – promocyjnych zgodnie ze Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata 2014-2020,
- prowadzenie Punktu Informacyjnego zgodnie ze standardami Funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych FE opracowanych przez IK UP (konsultacje: bezpośrednie, telefoniczne, pisemne, mailowe, spotkania informacyjne/szkolenia),
- opracowywanie sprawozdań z przeprowadzonych działań informacyjno – promocyjnych,
-
branie udziału w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu z PT PO WER
w zakresie działań informacyjno – promocyjnych, - współpracowanie z IZ w zakresie przygotowywania Planu Działań Informacyjno – Promocyjnych oraz jego realizacja,
- uczestniczenie w grupach roboczych związanych z informacją i promocją PO WER oraz RPO WM,
-
opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ,
w zakresie zadań zespołu, -
doradztwo i konsultacje dla beneficjentów na etapie sporządzania wniosków
o dofinansowanie projektów, udzielanie informacji w zakresie dokumentacji konkursowych/naboru, - opracowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących EFS,
-
koordynowanie merytoryczne i współpracowanie z Filiami w zakresie informacji
i promocji o EFS, - opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,
- przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu i PD PT RPO WM w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT RPO WM,
- monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,
- współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz zmian do przedmiotowego dokumentu,
- przygotowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM w zakresie działań informacyjno – promocyjnych,
- przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,
- wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,
- opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych, działań szkoleniowych dla pracowników IP wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,
- współudział w ocenie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach KOP;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Szkoleń:
- branie udziału w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu z PT w zakresie szkoleń dla pracowników IP, zamówień wpisujących się w katalog dostaw i usług realizowanych w formie zakupów wspólnych oraz zakupu sprzętu komputerowego dla pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO,
- organizowanie działań szkoleniowych dla pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO, członków KOP, a także potencjalnych beneficjentów i beneficjentów PO,
- koordynowanie merytoryczne i współpracowanie z Filiami w zakresie szkoleń dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów PO,
- prowadzenie spraw w zakresie realizacji zakupów wspólnych,
- realizowanie działań upowszechniających wiedzę nt. Funduszy Europejskich,
- koordynowanie w zakresie opiniowania i konsultowania dokumentów i wytycznych krajowych oraz programowych związanych z wdrażaniem FE,
- administrowanie Bazą Wiedzy o Funduszach Europejskich w zakresie powierzonym instytucji,
- obsługa podstron i profili internetowych poświęconych PO,
- bieżące współpracowanie z Portalem Funduszy Europejskich oraz Serwisem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w zakresie zamieszczania informacji zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach programowych,
- administrowanie systemami wspomagającymi PO WER oraz RPO WM (w tym LSI, SL, SOWA) w zakresie uprawnień instytucji,
- branie udziału w ocenie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach KOP.
§ 22.
Do zakresu działania Zespołu ds. Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:
-
przedstawianie Dyrektorowi obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności
i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej); -
dokonywanie oceny kontroli zarządczej I poziomu polegającej na:
- badaniu zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,
- badaniu skuteczności i efektywności działania,
- badaniu wiarygodności sprawozdań finansowych,
- weryfikacji poziomu ochrony zasobów,
- badaniu przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- badaniu efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- weryfikacji procesu zarządzania ryzykiem;
- przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego;
- sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;
-
przekazywanie do Marszałka rocznego planu audytu wewnętrznego i sprawozdania
z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni; - realizowanie zadań audytowych na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
- realizowanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu;
- realizowanie czynności sprawdzających poziom wdrożenia zaleceń audytowych;
- współdziałanie z podmiotami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w Urzędzie w zakresie związanym z wdrażaniem PO przez Urząd;
- dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu;
- prowadzenie akt bieżących i stałych audytu wewnętrznego;
- realizowanie postanowień zawartych w porozumieniach i umowach zewnętrznych Urzędu w zakresie audytu wewnętrznego.
§ 23.
Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kancelarii Urzędu:
- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
- prowadzenie rejestru korespondencji przyjmowanej oraz wysyłanej z Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
- dostarczanie korespondencji wewnątrz Urzędu,
- monitorowanie prawidłowości obiegu dokumentów w Urzędzie,
- obsługiwanie elektronicznego podsystemu obiegu dokumentów e – DOK,
- przyjmowanie korespondencji faksowej oraz poczty elektronicznej Urzędu,
- prowadzenie Punktu Informacyjnego i obsługa centrali telefonicznej,
- dystrybuowanie prasy;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Administracyjno – Gospodarczych:
- współpracowanie z kancelarią Urzędu w zakresie transportu korespondencji,
- zabezpieczenie mienia Urzędu i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi,
- prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych składników majątkowych w zakresie ilościowym,
- planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, modernizacji i remontów Urzędu,
-
sprawowanie nadzoru i monitorowanie zawartych umów związanych
z administrowaniem budynków oraz umów zawartych z dostawcami mediów i usług, - zaopatrzenie Urzędu w środki techniczno-biurowe i socjalne,
- zabezpieczenie techniczne narad i spotkań organizowanych w Urzędzie,
- nadzorowanie eksploatacji sprzętu i urządzeń biurowych,
- uaktualnianie spisu telefonów pracowników Urzędu, w oparciu o informacje o zmianach otrzymywane od kierowników komórek organizacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062);
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informatyki:
- opracowywanie szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych służących do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych,
- opracowywanie procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,
- bieżące kontrolowanie zgodności funkcjonowania sieci i systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz kontrola przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,
- analizowanie funkcjonowania i stanu transferu sieci oraz łącza internetowego,
- konserwowanie i sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem serwerów,
- instalowanie i konfigurowanie zestawów komputerowych,
- obsługiwanie multimedialne konferencji,
-
obsługiwanie administracyjno - systemowe aplikacji zainstalowanych na stanowiskach komputerowych i serwerach w Urzędzie (m.in.: Windows, system księgowo – kadrowy QNT, system wspomagający system naboru i oceny wniosków o dofinansowanie
w ramach EFS, system wspomagający realizację wypłat ze środków FGŚP SOWA, System Elektronicznego Obiegu Dokumentów – EDOK, Płatnik, Lex, Serwis Prawa Pracy, Vademecum Gł. Księgowego), - obsługiwanie techniczne strony internetowej Urzędu,
- doradzanie techniczne i funkcjonalne w związku z przetargami dotyczącymi zakupów sprzętu komputerowego w ramach projektów współfinansowanych przez EFS,
- sprawowanie nadzoru nad infrastrukturą informatyczną i utrzymanie ciągłości pracy systemów informatycznych w Filiach,
- sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem ciągłości działania wydzielonej sieci elektrycznej przeznaczonej do zasilania gniazdek komputerowych (kontrola przeciążeń, ocena stanu technicznego osprzętu elektrycznego),
- serwisowanie programowo sprzętowe – naprawa uszkodzeń aplikacji, baz danych oraz przeprowadzanie drobnych napraw sprzętowych,
- sprawowanie nadzoru nad realizacją zasad Polityki Bezpieczeństwa,
- dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego, osprzętu, licencji, aktualizacji, materiałów eksploatacyjnych, utrzymanie usług internetowych wspomagających pracę urzędu (m.in.: hosting skrzynek e-mail, Exchange, BIP, e-PUAP itp.),
-
prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego użytkowanego przez pracowników
i harmonogramu jego wymiany, - obsługiwanie techniczne KOP;
-
w zakresie funkcjonowania Archiwum Zakładowego:
- przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie pełnej ich ewidencji,
- udostępnianie akt,
-
przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kategoria A)
do właściwego Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami, - inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego,
-
prowadzenie współpracy z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania
z dokumentacją.
§ 24.
Do zadań Zespołu ds. Struktur i Organizacji należy w szczególności:
- opracowywanie projektu statutu, regulaminu organizacyjnego i ich zmian;
- opracowywanie planów pracy Urzędu;
- opracowywanie sprawozdań z działalności Urzędu;
- współpracowanie z Wydziałem Zarządu w Departamencie Organizacji UMWM w zakresie przygotowywania sprawozdań o sposobie realizacji uchwał ZWM oraz SWM;
- współpracowanie z właściwymi merytorycznie wydziałami przygotowującymi projekty uchwał ZWM oraz SWM;
- rejestrowanie i przechowywanie zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez Dyrektora;
-
opracowywanie projektów zarządzeń i innych dokumentów Dyrektora związanych
z zakresem działania zespołu; -
przygotowywanie, zgodnie z określonymi procedurami, projektów upoważnień
i pełnomocnictw dla Dyrektora, wicedyrektorów i Dyrektorów Filii oraz ich ewidencjonowanie; -
ewidencjonowanie porozumień zawieranych przez Urząd z partnerami zewnętrznymi
w zakresie realizacji zadań statutowych; - przygotowywanie odpowiedzi na listy, wnioski dot. spraw organizacyjnych Urzędu;
- prowadzenie sekretariatów Urzędu;
- obsługa organizacyjna narad własnych zwoływanych przez Dyrektora;
- obsługa techniczna WRRP;
- informowanie komórek organizacyjnych o aktualnych aktach prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim;
- analizowanie porządku obrad posiedzeń oraz podjętych ustaleń SWM i ZWM w zakresie zadań realizowanych przez Urząd;
- redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu zgodnie z określonymi procedurami.
§ 25.
Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:
- sporządzanie projektu planu udzielania zamówień publicznych;
- sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych do Urzędu Zamówień Publicznych;
- przyjmowanie i opiniowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego;
-
przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych:
- sporządzanie dokumentów niezbędnych do wszczęcia i przeprowadzenia postępowania,
-
sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeń, wystąpień
i pism do potencjalnych wykonawców;
- przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie uzasadnia stosowania przepisów o zamówieniach publicznych;
- prowadzenie rejestru postępowań i umów w sprawach udzielania zamówień publicznych;
- organizowanie i nadzorowanie pracy komisji przetargowej.
§ 26.
