Pobierz (dokument programu MS Word):

regulamin organizacyjny

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 16/21
Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie
z dnia 6 maja 2021 r.

 

Regulamin Organizacyjny

Wojewódzkiego Urzędu Pracy

w Warszawie

 

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

 

§ 1.

Regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie, zwany dalej: „Regulaminem”, określa w szczególności strukturę organizacyjną, zadania poszczególnych komórek organizacyjnych, osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, zakresy uprawnień
i odpowiedzialności kadry kierowniczej, zasady zastępowania dyrektora w czasie jego nieobecności, a także zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie.

§ 2.

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Beneficjent – podmiot publiczny lub prywatny oraz –wyłącznie do celów rozporządzenia
   w sprawie EFRROW i rozporządzenia w sprawie EFMR – osobę fizyczną, odpowiedzialną za inicjowanie lub inicjowanie i wdrażanie operacji; w kontekście programów pomocy państwa, w rozumieniu art. 2 pkt 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.[1]⁾) podmiot, który otrzymuje pomoc; w kontekście instrumentów finansowych oznacza podmiot, który wdraża instrument finansowy albo, w stosownych przypadkach, fundusz funduszy;
2. bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy;
3. BIP – Biuletyn Informacji Publicznej;
4. Dyrektor – Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie;
5. EFS – Europejski Fundusz Społeczny;
6. EOG – Europejski Obszar Gospodarczy;
7. EURES – European Employment Services - Europejskie Służby Zatrudnienia;
8. FE – Fundusze Europejskie;
9. FGŚP– Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
10. Filia – Filia Urzędu w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach;
11. IK UP – Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa, której funkcje pełni minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego;
12. IOK - Instytucja Organizująca Konkurs;
13. IOK ZIT WOF – właściwą instytucję w rozumieniu art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818), która pełni funkcję instytucji współorganizującej konkurs w ramach ZIT WOF i której powierzono zadania związane z prowadzeniem procedur konkursowych, służących wyłanianiu przez IZ projektów, które będą dofinansowane ze środków Programu w ramach Działań/Podziałań ZIT WOF;
14. IP – Instytucja Pośrednicząca;
15. IP II – Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL;
16. IZ – Instytucja Zarządzająca;
17. KOP - Komisja Oceny Projektów;
18. LSI - Lokalny System Teleinformatyczny umożliwiający wymianę danych z SL2014;
19. Marszałek –Marszałek Województwa Mazowieckiego;
20. IMS – Irregularity Management System – system służący informowaniu
    o nieprawidłowościach;
21. OFiP – Opis Funkcji i Procedur RPO WM na lata 2014 - 2020;
22. PD PT RPO WM – Plan Działań Pomocy Technicznej RPO WM;
23. PEFS – Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego;
24. PO – Programy Operacyjne w zakresie zadań powierzonych Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Warszawie;
25. PO KL – Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 - 2013;
26. PO WER – Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014 - 2020;
27. ppoż. – ochrona przeciwpożarowa;
28. PT - Pomoc Techniczna;
29. PUP – Powiatowy Urząd Pracy;
30. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.[2]⁾);
31. RPO WM – Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020;
32. SL2014 - Centralny system teleinformatyczny dla obsługi EFSI 2014-2020;
33. SOWA – System Obsługi Wniosków i Administracji;
34. SWM – Sejmik Województwa Mazowieckiego;
35. Systemy informatyczne – Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13, Centralny System Informatyczny SL 2014;
36. UE – Unia Europejska;
37. UMWM - Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie;
38. Urząd – Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie;
39. WRRP – Wojewódzka Rada Rynku Pracy;
40. ZITWOF – porozumienie gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy  w zakresie realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych  w perspektywie finansowej UE 2014-2020, w imieniu którego m.st. Warszawa pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Programu;
41. ZSZ – Zintegrowany System Zarządzania;
42. ZWM – Zarząd Województwa Mazowieckiego.

§ 3.

Przy realizacji zadań, Urząd współdziała z jednostkami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego, urzędami pracy, organizacjami pracodawców, poszczególnymi pracodawcami, związkami zawodowymi, organizacjami bezrobotnych, zarządami funduszy celowych oraz innymi organizacjami i instytucjami statutowo zajmującymi się problematyką rynku pracy.

 

Rozdział 2

Kierownictwo Urzędu
 

§ 4.

1. Dyrektor jest odpowiedzialny za realizację zadań statutowych oraz za wykonanie uchwał SWM i ZWM dotyczących przedmiotu działalności Urzędu.
2. Dyrektor kieruje Urzędem przy pomocy bezpośrednio mu podlegających:
   1. Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego;
   2. Wicedyrektora ds. Usług Rynku Pracy;
   3. Dyrektorów Filii.

§ 5.

Do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:

1. reprezentowanie FGŚP na podstawie i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez Marszałka;
2. zatwierdzanie:
   1. planów finansowych Urzędu (budżetu i funduszy celowych),
   2. planów pracy Urzędu oraz sprawozdań z jego działalności,
   3. planów kontroli wewnętrznej,
   4. planów urlopów pracowników Urzędu,
   5. rocznych planów audytu wewnętrznego;
3. wydawanie zarządzeń, upoważnień, poleceń służbowych, pism okólnych, dotyczących funkcjonowania Urzędu;
4. dokonywanie okresowych ocen wicedyrektorów, dyrektorów Filii i kierowników podległych komórek organizacyjnych;
5. wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
6. sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu;
7. współdziałanie z organami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, związkami zawodowymi oraz instytucjami działającymi
   w zakresie rynku pracy;
8. współdziałanie z WRRP w podejmowaniu przedsięwzięć zmierzających do ograniczenia bezrobocia i jego negatywnych skutków, w tym tworzenia nowych miejsc pracy;
9. zatwierdzanie materiałów na posiedzenia WRRP;
10. zawieranie porozumień z partnerami rynku pracy w zakresie realizacji zadań statutowych;
11. przedkładanie Marszałkowi lub ZWM propozycji wystąpień o zmianę przepisów prawnych z zakresu funkcjonowania rynku pracy;
12. planowanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych;
13. sprawowanie nadzoru nad realizacją przez podległe komórki organizacyjne określonych zagadnień merytorycznych oraz koordynowanie ich działań;
14. ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;
15. dysponowanie środkami budżetu Urzędu oraz funduszy celowych;
16. organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz nadzór nad realizacją zadań wynikających z planu pracy;
17. składanie wniosków do właściwego Członka ZWM o wnoszenie opracowanych przez Urząd materiałów na posiedzenia ZWM;
18. rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu;
19. zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie;
20. dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie, w tym w podległych komórkach organizacyjnych;
21. sprawowanie nadzoru nad załatwianiem listów, spraw, skarg i wniosków;
22. sprawowanie nadzoru nad szkoleniami pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy, realizujących na terenie województwa mazowieckiego zadania wynikające z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1409, 2023, 2369 i 2400);
23. tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;
24. sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań z zakresu:
    1. bhp i ppoż.,
    2. informacji niejawnych i obronności.,
    3. archiwizacji wytwarzanej dokumentacji,
    4. inwestycji i remontów obiektów administrowanych przez Urząd,
    5. gospodarki lokalami biurowymi oraz sprzętem biurowym,
    6. wyposażenia i obsługi administracyjno-technicznej, w tym prowadzenie ewidencji środków trwałych w Urzędzie,
    7. przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych,
    8. udostępniania informacji publicznej.
25. sprawowanie nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie;
26. pełnienie roli Przedstawiciela ds. Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym;

§ 6.

1. W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, w zakres jego praw i obowiązków wchodzi Wicedyrektor ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego.
2. W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, przy jednoczesnej nieobecności Wicedyrektor ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego, w zakres praw i obowiązków Dyrektora wchodzi Wicedyrektor ds. Usług Rynku Pracy.

§ 7.

Do zakresu działania wicedyrektorów należy w szczególności:

1. inicjowanie i organizowanie działań zmierzających do promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej;
2. koordynowanie i realizowanie regionalnej polityki rynku pracy w ramach Regionalnej Strategii Zatrudnienia;
3. koordynowanie zadań wynikających z pełnienia przez Urząd roli IP II dla Działania 6.1 PO KL oraz IP dla Działań realizowanych w ramach PO, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;
4. koordynowanie zadań związanych z realizacją projektów współfinansowanych z EFS, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;
5. reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, w zakresie powierzonych kompetencji oraz udzielonych upoważnień;
6. opiniowanie projektów uchwał, materiałów i informacji opracowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne przygotowywanych dla organów Województwa Mazowieckiego;
7. koordynowanie realizacji zadań komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych;
8. ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;
9. dokonywanie okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;
10. wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
11. sprawowanie nadzoru nad wskazanymi w Regulaminie komórkami organizacyjnymi;
12. opiniowanie propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i premii kierowników podległych komórek organizacyjnych i ich pracowników;
13. sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem kontroli zarządczej w podległych komórkach organizacyjnych;
14. monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej podległych komórek organizacyjnych w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów;
15. dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem podległych komórek organizacyjnych;
16. sprawowanie nadzoru nad udostępnianiem informacji publicznej przez podległe komórki organizacyjne;
17. bezpośrednia współpraca z Filiami w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne.

 

§ 8.