Do zakresu zadań Zespołu Radców Prawnych należy świadczenie pomocy prawnej, o której mowa w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 75 i 2320), w szczególności poprzez:
- udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie stosowania prawa w Urzędzie;
- udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych na potrzeby Urzędu;
- opiniowanie pod względem prawnym projektów umów i porozumień zawieranych przez Urząd;
- opiniowanie przedkładanych zabezpieczeń i umów w ramach działań Urzędu;
- opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych, w tym projektów uchwał;
- informowanie Dyrektora i pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Urzędu;
- reprezentowanie Urzędu przed sądami, organami administracji publicznej i innymi jednostkami administracyjnymi w ramach udzielonego pełnomocnictwa;
- prowadzenie repertorium spraw sądowych.
§ 27.
Do zadań Zespołu ds. Kadr, Szkoleń i BHP należy w szczególności:
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu;
- zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników;
-
zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników i ich rodzin oraz osób zatrudnionych
na podstawie umów cywilno – prawnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych; - prowadzenie spraw związanych z dodatkami do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia i specjalistów ds. programów;
- przygotowywanie planu zatrudnienia i danych do planu finansowego;
- prowadzenie rekrutacji pracowników;
- prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem ocen okresowych pracowników;
- obsługiwanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
- prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu;
- sporządzanie analiz i sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
- prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk uczniów i studentów oraz staży;
- rozliczanie czasu pracy zatrudnionych pracowników i sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;
- ewidencjonowanie wyjazdów służbowych oprócz wyjazdów pracowników zatrudnionych w Filiach;
- opracowywanie opisu stanowisk;
-
prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników Urzędu, w tym w szczególności:
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy,
-
bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz
z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń, - sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bhp zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
- udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy,
-
przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii
na stanowiskach pracy, -
udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz
w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, - doradzanie w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp,
- udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
-
prowadzenie szkoleń wstępnych i organizowanie szkoleń okresowych w zakresie bhp
i ppoż., -
prowadzenie spraw związanych z badaniami lekarskimi pracowników oraz współpraca
z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, zawieranie umów dotyczących profilaktycznych badań lekarskich pracowników, - organizowanie przeprowadzania okresowych kontroli sprzętu przeciwpożarowego, dbałość o prawidłowe i terminowe wykonywanie prac konserwatorskich,
- prowadzenie innych spraw związanych z ppoż.
§ 28.
Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Systemu Zarządzania Jakością należy
w szczególności:
- wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie w Urzędzie ZSZ;
- planowanie wewnętrznych audytów jakości i nadzór nad usuwaniem stwierdzonych niezgodności;
- koordynowanie prac zespołu audytorów wewnętrznych;
- koordynowanie działań związanych z audytorami zewnętrznymi systemów jakości;
- badanie satysfakcji klienta;
- monitorowanie współpracy między komórkami organizacyjnymi Urzędu;
- monitorowanie pracy Urzędu na podstawie „Karty Zadowolenia Klienta Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie”;
- planowanie i organizowanie Przeglądów Zarządzania;
- opracowywanie zbiorczych wyników analizy ryzyka w zidentyfikowanych procesach;
- rekomendowanie Dyrektorowi Urzędu Akceptowalnego Poziomu Ryzyka;
- prowadzenie Rejestru Ryzyka;
- przeprowadzenie w ramach odrębnego procesu, samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej dla kierownika komórki organizacyjnej oraz pracowników Urzędu;
- opracowywanie i przekazywanie Dyrektorowi Urzędu wyników samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej;
- doskonalenie komunikacji z klientem Urzędu.
§ 29.
Do zakresu zadań Zespołu ds. Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności:
- opracowywanie planu kontroli;
- organizowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej na podstawie planu kontroli lub na zlecenie Dyrektora;
- organizowanie i przeprowadzanie kontroli działań w zakresie projektów i programów realizowanych przez Urząd lub z jego udziałem;
- kontrolowanie projektów własnych Urzędu;
- prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organami kontroli zewnętrznej;
- kontrolowanie realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej;
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
- prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków wpływających do Urzędu;
- prowadzenie książki kontroli;
- koordynowanie działań organizacyjnych komórek Urzędu w zakresie obsługi kontroli zewnętrznych.
§ 30.
Do zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy należy w szczególności:
- prowadzenie spraw z zakresu określania i koordynowania regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich w odniesieniu do krajowej polityki rynku pracy przez przygotowanie regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;
- sporządzanie sprawozdania z realizacji regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;
- koordynowanie na terenie województwa realizacji programów aktywizacji zawodowej finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy;
- prowadzenie sprawozdawczości z zakresu efektywności wykorzystania przyznanych środków rezerwy Funduszu Pracy;
- zlecanie działań aktywizacyjnych, w tym koordynacja działań powiatowych urzędów pracy, nadzór nad realizacją zlecenia, kontrola i monitoring;
- dokonywanie podziału środków Funduszu Pracy (według kryteriów określonych przez SWM) na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty;
- opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przyznanie z rezerwy Funduszu Pracy dodatkowych środków na finansowanie innych fakultatywnych zadań;
- opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przesunięcie środków przyznanych na finansowanie innych fakultatywnych zadań, na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej;
-
współdziałanie z WRRP w określaniu i realizacji regionalnej polityki rynku pracy
i rozwoju zasobów ludzkich; - prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia w szczególności poprzez popularyzowanie ekonomii społecznej w subregionie oraz współpracę z lokalnymi podmiotami, w tym organizacjami pozarządowymi, na rzecz aktywizacji rynku pracy, promocji zatrudnienia i łagodzenia skutków bezrobocia;
- opracowanie założeń do programów regionalnych w oparciu o aktualną sytuację na mazowieckim rynku pracy;
-
koordynowanie na terenie województwa realizacji programów regionalnych w oparciu
o porozumienia zawarte z powiatowymi urzędami pracy; -
dokonywanie podziału środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego w oparciu
o zapotrzebowanie składane przez starostów; - koordynowanie na terenie województwa realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego finansowanego z limitu podstawowego Funduszu Pracy;
- koordynowanie na terenie województwa realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego finansowanego z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy;
- sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego;
- prowadzenie dialogu społecznego w zakresie kształcenia ustawicznego.
§ 31.
Do zadań Wydziału Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy należy w szczególności:
- prowadzenie działań badawczo-analitycznych rynku pracy i edukacji zawodowej w regionie, w tym na zlecenie ministra właściwego ds. pracy;
- inicjowanie i realizacja projektów badawczych współfinansowanych ze środków zewnętrznych;
- współpracowanie z organami oświatowymi, organizacjami pozarządowymi, związkami przedsiębiorców i pracodawców i innymi partnerami rynku pracy na rzecz kształcenia zawodowego powiązanego z potrzebami rynku pracy;
- współpracowanie z instytucjami krajowymi i międzynarodowymi w zakresie kierunków badań, metod i wskaźników w monitoringu rynku pracy i edukacji;
- promowanie i upowszechnianie wyników badań i analiz rynku pracy i edukacji zawodowej;
- prowadzenie monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego w obszarze rynku pracy;
- prowadzenie badań statystycznych statystyki publicznej w części dotyczącej obowiązków sprawozdawczych wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy;
- monitorowanie wojewódzkiego rynku pracy w zakresie aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu, wydatków Funduszu Pracy w poszczególnych programach rynku pracy oraz monitorowanie zwolnień pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy;
- współpracowanie z WRRP w zakresie przedstawiania informacji statystycznych do wydawanych przez WRRP opinii dotyczących kierunków kształcenia, szkolenia zawodowego oraz zatrudnienia w województwie;
- współpracowanie w zakresie planowania podziału środków Funduszu Pracy na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty;
- coroczne określanie i ogłaszanie w wojewódzkim dzienniku urzędowym, na podstawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, wykazu zawodów, w których za przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników może być dokonywana refundacja;
- zbieranie, agregowanie i przekazywanie do ministra właściwego do spraw pracy informacji dotyczącej wykorzystania środków przeznaczonych na dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników objętych rozwiązaniami na rzecz ochrony miejsc pracy;
- promowanie i upowszechnianie badań statystycznych statystyki publicznej.
§ 32.
Do zadań Wydziału Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia:
- prowadzenie rejestru agencji zatrudnienia oraz wydawanie certyfikatów o dokonaniu wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia,
- prowadzenie postępowań administracyjnych oraz przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach: odmowy wpisania podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia, wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia oraz decyzji o zakazie wykonywania przez podmiot działalności objętej wpisem,
- prowadzenie ewidencji wydanych decyzji administracyjnych,
- gromadzenie zawiadomień od przedsiębiorców zagranicznych z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy mogą korzystać ze swobody świadczenia usług na podstawie umów zawartych przez te państwa z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, posiadających uprawnienia i prowadzących zgodnie z prawem działalność w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego na terytorium tego państwa oraz zamierzających świadczyć te usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i prowadzenie wykazu ww. przedsiębiorców zagranicznych,
- gromadzenie i przetwarzanie (analizowanie) informacji rocznych o działalności agencji zatrudnienia od podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia oraz sporządzanie i przesyłanie zbiorczej informacji o działalności agencji zatrudnienia do ministra właściwego do spraw pracy,
- udzielanie osobom prowadzącym agencje zatrudnienia lub zainteresowanym prowadzeniem takich agencji informacji w zakresie związanym z prowadzeniem rejestru agencji zatrudnienia,
- współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w sprawach przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia:
- opracowywanie planów kontroli agencji zatrudnienia,
- przeprowadzanie kontroli agencji zatrudnienia w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
- sporządzanie informacji pokontrolnych,
- prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli,
- współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie: ujawnionych w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz przestrzegania przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia,
- udzielanie osobom prowadzącym agencje zatrudnienia lub zainteresowanym prowadzeniem takich agencji informacji o zasadach przeprowadzania kontroli agencji zatrudnienia,
- prowadzenie spraw związanych ze służbą zastępczą,
- współdziałanie z ministrem właściwym do spraw pracy w sprawach związanych z naruszeniem warunków prowadzenia agencji zatrudnienia przez agencje zatrudnienia posiadające akredytacje do prowadzenia pośrednictwa pracy w ramach sieci EURES.