1. Dyrektor Filii kieruje działalnością Filii i ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność przed Dyrektorem.
2. Dyrektora Filii zatrudnia Dyrektor.
3. Dyrektora Filii, w czasie jego nieobecności, zastępuje pracownik przez niego wskazany,
   w uzgodnieniu z Dyrektorem.
4. Dyrektor Filii kieruje jej pracą, a w szczególności:
   1. nadzoruje i koordynuje realizację zadań Urzędu na obszarze działania Filii;
   2. wydaje indywidualne decyzje z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;
   3. dokonuje okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;
   4. występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw kadrowych podległych pracowników;
   5. przekazuje analizy, informacje, sprawozdania o działalności Filii;
   6. występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw organizacyjnych, w tym regulaminowych;
   7. podejmuje inicjatywy mające na celu przeciwdziałanie bezrobociu i łagodzenie jego skutków na terenie swojego działania – w porozumieniu z lokalnymi partnerami rynku pracy;
   8. realizuje zadania uwzględniając wytyczne kierowników właściwych merytorycznie wydziałów Urzędu;
   9. dokonuje czynności związanych z realizacją lub współrealizacją projektów  finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł;
   10. opracowuje zakresy obowiązków dla podległych pracowników;
   11. nadzoruje wykonywanie kontroli zarządczej w Filii;
   12. monitoruje i ocenia system kontroli zarządczej w Filii;
   13. dokonuje oceny procesu zarządzania ryzykiem w Filii;
   14. nadzoruje udostępnianie informacji publicznej w Filii.

 

Rozdział 3

Struktura organizacyjna

 

§ 9.

1. W Urzędzie tworzy się wydziały, zespoły, wieloosobowe stanowiska pracy i samodzielne stanowiska pracy.
2. Na prawach wydziału działa Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej.
3. Na prawach wydziału działają Filie.
4. Na prawach wieloosobowego stanowiska pracy działa Zespół Radców Prawnych i Archiwum Zakładowe.
5. Na prawach samodzielnego stanowiska pracy działa Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności i Inspektor Ochrony Danych.

§ 10.

1. Dyrektor może powoływać zespoły zadaniowe realizujące zadania merytoryczne wykraczające poza zakres zadań przewidzianych dla jednej komórki organizacyjnej.
2. Dyrektor powołuje zespół, o którym mowa w ust. 1, w drodze zarządzenia, określając w nim:
   1. zadania zespołu;
   2. okres funkcjonowania zespołu;
   3. skład osobowy zespołu;
   4. kierownika zespołu.

§ 11.

1. Wydziałem lub zespołem kieruje kierownik, a w przypadku gdy nie zostanie on wyznaczony, Dyrektor lub właściwy Wicedyrektor, któremu ten wydział lub zespół bezpośrednio podlega.
2. Wydziałem Księgowości i Funduszy kieruje główny księgowy.
3. W przypadku zespołu działającego w ramach wydziału może być wyznaczony kierownik zespołu albo zespołem kieruje kierownik wydziału.
4. Wieloosobowym Stanowiskiem ds. Systemu Zarządzania Jakością kieruje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
5. Dyrektor wyznacza koordynatora wieloosobowego stanowiska pracy, funkcjonującego w ramach wydziału.
6. Dyrektor może wyznaczyć koordynatora samodzielnego wieloosobowego stanowiska pracy, a w przypadku gdy nie zostanie on wyznaczony, wieloosobowym stanowiskiem pracy kieruje Dyrektor lub właściwy Wicedyrektor, któremu to wieloosobowe stanowisko bezpośrednio podlega.
7. W przypadku, gdy w wydziale nie wyodrębniono zespołów wydziałem kieruje kierownik przy udziale zastępcy kierownika wydziału.

§ 12.

1. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za prawidłową realizację zadań komórki.
2. Kierownika komórki organizacyjnej w czasie jego nieobecności zastępuje pracownik przez niego wskazany, w uzgodnieniu z Dyrektorem lub właściwym Wicedyrektorem, któremu komórka podlega.
3. Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
   1. organizowanie pracy i nadzór nad prawidłową realizacją zadań podległej komórki, wynikających z Regulaminu;
   2. utrzymywanie i doskonalenie ZSZ;
   3. opracowywanie projektów uchwał, materiałów i informacji przygotowywanych dla organów Samorządu Województwa Mazowieckiego;
   4. szczegółowe zapoznawanie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej oraz z zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu;
   5. przekazywanie informacji i wydawanie poleceń podległym pracownikom;
   6. opracowywanie, inicjowanie oraz bieżąca aktualizacja projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących zadań podległej komórki;
   7. realizacja zadań zleconych przez Dyrektora w ramach kontroli zarządczej;
   8. dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umożliwianie uczestniczenia w szkoleniach podnoszących ich kwalifikacje zawodowe;
   9. kontrolowanie i akceptowanie prac wykonywanych przez pracowników podległej komórki organizacyjnej;
   10. dokonywanie okresowych ocen pracy podległych pracowników;
   11. występowanie z wnioskami w sprawach pracowniczych podległej komórki, w tym dotyczących zatrudniania i zwalniania, wysokości wynagrodzenia, awansowania, premiowania, nagradzania, karania, a także zmiany kategorii zaszeregowania podległych pracowników;
   12. koordynowanie działań wykonywanych przez Filie w zakresie zadań przypisanych komórce;
   13. udzielanie informacji dotyczących przepisów obejmujących zakres działania komórki organizacyjnej;
   14. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie opracowywania materiałów (w tym na stronę internetową), opinii i informacji;
   15. opracowywanie projektów zakresów obowiązków podległych pracowników;
   16. powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nieobjętych zakresem obowiązków;
   17. reprezentowanie komórki organizacyjnej w sprawach należących do zakresu jej działań;
   18. nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych i postanowień Polityki Bezpieczeństwa przez pracowników podległej komórki organizacyjnej.

§ 13.

1. W skład Urzędu wchodzą:
   1. Wydział Księgowości i Funduszy – WK,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Budżetu – WK.I,
2. Zespół ds. Funduszy – WK.II,
3. Zespół ds. Obsługi Finansowej FGŚP – WK.III,
4. Zespół ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID – WK.IV;
2. Wydział Wdrażania Projektów Konkursowych - WWPK,
   w ramach którego funkcjonuje:
   1. Zespół ds. Projektów Konkursowych PO WER – WWPK.I,
   2. Zespół ds. Projektów Konkursowych  RPO WM – WWPK.II;
3. Wydział Wdrażania Projektów Pozakonkursowych  – WWPP,
   w ramach którego funkcjonuje:
   1. Zespół ds. Projektów Pozakonkursowych PO WER – WWPP.I,
   2. Zespół ds. Projektów Pozakonkursowych RPO WM – WWPP.II;
4. Wydział Monitoringu i Pomocy Technicznej – WMP,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Monitoringu – WMP.I,
2. Zespół ds. Pomocy Technicznej i Procedury Odwoławczej – WMP.II;

5. Wydział Kontroli EFS – WKE,

  w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Kontroli Projektów PO WER – WKE.I,
2. Zespół ds. Kontroli Projektów RPO WM – WKE.II,
3. Wieloosobowe Stanowisko ds. Decyzji i Nieprawidłowości – WKE.III;
6.  Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń – WIPS,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Informacji i Promocji –WIPS.I,
2. Zespół ds. Szkoleń – WIPS.II;
7. Zespół ds. Audytu Wewnętrznego – ZA;
8. Wydział Obsługi Urzędu – WO,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Kancelarii Urzędu – WO.I,
2. Zespół ds. Administracyjno – Gospodarczych – WO.II,
3. Zespół ds. Informatyki – WO.III,
4. Archiwum Zakładowe – WO.IV;
9. Zespół ds. Struktur i Organizacji – ZS;
10. Zespół ds. Zamówień Publicznych – ZZP;
11. Zespół Radców Prawnych – ZR;
12. Zespół ds. Kadr, Szkoleń i BHP – ZKS;
13. Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością – ZJ;
14. Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej – ZKW;
15. Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy – ZRP,
16. Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy – WM,
17. Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy – WOI,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia – WOI.I,
2. Zespół ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia – WOI.II;
18. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej – CIZ,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Poradnictwa Zawodowego –CIZ.I,
2. Zespół ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości – CIZ.II,
3. Zespół ds. Promocji Zatrudnienia i EURES – CIZ.III;
19. Zespół ds. Promocji Urzędu – ZPU;
20. Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – FGŚP,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Obsługi Wniosków Indywidualnych  – FGŚP.I,
2. Zespół ds. Dochodzenia Zwrotu Należności FGŚP – FGŚP.II,
3. Zespół ds. Obsługi Wykazów – FGŚP.III;
21. Wydział Wsparcia Przedsiębiorców  – WWP,

w ramach którego funkcjonuje:

1. Zespół ds. Rozliczeń – WWP.I,
2. Zespół ds. Windykacji – WWP.II,
3. Zespół ds. Kontroli – WWP.III,
4. Zespół ds. Postępowań Administracyjnych – WWP.IV,
5. Wieloosobowe Stanowisko ds. Obsługi Wniosków – WWP.V;
22. Filia w Ciechanowie – FC, której obszar działania obejmuje powiaty: ciechanowski, mławski, płoński, pułtuski i żuromiński;
23. Filia w Ostrołęce – FO, której obszar działania obejmuje powiaty: makowski, Ostrołęka-miasto, ostrołęcki, ostrowski, przasnyski i wyszkowski;
24. Filia w Płocku – FP, której obszar działania obejmuje powiaty: gostyniński, Płock-miasto, płocki i sierpecki;
25. Filia w Radomiu – FR, której obszar działania obejmuje powiaty: białobrzeski, kozienicki, lipski, przysuski, Radom-miasto, radomski, szydłowiecki i zwoleński;
26. Filia w Siedlcach – FS, której obszar działania obejmuje powiaty: garwoliński, łosicki, Siedlce-miasto, siedlecki, sokołowski i węgrowski.