§ 33.
Do zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej należy, w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Poradnictwa Zawodowego:
-
świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
-
prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego
z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy, - świadczenie porad i informacji indywidualnej na odległość,
- udzielanie informacji zawodowej, w tym o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,
- wspomaganie powiatowych urzędów pracy w prowadzeniu poradnictwa zawodowego przez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery zawodowej na rzecz bezrobotnych i poszukujących pracy,
-
prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego
-
koordynowanie prac centrów w województwie w zakresie poradnictwa zawodowego,
w tym:- opracowywanie kierunków oraz planów działań we współpracy z innymi centrami,
- sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,
- standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,
- koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów porad grupowych,
- koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,
-
koordynowanie poradnictwa zawodowego w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa, w tym:
- organizowanie spotkań instruktażowych,
- realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,
-
pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku
z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy, -
udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy
i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych, -
współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów
i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy;
-
świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości:
-
realizowanie zadań związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej poprzez:
- prowadzenie indywidualnego, w tym indywidualnego na odległość oraz grupowego poradnictwa zawodowego,
- udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia, w tym udzielanie indywidualnej i grupowej informacji zawodowej na rzecz pracodawców i ich pracowników,
- opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w aktywnym poszukiwaniu pracy na terenie województwa, a także współpraca w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy, akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,
- zapewnianie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy oraz udostępnianie zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,
- wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym przede wszystkim planowania działalności gospodarczej,
- współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,
- uczestniczenie w targach edukacyjnych i targach pracy,
- opracowywanie materiałów informacyjno-promocyjnych Centrum oraz doposażenie stanowisk doradców zawodowych – wydatkowanie środków z Funduszu Pracy,
-
koordynowanie działań centrów w województwie związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:
- opracowywanie kierunków i planów działań we współpracy z innymi centrami,
- sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,
- standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,
- koordynowanie opracowywania, aktualizowania i upowszechniania zasobów informacji,
- koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów spotkań grupowych,
- koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,
- koordynowanie doposażenia stanowisk doradców zawodowych,
-
koordynowanie w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:
- współorganizowanie spotkań instruktażowych,
-
współpracowanie przy realizacji działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym
w zakresie usług rynku pracy dla pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy,
-
współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:
- prowadzenie rejestru instytucji szkoleniowych,
- wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
- popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
-
wydawanie zaświadczeń stwierdzających charakter, okres i rodzaj wykonywanej
w Rzeczypospolitej Polskiej działalności zawodowej;
-
realizowanie zadań związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej poprzez:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Promocji Zatrudnienia i EURES:
-
realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
- informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,
- uczestniczenie w targach i giełdach pracy,
-
zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji
o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy, - zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,
- upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa,
-
realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi w szczególności:
-
wspieranie i realizowanie działań sieci EURES, w tym nawiązywanie współpracy
z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie i monitorowanie programów i planów działań dla EURES, - koordynowanie realizacji działań EURES przez urzędy pracy na terenie województwa we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządami powiatowymi oraz innymi podmiotami uprawnionymi do realizacji działań sieci EURES,
-
wspieranie i realizowanie działań sieci EURES, w tym nawiązywanie współpracy
-
realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, a w szczególności:
- pełnienie funkcji instytucji właściwej,
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
- wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
- realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi,
-
udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie
i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia.
-
realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
§ 34.
Do zakresu zadań Zespołu ds. Promocji Urzędu należy w szczególności:
- zapewnienie obsługi informacyjnej w Urzędzie;
-
współpracowanie z mediami ogólnopolskimi i regionalnymi, w zakresie:
- opracowywania i przekazywania informacji o bieżącej pracy Urzędu,
- uzgadniania kontaktów dziennikarzy z dyrektorami oraz innymi pracownikami Urzędu,
- organizowania konferencji prasowych,
- opracowywania sprostowań, polemik i wyjaśnień do mediów,
- udział w wyjazdach służbowych zleconych przez Dyrektora,
- opracowywania innych materiałów związanych z obsługą informacyjną Dyrektora i Urzędu;
- przygotowywanie, redagowanie i opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz z UMWM, informacji o ich działalności;
- sprawowanie nadzoru merytorycznego nad stroną internetową Urzędu: ustalanie zawartości, redagowanie i akceptowanie treści, a także wybór optymalnych metod i sposobów prezentowania wizerunku Urzędu;
- opracowywanie i przekazywanie informacji przeznaczonych do zamieszczenia w Serwisie Informacyjnym Samorządu Województwa Mazowieckiego;
- wydawanie i rozpowszechnianie biuletynu informacyjnego Urzędu „Mazowiecki Rynek Pracy”;
- opracowywanie, przygotowywanie, ewidencjonowanie i dystrybuowanie materiałów promocyjno – reklamowych Urzędu;
- zlecanie aktualizacji systemu identyfikacji wizualnej Urzędu oraz monitorowanie jego przestrzegania;
- prowadzenie rejestru patronatów Urzędu.
§ 35.
Do zakresu zadań Wydziału Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Wniosków Indywidualnych:
-
dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
- przeprowadzanie analizy wniosków pod względem formalnym i merytorycznym,
- sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,
- przygotowywanie dokumentacji w sporach powstałych w związku z odmową wypłaty świadczeń,
- realizowanie zadań informacyjno-promocyjnych związanych z FGŚP,
- bieżące monitorowanie ogłoszonych upadłości i otwartych postępowań restrukturyzacyjnych;
-
dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Wykazów:
-
dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
- przeprowadzanie analizy wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
- sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,
- przygotowywanie dokumentacji w sporach powstałych w związku z odmową wypłaty świadczeń,
-
dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań na rzecz ochrony miejsc pracy w szczególności poprzez:
- przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
- sporządzanie umów o wypłatę świadczeń,
- sporządzanie stanowisk o odmowie przyznania świadczeń lub o odmowie zawarcia umowy o wypłatę świadczeń,
- dokonywanie wszelkich czynności związanych z udzielaniem pomocy de minimis,
- przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców w zakresie przestrzegania postanowień umowy o wypłatę świadczeń,
-
realizowanie zadań związanych z udzielaniem nieoprocentowanej pożyczki na skutek powodzi w szczególności poprzez:
- przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
- sporządzanie stanowisk o przekazaniu środków bądź o odrzuceniu wniosku;
-
dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Dochodzenia Zwrotu Należności FGŚP:
-
dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu cywilnym, w szczególności poprzez:
-
pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
i o stanie jego majątku, - sporządzanie wezwań do zapłaty,
- przygotowywanie dokumentacji do sporządzenia powództw w postępowaniu cywilnym,
- sporządzanie wniosków egzekucyjnych,
- kompleksowy nadzór nad całym postępowaniem egzekucyjnym,
-
pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
- dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym, w szczególności poprzez zgłaszanie wierzytelności w stosunku do dłużników FGŚP w toku postępowania upadłościowego i restrukturyzacyjnego,
-
prowadzenie postępowań w zakresie określenia warunków zwrotu należności FGŚP,
w szczególności poprzez:-
pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
i o stanie jego majątku, - sporządzanie stanowisk w przypadku wystąpienia przesłanek do przekazania wniosku do Dysponenta FGŚP o określenie warunków zwrotu należności,
- sporządzanie wniosków do Dysponenta FGŚP o umorzenie i odstąpienie należności,
- sporządzanie wniosków do Dysponenta FGŚP o spłatę ratalną należności FGŚP w stosunku do osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz w stosunku do przedsiębiorców zgodnie z zasadami udzielania pomocy de minimis,
- monitorowanie prawidłowości i terminowości spłat ratalnych,
-
pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
-
dochodzenie zwrotu nieoprocentowanej pożyczki z FGŚP dla pracodawcy, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej lub istotnie ograniczył jej prowadzenie, w postępowaniu egzekucyjnym w administracji w zakresie egzekucji obowiązków o charakterze pieniężnym w szczególności poprzez:
- sporządzanie upomnień,
- sporządzanie tytułów wykonawczych,
- sporządzanie wniosków egzekucyjnych,
- sporządzanie stanowisk w zakresie umarzania nieoprocentowanej pożyczki,
- monitorowanie przebiegu postępowania egzekucyjnego,
- prowadzenie ewidencji dłużników.
-
dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu cywilnym, w szczególności poprzez:
§ 36.
Do zakresu zadań Wydziału Wsparcia Przedsiębiorców należy w szczególności:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Rozliczeń:
-
współpracowanie z podmiotami, które otrzymały środki na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP w tym:
- przyjmowanie i weryfikacja oświadczeń w zakresie zmian dotyczących wysokości dofinansowania na podstawie zawartej umowy w tym rezygnacja z części dofinansowania,
- dokonywanie analizy prawidłowości danych zawartych w oświadczeniu o zmianach do umowy pod względem merytorycznym i rachunkowym,
- kontaktowanie się z przedsiębiorcami w przypadku nieprawidłowości w przesłanym oświadczeniu, celem wyjaśnienia, korekty danych w nim zawartych,
- przekazywanie Wydziałowi Księgowości i Funduszy informacji z oświadczenia,
- monitorowanie terminów składania rozliczeń przez beneficjentów,
-
wstępne weryfikowanie rozliczenia otrzymanych środków z FGŚP i dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie pomocy zgodnie z przeznaczeniem przekazanych świadczeń i środków:
- sprawdzenie kompletności przekazanej dokumentacji dotyczącej rozliczenia udzielonej pomocy,
- weryfikowanie prawidłowości wykorzystania środków dofinansowania przez beneficjenta na podstawie załączonych przelewów do ZUS, US oraz przelewów dla pracowników,
- sprawdzenie dokumentów potwierdzających zatrudnienie pracowników w okresie pobierania świadczeń, na których przedsiębiorca otrzymał dofinansowanie,