2. Obszar obejmujący m. st. Warszawę oraz powiaty: grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, sochaczewski, warszawski zachodni, wołomiński, żyrardowski obsługiwany jest bezpośrednio przez komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w ust. 1 pkt 1-19. Komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w ust. 1 pkt 20 i 21 obsługują bezpośrednio obszar całego województwa mazowieckiego.
3. W Filiach działają:
   1. Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS;
   2. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filii;
   3. Wieloosobowe Stanowisko ds. Obsługi Filii.
4. W Urzędzie funkcjonują:
   1. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności – IN;
   2. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością;
   3. Inspektor Ochrony Danych – IOD.
5. Schemat struktury organizacyjnej Urzędu określa załącznik do Regulaminu.

§ 14.

1. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
   1. Główny Księgowy;
   2. Wydział Księgowości i Funduszy;
   3. Wydział Kontroli EFS;
   4. Wydział Obsługi Urzędu;
   5. Zespół ds. Struktur i Organizacji;
   6. Zespół ds. Kadr, Szkoleń i BHP;
   7. Zespół Radców Prawnych;
   8. Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej;
   9. Zespół ds. Promocji Urzędu;
   10. Zespół ds. Audytu Wewnętrznego;
   11. Zespół ds. Zamówień Publicznych;
   12. Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością;
   13. Filie;
   14. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności;
   15. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością;
   16. Inspektor Ochrony Danych.
2. Wicedyrektorowi ds. Funduszy Europejskich i Rozwoju Zawodowego podlegają:
   1. Wydział Wdrażania Projektów Konkursowych;
   2. Wydział Wdrażania Projektów Pozakonkursowych;
   3. Wydział Monitoringu i Pomocy Technicznej;
   4. Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń;
   5. Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej;
   6. Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy.
3. Wicedyrektorowi ds. Usług Rynku Pracy podlegają:
   1. Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy;
   2. Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
   3. Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy;
   4. Wydział Wsparcia Przedsiębiorców.

 

 

 

Rozdział 4

Zadania komórek organizacyjnych

 

§ 15.

Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:

1. współpracowanie w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami organizacyjnymi;
2. opracowywanie projektów uchwał, informacji, zarządzeń i materiałów przygotowywanych dla organów Samorządu Województwa Mazowieckiego w zakresie realizowanych zadań;
3. opracowywanie planu pracy i sprawozdania z jego wykonania w części dotyczącej realizowanych zadań;
4. przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań, w tym statystycznych analiz i bieżącej informacji o realizacji zadań;
5. prowadzenie współpracy z Zespołem Zamówień Publicznych, w szczególności przy planowaniu oraz udzielaniu zamówień;
6. udostępnianie informacji publicznej;
7. przygotowanie materiałów do publikacji w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu;
8. współpracowanie z organami administracji rządowej i samorządowej, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, z Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, organizacjami pozarządowymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, w zakresie wykonywanych zadań.

§ 16.

1. Do zadań Wydziału Księgowości i Funduszy należy w szczególności:
   1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Budżetu:
      1. koordynowanie planowania i wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Urzędu w zakresie:
         • realizacji budżetu Urzędu,
         • dysponowania i rozliczania środków otrzymanych z Funduszu Pracy i EURES,
         • naliczania wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń,
      2. obsługa finansowo – księgowa,
      3. obsługa kasowa,
      4. sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych;
   2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Funduszy:
      1. prowadzenie obsługi finansowo - księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów własnych realizowanych w ramach EFS,
      2. prowadzenie obsługi księgowej PO wdrażanych przez Urząd (tryb konkursowy),
      3. prowadzenie obsługi finansowo – księgowej PT,
      4. sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych,
      5. uczestniczenie w grupach roboczych,
      6. bieżące aktualizowanie Instrukcji Wykonawczych oraz dokumentów programowych w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy,
      7. opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy;
   3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Finansowej FGŚP:

1. prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej
   w zakresie realizacji zadań z FGŚP,
2. wypłacanie świadczeń ze środków FGŚP,
3. sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o złożone rozliczenie,
4. monitorowanie terminów spłat należności,
5. planowanie i monitorowanie wykorzystania środków finansowych z FGŚP, niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą FGŚP,
6. sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań dotyczących FGŚP wynikających z zadań finansowo – księgowych;
   4. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Księgowej FGŚP – COVID:
      1. prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie realizacji zadań Tarczy Antykryzysowej,
      2. wypłacanie świadczeń ze środków Tarczy Antykryzysowej,
      3. sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o dokumenty przekazywane do wypłaty,
      4. monitorowanie terminów wypłat transz,
      5. zapotrzebowanie środków,
      6. monitorowanie wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą Tarczy Antykryzysowej,
      7. sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych.

2. Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje w granicach udzielonego upoważnienia Zastępca Głównego Księgowego.
3. Do zakresu zadań Głównego Księgowego, należy w szczególności:
   1. prowadzenie rachunkowości Urzędu;
   2. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
   3. dokonywanie wstępnej kontroli:
      1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
      2.  kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
         i finansowych.
4. Zastępca Głównego Księgowego jest jednocześnie kierownikiem Zespołu ds. Funduszy.

§ 17.

Do zadań Wydziału Wdrażania Projektów Konkursowych należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Konkursowych PO WER:
   1. przygotowywanie wkładu do Planu Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,
   2. przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów w ramach PO WER,
   3. dokonywanie oceny formalno-merytorycznej (w tym, prowadzenie negocjacji) wniosków o dofinansowanie projektów złożonych w odpowiedzi na konkursy w ramach PO WER,
   4. organizowanie prac KOP w ramach PO WER,
   5. przygotowywanie list rankingowych wniosków ocenionych w ramach konkursów,
   6. zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków
      o dofinansowanie projektów,
   7. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach PO WER,
   8. weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
   9. monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach PO WER w zakresie finansowo-rzeczowym,
   10. weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w tym również w oparciu o 5% dokumentów źródłowych zgodnie z procedurą analizy pogłębionej w przypadku projektów z perspektywy finansowej 2014-2020,
   11. wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 1.2 PO WER oraz wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów,
   12. przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów,
   13. wprowadzanie danych do systemów SL2014 i SOWA,
   14. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
   15. zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji, w tym przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,
   16. przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,
   17. ogłaszanie naboru na ekspertów i prowadzenie rejestru ekspertów powoływanych do KOP,
   18. opracowanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją Działania 1.2 PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji,
   19. branie udziału w realizacji Wojewódzkiego Programu Wyrównywania Szans Osób
       Niepełnosprawnych i Przeciwdziałania Ich Wykluczeniu Społecznemu oraz Pomocy
        w Realizacji Zadań na Rzecz Zatrudniania Osób Niepełnosprawnych,
   20. gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781),
   21. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Konkursowych RPO WM:
   1. przygotowywanie i przeprowadzanie procedur konkursowych dla projektów w ramach RPO WM zgodnie z porozumieniem nr 1-RF/RF-II-WO/P/15/PZ zmienionego aneksem nr 1 z dnia 25 marca 2016 r., aneksem nr 2 z dnia 22 lutego 2017 r., aneksem nr 3 z dnia 29 sierpnia 2018 r., aneksem nr 4 z dnia 2 czerwca 2020 r. i aneksem nr 5 z dnia 12 marca 2021 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020 zawartego w dniu 27 maja 2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Warszawie,
   2. dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej (w tym, prowadzenie negocjacji) składanych wniosków aplikacyjnych zgodnie z zapisami dokumentów programowych i przyjętymi procedurami,
   3. organizowanie prac KOP w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM,
   4. przygotowywanie projektów list rankingowych wniosków ocenionych w ramach konkursów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM i przedkładanie ich do zatwierdzenia ZWM,
   5. zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM,
   6. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach konkursów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM ogłoszonych przez Urząd,
   7. weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
   8. monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM w zakresie finansowo-rzeczowym,
   9. weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w tym również w oparciu o 5% dokumentów źródłowych zgodnie z procedurą analizy pogłębionej w przypadku projektów realizowanych w ramach RPO WM,
   10. wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach RPO WM oraz wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów,
   11. przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów,
   12. bieżąca współpraca z beneficjentami w zakresie realizacji projektów realizowanych
       w ramach RPO WM i PO KL,
   13. wprowadzanie danych do SL2014 i LSI,
   14. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
   15. zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji, w tym przeprowadzanie kontroli na dokumentach- kontrola realizacji projektów na zakończenie,
   16. opracowanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP, związanych z realizacją Działań w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji,
   17. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM i PO KL,
   18. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ RPO WM,
   19. współpraca z IOK ZIT we wdrażaniu Działania 8.3.2 RPO WM,
   20. współudział w realizacji Wojewódzkiego Programu Wyrównywania Szans Osób
       Niepełnosprawnych i Przeciwdziałania Ich Wykluczeniu Społecznemu oraz Pomocy
        w Realizacji Zadań na Rzecz Zatrudniania Osób Niepełnosprawnych,
   21. gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
   22. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,
   23. prowadzenie czynności związanych z zamykaniem Poddziałania 6.1.1 w ramach Działania 6.1 POKL.

§ 18.

Do zadań Wydziału Wdrażania Projektów Pozakonkursowych należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Pozakonkursowych PO WER:
   1. przygotowywanie wkładu do Planu Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,
   2. przygotowywanie i przeprowadzanie naborów na projekty w ramach PO WER,
   3. dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków aplikacyjnych składanych
      w ramach POWER,
   4. przygotowywanie list wniosków o dofinansowanie projektów ocenionych w ramach ogłoszonych naborów POWER,
   5. zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów,
   6. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów PO WER ogłoszonych przez Urząd,
   7. weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
   8. weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,
   9. wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 1.1 PO WER,
   10. gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym umowy, wnioski, aneksy do umów),
   11. bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów,
   12. wprowadzanie danych dotyczących Działania 1.1 do systemów informatycznych w celu monitorowania postępu finansowego i rzeczowego w ramach tego Działania,
   13. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
   14. przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,
   15. przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,
   16. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działań PO WER,
   17. opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ,
   18. opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją Działania 1.1 PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,
   19. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi
       we wdrażanie PO w Urzędzie;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Pozakonkursowych RPO WM:
   1. przygotowywanie i przeprowadzanie naborów w ramach RPO WM zgodnie z porozumieniem nr 1-RF/RF-II-WO/P/15/PZ zmienionego aneksem nr 1 z dnia 25 marca 2016 r., aneksem nr 2 z dnia 22 lutego 2017 r., aneksem nr 3 z dnia 29 sierpnia 2018 r., aneksem nr 4 z dnia 2 czerwca 2020 r. i aneksem nr 5 z dnia 12 marca 2021 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020 zawartego w dniu 27 maja 2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Warszawie,
   2. dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków aplikacyjnych składanych w ramach RPO WM,
   3. przygotowywanie list wniosków aplikacyjnych w ramach ogłoszonych naborów RPO WM,
   4. zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków
      o dofinansowanie projektów RPO WM,
   5. przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów RPO WM,
   6. weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,
   7. weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,
   8. monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach RPO WM zarówno w zakresie finansowym jak i rzeczowym,
   9. wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 8.1 RPO WM,
   10. gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym umowy, wnioski, aneksy do umów),
   11. bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów,
   12. wprowadzanie danych do LSI oraz SL2014,
   13. przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,
   14. przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów
       na zakończenie,
   15. przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,
   16. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działania 8.1 w ramach RPO WM,
   17. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ RPO WM,
   18. opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP związanych z realizacją Działania 8.1 RPO, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,
   19. odzyskiwanie nieprawidłowości oraz korekt finansowych po zakończeniu realizacji projektów w ramach PO KL,
   20. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi
       we wdrażanie PO w Urzędzie.

§ 19.

Do zadań Wydziału Monitoringu i Pomocy Technicznej należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Monitoringu:
   1. przygotowywanie we współpracy z Wydziałem Wdrażania Projektów Konkursowych, Wydziałem Wdrażania Projektów Pozakonkursowych, Wydziałem Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy Planów Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,
   2. monitorowanie postępów w realizacji celów rocznych, pośrednich, końcowych w ramach PO wdrażanych przez Urząd,
   3. monitorowanie poziomu wykorzystania alokacji oraz przepływów pieniężnych w ramach PO realizowanych przez Urząd,
   4. sporządzanie prognoz wydatków w ramach PO wdrażanych przez Urząd i przekazywanie do IZ,
   5. przygotowywanie sprawozdań okresowych i rocznych  oraz sprawozdania końcowego
      z realizacji PO wdrażanych przez Urząd,
   6. przygotowywanie informacji kwartalnych w ramach PO wdrażanych przez Urząd,
   7. przygotowywanie wkładu do planu finansowego Urzędu w zakresie wdrażanych PO (projekty konkursowe),
   8. przygotowywanie wkładu do sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie wdrażanych PO (projekty konkursowe),
   9. wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PO wdrażanych przez Urząd (projekty konkursowe),
   10. współpracowanie z IZ przy realizacji badań ewaluacyjnych,
   11. analizowanie dokumentów dotyczących sytuacji społeczno – gospodarczej regionu mające na celu określenie kierunków wsparcia w ramach PO wdrażanych przez Urząd,
   12. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IŻ,
   13. weryfikowanie wydatków w ramach PO realizowanych przez Urząd i przygotowywanie Deklaracji wydatków od IP do IZ;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Pomocy Technicznej i Procedury Odwoławczej:
   1. wykonywanie czynności związanych z procedurą odwoławczą w zakresie wskazanym
      w art. 55 pkt 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów
      w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020,
   2. przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu z PT PO WER, wniosków
      o dofinansowanie projektu i PD PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT wymienionych PO,
   3. monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT POWER oraz PT RPO WM
      w zakresie procesu wdrażania,
   4. współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT PO WER oraz PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania oraz zmian do przedmiotowego dokumentu,
   5. przygotowywanie wkładu do sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie PT PO WER oraz  PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania,
   6. przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT PO WER oraz PT RPO WM
      w zakresie procesu wdrażania,
   7. wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT PO WER oraz  PT RPO WM
      w zakresie procesu wdrażania,
   8. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ
      w zakresie zadań zespołu,
   9. opracowywanie i modyfikacja OFiP oraz Instrukcji Wykonawczych związanych
      z realizacją PO, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji i przekazywanie ich do akceptacji do IŻ,
   10. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi
       we wdrażanie PO w Urzędzie.

§ 20.

Do zadań Wydziału Kontroli EFS należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Projektów PO WER:
   1. przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP oraz opracowywanie sprawozdań z ich realizacji,
   2. dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów konkursowych
      i pozakonkursowych w ramach PO WER oraz jej aktualizacji i na tej podstawie przeprowadzanie kontroli projektów najbardziej ryzykownych,
   3. przeprowadzanie kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER oraz sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia,
   4. przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta),
   5. przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach PO WER,
   6. prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER,
   7. przygotowywanie dokumentów dot. kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach PO WER,
   8. wprowadzanie danych do systemów SL2014,
   9. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją PO WER;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Projektów RPO WM:
   1. przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP oraz opracowywanie sprawozdań z ich realizacji,
   2. dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów konkursowych
      i pozakonkursowych w ramach RPO WM oraz jej aktualizacji i na tej podstawie przeprowadzanie kontroli projektów najbardziej ryzykownych,
   3. przeprowadzanie kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM oraz sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia,
   4. przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta),
   5. przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach RPO WM,
   6. prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM,
   7. przygotowywanie dokumentów dot. kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach RPO WM,
   8. wprowadzanie danych do systemów SL2014,
   9. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją RPO WM;
3. w zakresie funkcjonowania Wieloosobowego Stanowiska ds. Decyzji i Nieprawidłowości:
   1. prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z wdrażaniem PO WER/RPO WM, w tym sporządzanie decyzji w prawie. zwrotu nieprawidłowo wykorzystanej dotacji oraz decyzji w sprawie udzielania ulg bądź umorzeń dot. należności finansowych powstałych w związku z nieprawidłowym wykorzystaniem dotacji,
   2. odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych
      z nałożeniem korekt finansowych na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2019 r. poz. 1295 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 1378 i 2327), ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 i w umowie o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach PO WER/RPO WM,
   3. bieżący monitoring zwrotu środków oraz podejmowanie działań mających na celu skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego,
   4. raportowanie o nieprawidłowościach do IZ PO WER/RPO WM,
   5. zgłaszanie beneficjentów do Rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych
      z udziałem środków europejskich, prowadzonego przez Ministra Finansów,
   6. sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa w ramach PO WER/RPO WM,
   7. sporządzanie zawiadomień o naruszenie dyscypliny finansów publicznych w ramach PO WER/RPO WM,
   8. rozpatrywanie wniosków o kontrole doraźne w ramach PO WER/RPO WM,
   9. udostępnianie informacji publicznej w zakresie wdrażania Programów Operacyjnych współfinansowanych z EFS,
   10. prowadzenie kontroli krzyżowych programu oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych,
   11. wprowadzanie danych do systemów SL2014, IMS,
   12. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z zakresem zadań komórki.

§ 21.

Do zadań Wydziału Informacji, Promocji i Szkoleń należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji i Promocji:
   1. realizowanie działań informacyjno – promocyjnych zgodnie ze Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata 2014-2020,
   2. prowadzenie Punktu Informacyjnego zgodnie ze standardami Funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych FE opracowanych przez IK UP (konsultacje: bezpośrednie, telefoniczne, pisemne, mailowe, spotkania informacyjne/szkolenia),
   3. opracowywanie sprawozdań z przeprowadzonych działań informacyjno – promocyjnych,
   4. branie udziału w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu z PT PO WER
      w zakresie działań informacyjno – promocyjnych,
   5. współpracowanie z IZ w zakresie przygotowywania Planu Działań Informacyjno – Promocyjnych oraz jego realizacja,
   6. uczestniczenie w grupach roboczych związanych z informacją i promocją PO WER oraz RPO WM,
   7. opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ,
      w zakresie zadań zespołu,
   8. doradztwo i konsultacje dla beneficjentów na etapie sporządzania wniosków
      o dofinansowanie projektów, udzielanie informacji w zakresie dokumentacji konkursowych/naboru,
   9. opracowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących EFS,
   10. koordynowanie merytoryczne i współpracowanie z Filiami w zakresie informacji
       i promocji o EFS,
   11. opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,
   12. przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu i PD PT RPO WM w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT RPO WM,
   13. monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,
   14. współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz zmian do przedmiotowego dokumentu,
   15. przygotowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM w zakresie działań informacyjno – promocyjnych,
   16. przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,
   17. wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,
   18. opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych, działań szkoleniowych dla pracowników IP wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,
   19. współudział w ocenie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach KOP;

2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Szkoleń:
   1. branie udziału w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu z PT w zakresie szkoleń dla pracowników IP, zamówień wpisujących się w katalog dostaw i usług realizowanych w formie zakupów wspólnych oraz zakupu sprzętu komputerowego dla pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO,
   2. organizowanie działań szkoleniowych dla pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO, członków KOP, a także potencjalnych beneficjentów i beneficjentów PO,
   3. koordynowanie merytoryczne i współpracowanie z Filiami w zakresie szkoleń dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów PO,
   4. prowadzenie spraw w zakresie realizacji zakupów wspólnych,
   5. realizowanie działań upowszechniających wiedzę nt. Funduszy Europejskich,
   6. koordynowanie w zakresie opiniowania i konsultowania dokumentów i wytycznych krajowych oraz programowych związanych z wdrażaniem FE,
   7. administrowanie Bazą Wiedzy o Funduszach Europejskich w zakresie powierzonym instytucji,
   8. obsługa podstron i profili internetowych poświęconych PO,
   9. bieżące współpracowanie z Portalem Funduszy Europejskich oraz Serwisem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w zakresie zamieszczania informacji zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach programowych,
   10. administrowanie systemami wspomagającymi PO WER oraz RPO WM (w tym LSI, SL, SOWA) w zakresie uprawnień instytucji,
   11. branie udziału w ocenie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach KOP.