- analizowanie dokonanych zwrotów środków przez beneficjenta,
- sporządzanie informacji o zwrocie niewykorzystanych środków przez beneficjenta i przekazywanie jej do Wydziału Księgowości i Funduszy,
- sporządzanie pisemnych stanowisk do beneficjenta o wynikach wstępnej weryfikacji,
-
końcowe weryfikowanie pełnej dokumentacji, potwierdzającej wykorzystanie zgodnie z przeznaczeniem przekazanych świadczeń i środków:
- weryfikowanie pełnej dokumentacji złożonej przez beneficjenta pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, potwierdzającej wykorzystanie przekazanych środków zgodnie z przeznaczeniem,
- sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o złożone pełne rozliczenie,
- ostateczne zatwierdzanie przekazanego rozliczenia otrzymanych środków na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP,
- sporządzanie pisemnych stanowisk do beneficjenta o wynikach końcowej weryfikacji,
-
koordynowanie prac Filii oraz powołanych zarządzeniem Dyrektora WUP zespołów zadaniowych w zakresie rozliczania wniosków o wypłatę świadczeń wynikających
z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych
z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.[3]));
-
współpracowanie z podmiotami, które otrzymały środki na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP w tym:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Windykacji:
-
dochodzenie zwrotu należności, w szczególności poprzez:
- sporządzanie wezwań do zapłaty i zgłaszanie wierzytelności,
- przygotowanie dokumentacji do sporządzania powództw w postępowaniu cywilnym,
- sporządzenie wniosków egzekucyjnych,
- prowadzenie rejestrów akt spraw postepowań cywilnych i egzekucyjnych,
- sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
- monitorowanie przebiegu procesu windykacji,
- przygotowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie realizowanych zadań;
-
dochodzenie zwrotu należności, w szczególności poprzez:
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli:
- opracowywanie planów kontroli beneficjentów którym udzielono dofinansowania na ochronę miejsc pracy,
- przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania postanowień umowy, wydatkowania środków zgodnie z warunkami określonymi w umowie i we wniosku oraz w zakresie właściwego udokumentowania i wykorzystania tych środków,
- sporządzanie informacji pokontrolnych,
- prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli;
-
w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Postępowań Administracyjnych:
- prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w tym sporządzanie decyzji w sprawie odmowy wypłaty świadczeń na podstawie art. 15 gg oraz decyzji w sprawie zwrotu nieprawidłowo wykorzystanych środków FGŚP, przygotowywanie odpowiedzi na odwołania od wydanych decyzji administracyjnych oraz na skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego,
- odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
- monitorowanie zwrotu środków oraz podejmowanie działań mających na celu skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego,
- sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa;
-
w zakresie funkcjonowania Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Wniosków:
- rozpatrywanie wniosków o wypłatę świadczeń w oparciu o zapisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych,
- koordynowanie prac Filii oraz powołanych zarządzeniem Dyrektora WUP zespołów zadaniowych w zakresie rozpatrywania wniosków o wypłatę świadczeń wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
§ 37.
Do zakresu zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS należy w szczególności:
-
prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia i kształcenia ustawicznego w szczególności poprzez:
- popularyzowanie ekonomii społecznej w subregionie,
- prowadzenie współpracy z lokalnymi podmiotami, w tym organizacjami pozarządowymi, na rzecz aktywizacji rynku pracy, promocji zatrudnienia i łagodzenia skutków bezrobocia, partnerstwa lokalnego oraz edukacji dla dorosłych;
- udział w realizacji zlecania działań aktywizacyjnych, w szczególności poprzez przeprowadzanie czynności kontrolnych u realizatora i w powiatowych urzędach pracy;
- realizowanie lub współrealizowanie projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł;
- udział w działaniach informacyjno – promocyjnych Krajowego Funduszu Szkoleniowego;
- udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia;
- wspieranie rozwoju przedsiębiorczości na terenie działania Filii m.in. poprzez organizowanie, współorganizowanie oraz udział w forach gospodarczych, spotkaniach branżowych, targach pracy, seminariach naukowych, konkursach;
- udział w realizacji zadań informacyjno-promocyjnych związanych z Funduszem Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- udział w ocenie wniosków aplikacyjnych w ramach KOP;
- udział w kontrolach projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach POWER i RPO WM realizowanych na terenie działania Filii;
- udział w działaniach informacyjno – promocyjnych POWER i RPO WM, dla których Urząd jest IP oraz innych zadaniach związanych z aktywizacją zawodową;
- sporządzanie planów, informacji i sprawozdań z realizowanych zadań;
- realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
§ 38.