§ 22.

Do zakresu działania Zespołu ds. Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:

1. przedstawianie Dyrektorowi obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności
   i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej);
2.  dokonywanie oceny kontroli zarządczej I poziomu polegającej na:
   1. badaniu zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,
   2. badaniu skuteczności i efektywności działania,
   3. badaniu wiarygodności sprawozdań finansowych,
   4. weryfikacji poziomu ochrony zasobów,
   5. badaniu przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
   6. badaniu efektywności i skuteczności przepływu informacji,
   7. weryfikacji procesu zarządzania ryzykiem;

3. przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego;
4. sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;
5. przekazywanie do Marszałka rocznego planu audytu wewnętrznego i sprawozdania
   z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;
6. realizowanie zadań audytowych na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
7. realizowanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu;
8. realizowanie czynności sprawdzających poziom wdrożenia zaleceń audytowych;
9. współdziałanie z podmiotami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w Urzędzie w zakresie związanym z wdrażaniem PO przez Urząd;
10. dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu;
11. prowadzenie akt bieżących i stałych audytu wewnętrznego;
12. realizowanie postanowień zawartych w porozumieniach i umowach zewnętrznych Urzędu w zakresie audytu wewnętrznego.

§ 23.

Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kancelarii Urzędu:
   1. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
   2. prowadzenie rejestru korespondencji przyjmowanej oraz wysyłanej z Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
   3. dostarczanie korespondencji wewnątrz Urzędu,
   4. monitorowanie prawidłowości obiegu dokumentów w Urzędzie,
   5. obsługiwanie elektronicznego podsystemu obiegu dokumentów e – DOK,
   6. przyjmowanie korespondencji faksowej oraz poczty elektronicznej Urzędu,
   7. prowadzenie Punktu Informacyjnego i obsługa centrali telefonicznej,
   8. dystrybuowanie prasy;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Administracyjno – Gospodarczych:
   1. współpracowanie z kancelarią Urzędu w zakresie transportu korespondencji,
   2. zabezpieczenie mienia Urzędu i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi,
   3. prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych składników majątkowych w zakresie ilościowym,
   4. planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, modernizacji i remontów Urzędu,
   5. sprawowanie nadzoru i monitorowanie zawartych umów związanych
      z administrowaniem budynków oraz umów zawartych z dostawcami mediów i usług,
   6. zaopatrzenie Urzędu w środki techniczno-biurowe i socjalne,
   7. zabezpieczenie techniczne narad i spotkań organizowanych w Urzędzie,
   8. nadzorowanie eksploatacji sprzętu i urządzeń biurowych,
   9. uaktualnianie spisu telefonów pracowników Urzędu, w oparciu o informacje o zmianach otrzymywane od kierowników komórek organizacyjnych,
   10. prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062);
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informatyki:
   1. opracowywanie szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych służących do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych,
   2. opracowywanie procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,
   3. bieżące kontrolowanie zgodności funkcjonowania sieci i systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz kontrola przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,
   4. analizowanie funkcjonowania i stanu transferu sieci oraz łącza internetowego,
   5. konserwowanie i sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem serwerów,
   6. instalowanie i konfigurowanie zestawów komputerowych,
   7. obsługiwanie multimedialne konferencji,
   8. obsługiwanie administracyjno - systemowe aplikacji zainstalowanych na stanowiskach komputerowych i serwerach w Urzędzie (m.in.: Windows, system księgowo – kadrowy QNT, system wspomagający system naboru i oceny wniosków o dofinansowanie
      w ramach EFS, system wspomagający realizację wypłat ze środków FGŚP SOWA, System Elektronicznego Obiegu Dokumentów – EDOK, Płatnik, Lex, Serwis Prawa Pracy, Vademecum Gł. Księgowego),
   9. obsługiwanie techniczne strony internetowej Urzędu,
   10. doradzanie techniczne i funkcjonalne w związku z przetargami dotyczącymi zakupów sprzętu komputerowego w ramach projektów współfinansowanych przez EFS,
   11. sprawowanie nadzoru nad infrastrukturą informatyczną i utrzymanie ciągłości pracy systemów informatycznych w Filiach,
   12. sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem ciągłości działania wydzielonej sieci elektrycznej przeznaczonej do zasilania gniazdek komputerowych (kontrola przeciążeń, ocena stanu technicznego osprzętu elektrycznego),
   13. serwisowanie programowo sprzętowe – naprawa uszkodzeń aplikacji, baz danych oraz przeprowadzanie drobnych napraw sprzętowych,
   14. sprawowanie nadzoru nad realizacją zasad Polityki Bezpieczeństwa,
   15. dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego, osprzętu, licencji, aktualizacji, materiałów eksploatacyjnych, utrzymanie usług internetowych wspomagających pracę urzędu (m.in.: hosting skrzynek e-mail, Exchange, BIP, e-PUAP itp.),
   16. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego użytkowanego przez pracowników
        i harmonogramu jego wymiany,
   17. obsługiwanie techniczne KOP;
4. w zakresie funkcjonowania Archiwum Zakładowego:
   1. przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
   2. przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie pełnej ich ewidencji,
   3. udostępnianie akt,
   4. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kategoria A)
      do właściwego Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,
   5. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego,
   6. prowadzenie współpracy z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania
      z dokumentacją.

§ 24.

Do zadań Zespołu ds. Struktur i Organizacji należy w szczególności:

1. opracowywanie projektu statutu, regulaminu organizacyjnego i ich zmian;
2. opracowywanie planów pracy Urzędu;
3. opracowywanie sprawozdań z działalności Urzędu;
4. współpracowanie z Wydziałem Zarządu w Departamencie Organizacji UMWM w zakresie przygotowywania sprawozdań o sposobie realizacji uchwał ZWM oraz SWM;
5. współpracowanie z właściwymi merytorycznie wydziałami przygotowującymi projekty uchwał ZWM oraz SWM;
6. rejestrowanie i przechowywanie zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez Dyrektora;
7. opracowywanie projektów zarządzeń i innych dokumentów Dyrektora związanych
   z zakresem działania zespołu;
8. przygotowywanie, zgodnie z określonymi procedurami, projektów upoważnień
   i pełnomocnictw dla Dyrektora, wicedyrektorów i Dyrektorów Filii oraz ich ewidencjonowanie;
9. ewidencjonowanie porozumień zawieranych przez Urząd z partnerami zewnętrznymi
   w zakresie realizacji zadań statutowych;
10. przygotowywanie odpowiedzi na listy, wnioski dot. spraw organizacyjnych Urzędu;
11. prowadzenie sekretariatów Urzędu;
12. obsługa organizacyjna narad własnych zwoływanych przez Dyrektora;
13. obsługa techniczna WRRP;
14. informowanie komórek organizacyjnych o aktualnych aktach prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim;
15. analizowanie porządku obrad posiedzeń oraz podjętych ustaleń SWM i ZWM w zakresie zadań realizowanych przez Urząd;
16. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu zgodnie z określonymi procedurami.

§ 25.

Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1. sporządzanie projektu planu udzielania zamówień publicznych;
2. sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych do Urzędu Zamówień Publicznych;
3. przyjmowanie i opiniowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego;
4. przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych:
   1. sporządzanie dokumentów niezbędnych do wszczęcia i przeprowadzenia postępowania,
   2. sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeń, wystąpień
      i pism do potencjalnych wykonawców;
5. przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie uzasadnia stosowania przepisów o zamówieniach publicznych;
6. prowadzenie rejestru postępowań i umów w sprawach udzielania zamówień publicznych;
7. organizowanie i nadzorowanie pracy komisji przetargowej.

§ 26.

Do zakresu zadań Zespołu Radców Prawnych należy świadczenie pomocy prawnej, o której mowa w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 75 i 2320), w szczególności poprzez:

1. udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie stosowania prawa w Urzędzie;
2. udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych na potrzeby Urzędu;
3. opiniowanie pod względem prawnym projektów umów i porozumień zawieranych przez Urząd;
4. opiniowanie przedkładanych zabezpieczeń i umów w ramach działań Urzędu;
5. opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych, w tym projektów uchwał;
6. informowanie Dyrektora i pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Urzędu;
7. reprezentowanie Urzędu przed sądami, organami administracji publicznej i innymi jednostkami administracyjnymi w ramach udzielonego pełnomocnictwa;
8. prowadzenie repertorium spraw sądowych.

§ 27.

Do zadań Zespołu ds. Kadr, Szkoleń i BHP należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu;
2. zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników;
3. zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników i ich rodzin oraz osób zatrudnionych
   na podstawie umów cywilno – prawnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych;
4. prowadzenie spraw związanych z dodatkami do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia i specjalistów ds. programów;
5. przygotowywanie planu zatrudnienia i danych do planu finansowego;
6. prowadzenie rekrutacji pracowników;
7. prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem ocen okresowych pracowników;
8. obsługiwanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
9. prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu;
10. sporządzanie analiz i sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
11. prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk uczniów i studentów oraz staży;
12. rozliczanie czasu pracy zatrudnionych pracowników i sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;
13. ewidencjonowanie wyjazdów służbowych oprócz wyjazdów pracowników zatrudnionych w Filiach;
14. opracowywanie opisu stanowisk;
15. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników Urzędu, w tym w szczególności:
    1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy,
    2. bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz
       z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
    3. sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bhp zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
    4. udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy,
    5. przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii
       na stanowiskach pracy,
    6. udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz
       w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków,
    7. doradzanie w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp,
    8. udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
    9. prowadzenie szkoleń wstępnych i organizowanie szkoleń okresowych w zakresie bhp
       i ppoż.,
    10. prowadzenie spraw związanych z badaniami lekarskimi pracowników oraz współpraca
        z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, zawieranie umów dotyczących profilaktycznych badań lekarskich pracowników,
    11. organizowanie przeprowadzania okresowych kontroli sprzętu przeciwpożarowego, dbałość o prawidłowe i terminowe wykonywanie prac konserwatorskich,
    12. prowadzenie innych spraw związanych z ppoż.

§ 28.

Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Systemu Zarządzania Jakością należy
w szczególności:

1. wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie w Urzędzie ZSZ;
2. planowanie wewnętrznych audytów jakości i nadzór nad usuwaniem stwierdzonych niezgodności;
3. koordynowanie prac zespołu audytorów wewnętrznych;
4. koordynowanie działań związanych z audytorami zewnętrznymi systemów jakości;
5. badanie satysfakcji klienta;
6. monitorowanie współpracy między komórkami organizacyjnymi Urzędu;
7. monitorowanie pracy Urzędu na podstawie „Karty Zadowolenia Klienta Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie”;
8. planowanie i organizowanie Przeglądów Zarządzania;
9. opracowywanie zbiorczych wyników analizy ryzyka w zidentyfikowanych procesach;
10. rekomendowanie Dyrektorowi Urzędu Akceptowalnego Poziomu Ryzyka;
11. prowadzenie Rejestru Ryzyka;
12. przeprowadzenie w ramach odrębnego procesu, samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej dla kierownika komórki organizacyjnej oraz pracowników Urzędu;
13. opracowywanie i przekazywanie Dyrektorowi Urzędu wyników samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej;
14. doskonalenie komunikacji z klientem Urzędu.

§ 29.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności:

1. opracowywanie planu kontroli;
2. organizowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej na podstawie planu kontroli lub na zlecenie Dyrektora;
3. organizowanie i przeprowadzanie kontroli działań w zakresie projektów i programów realizowanych przez Urząd lub z jego udziałem;
4. kontrolowanie projektów własnych Urzędu;
5. prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organami kontroli zewnętrznej;
6. kontrolowanie realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej;
7. prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
8. prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków wpływających do Urzędu;
9. prowadzenie książki kontroli;
10. koordynowanie działań organizacyjnych komórek Urzędu w zakresie obsługi kontroli zewnętrznych.

§ 30.

Do zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw z zakresu określania i koordynowania regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich w odniesieniu do krajowej polityki rynku pracy przez przygotowanie regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;
2. sporządzanie sprawozdania z realizacji regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;
3. koordynowanie na terenie województwa realizacji programów aktywizacji zawodowej finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy;
4. prowadzenie sprawozdawczości z zakresu efektywności wykorzystania przyznanych środków rezerwy Funduszu Pracy;
5. zlecanie działań aktywizacyjnych, w tym koordynacja działań powiatowych urzędów pracy, nadzór nad realizacją zlecenia, kontrola i monitoring;
6. dokonywanie podziału środków Funduszu Pracy (według kryteriów określonych przez SWM) na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty;
7. opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przyznanie z rezerwy Funduszu Pracy dodatkowych środków na finansowanie innych fakultatywnych zadań;
8. opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przesunięcie środków przyznanych na finansowanie innych fakultatywnych zadań, na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej;
9. współdziałanie z WRRP w określaniu i realizacji regionalnej polityki rynku pracy
   i rozwoju zasobów ludzkich;
10. prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia w szczególności poprzez popularyzowanie ekonomii społecznej w subregionie oraz współpracę z lokalnymi podmiotami, w tym organizacjami pozarządowymi, na rzecz aktywizacji rynku pracy, promocji zatrudnienia i łagodzenia skutków bezrobocia;
11. opracowanie założeń do programów regionalnych w oparciu o aktualną sytuację na mazowieckim rynku pracy;
12. koordynowanie na terenie województwa realizacji programów regionalnych w oparciu
    o porozumienia zawarte z powiatowymi urzędami pracy;
13. dokonywanie podziału środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego w oparciu
    o zapotrzebowanie składane przez starostów;
14. koordynowanie na terenie województwa realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego finansowanego z limitu podstawowego Funduszu Pracy;
15. koordynowanie na terenie województwa realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego finansowanego z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy;
16. sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji Krajowego Funduszu Szkoleniowego;
17. prowadzenie dialogu społecznego w zakresie kształcenia ustawicznego.

§ 31.

Do zadań Wydziału Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy należy w szczególności:

1. prowadzenie działań badawczo-analitycznych rynku pracy i edukacji zawodowej w regionie, w tym na zlecenie ministra właściwego ds. pracy;
2. inicjowanie i realizacja projektów badawczych współfinansowanych ze środków zewnętrznych;
3. współpracowanie z organami oświatowymi, organizacjami pozarządowymi, związkami przedsiębiorców i pracodawców i innymi partnerami rynku pracy na rzecz kształcenia zawodowego powiązanego z potrzebami rynku pracy;
4. współpracowanie z instytucjami krajowymi i międzynarodowymi w zakresie kierunków badań, metod i wskaźników w monitoringu rynku pracy i edukacji;
5. promowanie i upowszechnianie wyników badań i analiz rynku pracy i edukacji zawodowej;
6. prowadzenie monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego w obszarze rynku pracy;
7. prowadzenie badań statystycznych statystyki publicznej w części dotyczącej obowiązków sprawozdawczych wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy;
8. monitorowanie wojewódzkiego rynku pracy w zakresie aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu, wydatków Funduszu Pracy w poszczególnych programach rynku pracy oraz monitorowanie zwolnień pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy;
9. współpracowanie z WRRP w zakresie przedstawiania informacji statystycznych do wydawanych przez WRRP opinii dotyczących kierunków kształcenia, szkolenia zawodowego oraz zatrudnienia w województwie;
10. współpracowanie w zakresie planowania podziału środków Funduszu Pracy na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty;
11. coroczne określanie i ogłaszanie w wojewódzkim dzienniku urzędowym, na podstawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, wykazu zawodów, w których za przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników może być dokonywana refundacja;
12. zbieranie, agregowanie i przekazywanie do ministra właściwego do spraw pracy informacji dotyczącej wykorzystania środków przeznaczonych na dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników objętych rozwiązaniami na rzecz ochrony miejsc pracy;
13. promowanie i upowszechnianie badań statystycznych statystyki publicznej.

§ 32.

Do zadań Wydziału Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia:
   1. prowadzenie rejestru agencji zatrudnienia oraz wydawanie certyfikatów o dokonaniu wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia,
   2. prowadzenie postępowań administracyjnych oraz przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach: odmowy wpisania podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia, wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia oraz decyzji o zakazie wykonywania przez podmiot działalności objętej wpisem,
   3. prowadzenie ewidencji wydanych decyzji administracyjnych,
   4. gromadzenie zawiadomień od przedsiębiorców zagranicznych z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy mogą korzystać ze swobody świadczenia usług na podstawie umów zawartych przez te państwa z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, posiadających uprawnienia i prowadzących zgodnie z prawem działalność w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego na terytorium tego państwa oraz zamierzających świadczyć te usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i prowadzenie wykazu ww. przedsiębiorców zagranicznych,
   5. gromadzenie i przetwarzanie (analizowanie) informacji rocznych o działalności agencji zatrudnienia od podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia oraz sporządzanie i przesyłanie zbiorczej informacji o działalności agencji zatrudnienia do ministra właściwego do spraw pracy,
   6. udzielanie osobom prowadzącym agencje zatrudnienia lub zainteresowanym prowadzeniem takich agencji informacji w zakresie związanym z prowadzeniem rejestru agencji zatrudnienia,
   7. współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w sprawach przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia:
   1. opracowywanie planów kontroli agencji zatrudnienia,
   2. przeprowadzanie kontroli agencji zatrudnienia w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
   3. sporządzanie informacji pokontrolnych,
   4. prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli,
   5. współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie: ujawnionych w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz przestrzegania przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia,
   6. udzielanie osobom prowadzącym agencje zatrudnienia lub zainteresowanym prowadzeniem takich agencji informacji o zasadach przeprowadzania kontroli agencji zatrudnienia,
   7. prowadzenie spraw związanych ze służbą zastępczą,
   8. współdziałanie z ministrem właściwym do spraw pracy w sprawach związanych z naruszeniem warunków prowadzenia agencji zatrudnienia przez agencje zatrudnienia posiadające akredytacje do prowadzenia pośrednictwa pracy w ramach sieci EURES.