-
Do zakresu zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach należy
w szczególności:-
świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
- prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego, w tym poradnictwa na odległość, z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,
- udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej, oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,
- wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym planowania działalności gospodarczej,
- realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,
-
pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku
z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy, -
udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy
i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych, -
współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów
i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy, -
opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w poszukiwaniu pracy,
a także prowadzenie współpracy w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy
i akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje
o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych, - zapewnienie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy,
- udostępnianie w siedzibie urzędu zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,
- organizowanie spotkań instruktażowych dla pracowników urzędów pracy na terenie działania Filii,
-
organizowanie, współorganizowanie oraz uczestnictwo w targach edukacyjnych
i targach pracy;
-
współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:
- przyjmowanie wniosków o wpis do rejestru instytucji szkoleniowych,
-
popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk
w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, - wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży;
-
realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
- informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,
- uczestniczenie w targach i giełdach pracy,
-
zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji
o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy, - zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,
- upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa;
-
realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim, w szczególności wspieranie i realizacja działań sieci EURES poprzez nawiązywanie współpracy z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie
i monitorowanie programów i planów działań dla EURES; -
realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, w szczególności:
- pełnienie funkcji instytucji właściwej,
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
- wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia;
- realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi;
-
udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie
i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia; - współudział w realizacji projektów własnych Urzędu i Filii w zakresie doboru kandydatów;
-
wspieranie rozwoju małej przedsiębiorczości w szczególności poprzez:
- informowanie, gromadzenie oraz udostępnianie informacji z zakresu uruchamiania oraz prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek,
- współpracę z organizacjami świadczącymi usługi na rzecz rozwoju małej przedsiębiorczości,
-
udzielanie porad z zakresu uruchamiania działalności gospodarczej, w tym pomocy
w ramach środków publicznych, krajowych i unijnych;
- realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
-
świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
- Centra Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach w zakresie wykonywanych zadań, z wyłączeniem ust. 1 pkt 10, współpracują z Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Warszawie, koordynującym działania Centrów Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach.
§ 39.
Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Filii należy w szczególności:
- obsługiwanie sekretariatu;
- współpracowanie z Zespołem ds. Kadr, Szkoleń i BHP;
- obsługa informatyczna;
- zabezpieczenie techniczno-materiałowe;
- zabezpieczenie mienia i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi;
- współpracowanie z archiwum zakładowym;
- obsługa transportowa;
- prowadzenie podręcznego magazynu;
- prowadzenie rejestru korespondencji oraz obsługa kancelaryjna;
- realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
§ 40.
Do zakresu zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności należy
w szczególności:
-
nadzorowanie przestrzegania przez pracowników Urzędu przepisów o ochronie
informacji niejawnych; - opracowywanie instrukcji i planów ochrony informacji niejawnych i nadzór nad ich realizacją;
- realizowanie procedur bezpieczeństwa osobowego, wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa;
- prowadzenie wykazu stanowisk oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych;
- prowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony informacji niejawnych, ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;
- opracowywanie i utrzymywanie w stałej aktualności dokumentacji obronnej Urzędu;
- planowanie i organizowanie szkoleń z zakresu ochrony informacji niejawnych;
- prowadzenie ewidencji dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”;
- koordynowanie i prowadzenie szkoleń związanych z obronnością;
- opieka i koordynacja nad Stałym Dyżurem Dyrektora Urzędu oraz jego obsadą osobową;
- reklamowanie pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.
§ 41.
Inspektor Ochrony Danych realizuje zadania określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Rozdział 5
Zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism
§ 42.
- Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów określa instrukcja wydawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
- Szczegółowe zasady obiegu dokumentów księgowych określa instrukcja wydana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
- Szczegółowe zasady wydawania zarządzeń określa instrukcja wydawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
§ 43.
-
Dyrektor podpisuje w szczególności:
- pisma do organów administracji publicznej;
- pisma do kierowników organów kontroli zewnętrznej;
- pisma związane z wykonywaniem funkcji kierownika jednostki.
- Dyrektor może upoważnić wicedyrektorów oraz innych pracowników Urzędu do załatwiania spraw, w tym podpisywania pism, o których mowa w ust. 1.
- Wicedyrektorzy podpisują pisma w zakresie spraw objętych ich nadzorem.
- Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, składa podpis na dokumencie dotyczącym czynności prawnej, z której wynika zobowiązanie finansowe.
Rozdział 6
Postanowienie końcowe
§ 44.
Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.
[1]) Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE. L 347 z 20.12.2013, str. 259 i 470, w Dz. Urz. UE. L 270 z 15.10.2015, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 200 z 26.07.2016, str. 140, w Dz. Urz. UE. L 259 z 27.09.2016, str. 79/2, w Dz. Urz. UE. L 338 z 13.12.2016, str. 34, w Dz. Urz. UE. L 129 z 19.05.2017, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 176 z 7.07.2017, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 335 z 15.12.2017, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 193 z 18.07.2018, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 291 z 14.11.2018, str. 5, w Dz. Urz. UE. L 123 z 17.04.2019, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 99 z 30.03.2020, str. 5, w Dz. Urz. UE. L 130 z 23.04.2020, str. 1, w Dz. Urz. UE. L 231 z 15.07.2020, str. 4, w Dz. Urz. UE. L 356 z 21.10.2020, str. 1 oraz w Dz. Urz. UE. L 437 z 23.12.2020, str. 30.
[2]) Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE. L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz w Dz. Urz.UEL74z 04.03.2021, str. 35.
[3]) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2020 r. poz. 2112, 2113, 2123, 2157, 2255, 2275, 2320, 2327, 2338, 2361 i 2401 oraz z 2021 r. poz. 11, 159 i 180.