§ 33.

Do zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej należy, w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Poradnictwa Zawodowego:
   1. świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
      • prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego
        z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,
      • świadczenie porad i informacji indywidualnej na odległość,
      • udzielanie informacji zawodowej, w tym o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,
      • wspomaganie powiatowych urzędów pracy w prowadzeniu poradnictwa zawodowego przez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery zawodowej na rzecz bezrobotnych i poszukujących pracy,
   2. koordynowanie prac centrów w województwie w zakresie poradnictwa zawodowego,
      w tym:
      • opracowywanie kierunków oraz planów działań we współpracy z innymi centrami,
      • sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,
      • standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,
      • koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów porad grupowych,
      • koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,
   3. koordynowanie poradnictwa zawodowego w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa, w tym:
      • organizowanie spotkań instruktażowych,
      • realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,
   4. pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku
      z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,
   5. udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy
      i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych,
   6. współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów
      i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy;

2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości:
   1. realizowanie zadań związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej poprzez:
      • prowadzenie indywidualnego, w tym indywidualnego na odległość oraz grupowego poradnictwa zawodowego,
      • udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia, w tym udzielanie indywidualnej i grupowej informacji zawodowej na rzecz pracodawców i ich pracowników,
      • opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w aktywnym poszukiwaniu pracy na terenie województwa, a także współpraca w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy, akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,
      • zapewnianie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy oraz udostępnianie zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,
      • wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym przede wszystkim planowania działalności gospodarczej,
      • współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,
      • uczestniczenie w targach edukacyjnych i targach pracy,
      • opracowywanie materiałów informacyjno-promocyjnych Centrum oraz doposażenie stanowisk doradców zawodowych – wydatkowanie środków z Funduszu Pracy,
   2. koordynowanie działań centrów w województwie związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:
      • opracowywanie kierunków i planów działań we współpracy z innymi centrami,
      • sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,
      • standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,
      • koordynowanie opracowywania, aktualizowania i upowszechniania zasobów informacji,
      • koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów spotkań grupowych,
      • koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,
      • koordynowanie doposażenia stanowisk doradców zawodowych,
   3. koordynowanie w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:
      • współorganizowanie spotkań instruktażowych,
      • współpracowanie przy realizacji działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym
        w zakresie usług rynku pracy dla pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy,
   4. współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:
      • prowadzenie rejestru instytucji szkoleniowych,
      • wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
      • popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
   5. wydawanie zaświadczeń stwierdzających charakter, okres i rodzaj wykonywanej
      w Rzeczypospolitej Polskiej działalności zawodowej;
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Promocji Zatrudnienia i EURES:
   1. realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
      • informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,
      • uczestniczenie w targach i giełdach pracy,
      • zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji
        o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy,
      • zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,
      • upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa,
   2. realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi w szczególności:
      • wspieranie i realizowanie działań sieci EURES, w tym nawiązywanie współpracy
        z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie i monitorowanie programów i planów działań dla EURES,
      • koordynowanie realizacji działań EURES przez urzędy pracy na terenie województwa we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządami powiatowymi oraz innymi podmiotami uprawnionymi do realizacji działań sieci EURES,
   3. realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia  społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, a w szczególności:
      • pełnienie funkcji instytucji właściwej,
      • przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
      • wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
   4. realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi,
   5. udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie
      i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia.

§ 34.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Promocji Urzędu należy w szczególności:

1. zapewnienie obsługi informacyjnej w Urzędzie;
2. współpracowanie z mediami ogólnopolskimi i regionalnymi, w zakresie:
   1. opracowywania i przekazywania informacji o bieżącej pracy Urzędu,
   2. uzgadniania kontaktów dziennikarzy z dyrektorami oraz innymi pracownikami Urzędu,
   3. organizowania konferencji prasowych,
   4. opracowywania sprostowań, polemik i wyjaśnień do mediów,
   5. udział w wyjazdach służbowych zleconych przez Dyrektora,
   6. opracowywania innych materiałów związanych z obsługą informacyjną Dyrektora i Urzędu;
3. przygotowywanie, redagowanie i opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz z UMWM, informacji o ich działalności;
4. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad stroną internetową Urzędu: ustalanie zawartości, redagowanie i akceptowanie treści, a także wybór optymalnych metod i sposobów prezentowania wizerunku Urzędu;
5. opracowywanie i przekazywanie informacji przeznaczonych do zamieszczenia w Serwisie Informacyjnym Samorządu Województwa Mazowieckiego;
6. wydawanie i rozpowszechnianie biuletynu informacyjnego Urzędu „Mazowiecki Rynek Pracy”;
7. opracowywanie, przygotowywanie, ewidencjonowanie i dystrybuowanie materiałów promocyjno – reklamowych Urzędu;
8. zlecanie aktualizacji systemu identyfikacji wizualnej Urzędu oraz monitorowanie jego przestrzegania;
9. prowadzenie rejestru patronatów Urzędu.

§ 35.

Do zakresu zadań Wydziału Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Wniosków Indywidualnych:
   1. dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wniosków pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,
      • przygotowywanie dokumentacji w sporach powstałych w związku z odmową wypłaty świadczeń,
   2. realizowanie zadań informacyjno-promocyjnych związanych z FGŚP,
   3. bieżące monitorowanie ogłoszonych upadłości i otwartych postępowań restrukturyzacyjnych;
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Wykazów:
   1. dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,
      • przygotowywanie dokumentacji w sporach powstałych w związku z odmową wypłaty świadczeń,
   2. dokonywanie czynności związanych z realizowaniem zadań na rzecz ochrony miejsc pracy w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie umów o wypłatę świadczeń,
      • sporządzanie stanowisk o odmowie przyznania świadczeń lub o odmowie zawarcia umowy o wypłatę świadczeń,
      • dokonywanie wszelkich czynności związanych z udzielaniem pomocy de minimis,
      • przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców w zakresie przestrzegania postanowień umowy o wypłatę świadczeń,
   3. realizowanie zadań związanych z udzielaniem nieoprocentowanej pożyczki na skutek powodzi w szczególności poprzez:
      • przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,
      • sporządzanie stanowisk o przekazaniu środków bądź o odrzuceniu wniosku;
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Dochodzenia Zwrotu Należności FGŚP:
   1. dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu cywilnym, w szczególności poprzez:
      • pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
        i o stanie jego majątku,
      • sporządzanie wezwań do zapłaty,
      • przygotowywanie dokumentacji do sporządzenia powództw w postępowaniu cywilnym,
      • sporządzanie wniosków egzekucyjnych,
      • kompleksowy nadzór nad całym postępowaniem egzekucyjnym,
   2. dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym, w szczególności poprzez zgłaszanie wierzytelności w stosunku do dłużników FGŚP w toku postępowania upadłościowego i restrukturyzacyjnego,
   3. prowadzenie postępowań w zakresie określenia warunków zwrotu należności FGŚP,
      w szczególności poprzez:
      • pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku
        i o stanie jego majątku,
      • sporządzanie stanowisk w przypadku wystąpienia przesłanek do przekazania wniosku do Dysponenta FGŚP o określenie warunków zwrotu należności,
      • sporządzanie wniosków do Dysponenta FGŚP o umorzenie i odstąpienie należności,
      • sporządzanie wniosków do Dysponenta FGŚP o spłatę ratalną należności FGŚP w stosunku do osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz w stosunku do przedsiębiorców zgodnie z zasadami udzielania pomocy de minimis,
      • monitorowanie prawidłowości i terminowości spłat ratalnych,
   4. dochodzenie zwrotu nieoprocentowanej pożyczki z FGŚP dla pracodawcy, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej lub istotnie ograniczył jej prowadzenie, w postępowaniu egzekucyjnym w administracji w zakresie egzekucji obowiązków o charakterze pieniężnym w szczególności poprzez:
      • sporządzanie upomnień,
      • sporządzanie tytułów wykonawczych,
      • sporządzanie wniosków egzekucyjnych,
      • sporządzanie stanowisk w zakresie umarzania nieoprocentowanej pożyczki,
      • monitorowanie przebiegu postępowania egzekucyjnego,
   5. prowadzenie ewidencji dłużników.

§ 36.

Do zakresu zadań Wydziału Wsparcia Przedsiębiorców należy w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Rozliczeń:
   1. współpracowanie z podmiotami, które otrzymały środki na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP w tym:
      • przyjmowanie i weryfikacja oświadczeń w zakresie zmian dotyczących wysokości dofinansowania na podstawie zawartej umowy w tym rezygnacja z części dofinansowania,
      • dokonywanie analizy prawidłowości danych zawartych w oświadczeniu o zmianach do umowy pod względem merytorycznym i rachunkowym,
      • kontaktowanie się z przedsiębiorcami w przypadku nieprawidłowości w przesłanym oświadczeniu, celem wyjaśnienia, korekty danych w nim zawartych,
      • przekazywanie Wydziałowi Księgowości i Funduszy informacji z oświadczenia,
      • monitorowanie terminów składania rozliczeń przez beneficjentów,
   2. wstępne weryfikowanie rozliczenia otrzymanych środków z FGŚP i dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie pomocy zgodnie z przeznaczeniem przekazanych świadczeń i środków:
      • sprawdzenie kompletności przekazanej dokumentacji dotyczącej rozliczenia udzielonej pomocy,
      • weryfikowanie prawidłowości wykorzystania środków dofinansowania przez beneficjenta na podstawie załączonych przelewów do ZUS, US oraz przelewów dla pracowników,
      • sprawdzenie dokumentów potwierdzających zatrudnienie pracowników w okresie pobierania świadczeń, na których przedsiębiorca otrzymał dofinansowanie,
      • analizowanie dokonanych zwrotów środków przez beneficjenta,
      • sporządzanie informacji o zwrocie niewykorzystanych środków przez beneficjenta i przekazywanie jej do Wydziału Księgowości i Funduszy,
      • sporządzanie pisemnych stanowisk do beneficjenta o wynikach wstępnej weryfikacji,
   3. końcowe weryfikowanie pełnej dokumentacji, potwierdzającej wykorzystanie zgodnie z przeznaczeniem przekazanych świadczeń i środków:
      • weryfikowanie pełnej dokumentacji złożonej przez beneficjenta pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, potwierdzającej wykorzystanie przekazanych środków zgodnie z przeznaczeniem,
      • sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o złożone pełne rozliczenie,
      • ostateczne zatwierdzanie przekazanego rozliczenia otrzymanych środków na rzecz ochrony miejsc pracy z FGŚP,
      • sporządzanie pisemnych stanowisk do beneficjenta o wynikach końcowej weryfikacji,
   4. koordynowanie prac Filii oraz powołanych zarządzeniem Dyrektora WUP zespołów zadaniowych w zakresie rozliczania wniosków o wypłatę świadczeń wynikających
      z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych
      z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.[3]⁾);
2. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Windykacji:
   1. dochodzenie zwrotu należności, w szczególności poprzez:
      • sporządzanie wezwań do zapłaty i zgłaszanie wierzytelności,
      • przygotowanie dokumentacji do sporządzania powództw w postępowaniu cywilnym,
      • sporządzenie wniosków egzekucyjnych,
   2. prowadzenie rejestrów akt spraw postepowań cywilnych i egzekucyjnych,
   3. sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
   4. monitorowanie przebiegu procesu windykacji,
   5. przygotowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie realizowanych zadań;
3. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli:
   1. opracowywanie planów kontroli beneficjentów którym udzielono dofinansowania na ochronę miejsc pracy,
   2. przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania postanowień umowy, wydatkowania środków zgodnie z warunkami określonymi w umowie i we wniosku oraz w zakresie właściwego udokumentowania i wykorzystania tych środków,
   3. sporządzanie informacji pokontrolnych,
   4. prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli;
4. w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Postępowań Administracyjnych:
   1. prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w tym sporządzanie decyzji w sprawie odmowy wypłaty świadczeń na podstawie art. 15 gg oraz decyzji w sprawie zwrotu nieprawidłowo wykorzystanych środków FGŚP, przygotowywanie odpowiedzi na odwołania od wydanych decyzji administracyjnych oraz na skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego,
   2. odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
   3. monitorowanie zwrotu środków oraz podejmowanie działań mających na celu skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego,
   4. sporządzanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa;
5. w zakresie funkcjonowania Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Wniosków:
   1. rozpatrywanie wniosków o wypłatę świadczeń w oparciu o zapisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych,
   2. koordynowanie prac Filii oraz powołanych zarządzeniem Dyrektora WUP zespołów zadaniowych w zakresie rozpatrywania wniosków o wypłatę świadczeń wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

§ 37.

Do zakresu zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS należy w szczególności:

1. prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia i kształcenia ustawicznego w szczególności poprzez:
   1. popularyzowanie ekonomii społecznej w subregionie,
   2. prowadzenie współpracy z lokalnymi podmiotami, w tym organizacjami pozarządowymi, na rzecz aktywizacji rynku pracy, promocji zatrudnienia i łagodzenia skutków bezrobocia, partnerstwa lokalnego oraz edukacji dla dorosłych;
2. udział w realizacji zlecania działań aktywizacyjnych, w szczególności poprzez przeprowadzanie czynności kontrolnych u realizatora i w powiatowych urzędach pracy;
3. realizowanie lub współrealizowanie projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł;
4. udział w działaniach informacyjno – promocyjnych Krajowego Funduszu Szkoleniowego;
5. udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia;
6. wspieranie rozwoju przedsiębiorczości na terenie działania Filii m.in. poprzez organizowanie, współorganizowanie oraz udział w forach gospodarczych, spotkaniach branżowych, targach pracy, seminariach naukowych, konkursach;
7. udział w realizacji zadań informacyjno-promocyjnych związanych z Funduszem Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
8. udział w ocenie wniosków aplikacyjnych w ramach KOP;
9. udział w kontrolach projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach POWER i RPO WM realizowanych na terenie działania Filii;
10. udział w działaniach informacyjno – promocyjnych POWER i RPO WM, dla których Urząd jest IP oraz innych zadaniach związanych z aktywizacją zawodową;
11. sporządzanie planów, informacji i sprawozdań z realizowanych zadań;
12. realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

§ 38.

1. Do zakresu zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach należy
   w szczególności:
   1. świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:
      1. prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego, w tym poradnictwa na odległość, z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,
      2. udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej, oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,
      3. wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym planowania działalności gospodarczej,
      4. realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,
      5. pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku
         z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,
      6. udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy
         i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych,
      7. współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów
         i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,
      8. opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w poszukiwaniu pracy,
         a także prowadzenie współpracy w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy
         i akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje
         o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,
      9. zapewnienie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy,
      10. udostępnianie w siedzibie urzędu zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,
      11. organizowanie spotkań instruktażowych dla pracowników urzędów pracy na terenie działania Filii,
      12. organizowanie, współorganizowanie oraz uczestnictwo w targach edukacyjnych
          i targach pracy;
   2. współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:
      1. przyjmowanie wniosków o wpis do rejestru instytucji szkoleniowych,
      2. popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk
         w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,
      3. wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży;
   3. realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:
      1. informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,
      2. uczestniczenie w targach i giełdach pracy,
      3. zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji
         o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy,
      4. zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,
      5. upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa;
   4. realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim, w szczególności wspieranie i realizacja działań sieci EURES poprzez nawiązywanie współpracy z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie
      i monitorowanie programów i planów działań dla EURES;
   5. realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia  społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, w szczególności:
      1. pełnienie funkcji instytucji właściwej,
      2. przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,
      3. wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia;
   6. realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi;
   7. udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie
      i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia;
   8. współudział w realizacji projektów własnych Urzędu i Filii w zakresie doboru kandydatów;
   9. wspieranie rozwoju małej przedsiębiorczości w szczególności poprzez:
      1. informowanie, gromadzenie oraz udostępnianie informacji z zakresu uruchamiania oraz prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek,
      2. współpracę z organizacjami świadczącymi usługi na rzecz rozwoju małej przedsiębiorczości,
      3. udzielanie porad z zakresu uruchamiania działalności gospodarczej, w tym pomocy
         w ramach środków publicznych, krajowych i unijnych;
   10. realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
2. Centra Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach w zakresie wykonywanych zadań, z wyłączeniem ust. 1 pkt 10, współpracują z Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Warszawie, koordynującym działania Centrów Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Filiach.

§ 39.

Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Filii należy w szczególności:

1. obsługiwanie sekretariatu;
2. współpracowanie z Zespołem ds. Kadr, Szkoleń i BHP;
3. obsługa informatyczna;
4. zabezpieczenie techniczno-materiałowe;
5. zabezpieczenie mienia i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi;
6. współpracowanie z archiwum zakładowym;
7. obsługa transportowa;
8. prowadzenie podręcznego magazynu;
9. prowadzenie rejestru korespondencji oraz obsługa kancelaryjna;
10. realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

§ 40.

Do zakresu zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności należy
w szczególności:

1. nadzorowanie przestrzegania przez pracowników Urzędu przepisów o ochronie
   informacji niejawnych;
2. opracowywanie instrukcji i planów ochrony informacji niejawnych i nadzór nad ich realizacją;
3. realizowanie procedur bezpieczeństwa osobowego, wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa;
4. prowadzenie wykazu stanowisk oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych;
5. prowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony informacji niejawnych, ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;
6. opracowywanie i utrzymywanie w stałej aktualności dokumentacji obronnej Urzędu;
7. planowanie i organizowanie szkoleń z zakresu ochrony informacji niejawnych;
8. prowadzenie ewidencji dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”;
9. koordynowanie i prowadzenie szkoleń związanych z obronnością;
10. opieka i koordynacja nad Stałym Dyżurem Dyrektora Urzędu oraz jego obsadą osobową;
11. reklamowanie pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

§ 41.

Inspektor Ochrony Danych realizuje zadania określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

Rozdział 5

Zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism

 

§ 42.

1. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów określa instrukcja wydawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
2. Szczegółowe zasady obiegu dokumentów księgowych określa instrukcja wydana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.
3. Szczegółowe zasady wydawania zarządzeń określa instrukcja wydawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.

§ 43.

1. Dyrektor podpisuje w szczególności:
   1. pisma do organów administracji publicznej;
   2. pisma do kierowników organów kontroli zewnętrznej;
   3. pisma związane z wykonywaniem funkcji kierownika jednostki.
2. Dyrektor może upoważnić wicedyrektorów oraz innych pracowników Urzędu do załatwiania spraw, w tym podpisywania pism, o których mowa w ust. 1.
3. Wicedyrektorzy podpisują pisma w zakresie spraw objętych ich nadzorem.
4. Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, składa podpis na dokumencie dotyczącym czynności prawnej, z której wynika zobowiązanie finansowe.

 

Rozdział 6

Postanowienie końcowe

 

§ 44.

Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.