Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej - www.bip.gov.pl
Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie
Herb Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie

Środa 17.01.2018

A A A A
A A+ A++
zaawansowane

Regulamin organizacyjny

 

Pobierz (dokument programu MS Word):

regulamin organizacyjny

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 23/16

Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy

w Warszawie z dnia 16 maja 2016 r.

 

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY

W WARSZAWIE

 

 

 

 

 

Rozdział I

Przepisy ogólne

 

Paragraf 1.

 

Regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie, zwany dalej: „Regulaminem”, określa w szczególności strukturę organizacyjną, zadania poszczególnych komórek organizacyjnych, osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, zakresy uprawnień i odpowiedzialności kadry kierowniczej, zasady zastępowania dyrektora w czasie jego nieobecności, a także zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism w Urzędzie.

 

Paragraf 2.

 

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1)     Beneficjent – podmiot publiczny lub prywatny oraz –wyłącznie do celów rozporządzenia w sprawie EFRROW i rozporządzenia w sprawie EFMR – osobę fizyczną, odpowiedzialną za inicjowanie lub inicjowanie i wdrażanie operacji; w kontekście programów pomocy państwa, w rozumieniu art. 2 pkt 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, podmiot, który otrzymuje pomoc; w kontekście instrumentów finansowych oznacza podmiot, który wdraża instrument finansowy albo, w stosownych przypadkach, fundusz funduszy;

2)     bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy;

3)     BIP Biuletyn Informacji Publicznej;

4)     Clear Questprogram do zgłaszania problemów związanych z obsługą KSI i SL2014;

5)     Dyrektor – Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie;

6)     EFS – Europejski Fundusz Społeczny;

7)     EOG – Europejski Obszar Gospodarczy;

8)     EURES – European Employment Services - Europejskie Służby Zatrudnienia;

9)     FE – Fundusze Europejskie;

10)   FGŚP– Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

11)   IK UP – Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa, której funkcje pełni minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego;

12)   IOK -Instytucja Organizująca Konkurs;

13)   IOK ZIT WOF– właściwą instytucję w rozumieniu art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, która pełni funkcję instytucji współorganizującej konkurs w ramach ZIT WOF i której powierzono zadania związane z prowadzeniem procedur konkursowych, służących wyłanianiu przez IZ projektów, które będą dofinansowane ze środków Programu w ramach Działań/Podziałań ZIT WOF;

14)   IP – Instytucja Pośrednicząca;

15)   IP II Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL;

16)   IZ – Instytucja Zarządzająca;

17)   KOP - Komisja Oceny Projektów;

18)   KOW – Komisja Oceny Wniosków;

19)   KSI – Krajowy System Informatyczny SIMIK;

20)   LSI - Lokalny System Teleinformatyczny umożliwiający wymianę danych z SL2014;

21)   Marszałek –Marszałek Województwa Mazowieckiego;

22)   nIMS – New Irregularity Management System – system służący informowaniu o nieprawidłowościach;

23)   OFiP – Opis Funkcji i Procedur RPO WM na lata 2014 - 2020;

24)   OSZiK – Opis Systemu Zarządzania i Kontroli w ramach RPO WM 2007 - 2013;

25)   PD PT RPO WM – Plan Działań Pomocy Technicznej RPO WM;

26)   PEFS – Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego;

27)   PO – Programy Operacyjne w zakresie zadań powierzonych Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Warszawie;

28)   PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 - 2013;

29)   PO RYBY – Program Operacyjny Rybactwo i Morze 2014 - 2020;

30)   PO WER – Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014 - 2020;

31)   ppoż. – ochrona przeciwpożarowa;

32)   PROW – Program Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014 - 2020;

33)   PT - Pomoc Techniczna;

34)   PT POKL – Pomoc Techniczna PO KL;

35)   PUP – Powiatowy Urząd Pracy;

36)   RPD PT POKL – Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej POKL;

37)   RPO WM – Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020;

38)   SD 2014 – Aplikacja internetowa pełniąca funkcję Service Desk dla centralnego systemu teleinformatycznego pozwalająca na rejestrację i obsługę zgłoszeń, zdarzeń związanych
z bezpieczeństwem informacji, zapytań i wniosków dotyczących centralnego systemu teleinformatycznego;

39)   SWM Sejmik Województwa Mazowieckiego;

40)   SL2014 - Centralny system teleinformatyczny dla obsługi EFSI 2014-2020;

41)   SOWA – System Obsługi Wniosków i Administracji;

42)   SPO RZL – Sektorowy Program Operacyjny Rozwoju Zasobów Ludzkich;

43)   Systemy informatyczne – Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13, Centralny System Informatyczny SL 2014;

44)   UE – Unia Europejska;

45)   Urząd Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie;

46)   UMWM - Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie;

47)   WRRP Wojewódzka Rada Rynku Pracy;

48)   ZITWOF– porozumienie gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy  w zakresie realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych  w perspektywie finansowej UE 2014-2020, w imieniu którego m.st. Warszawa pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Programu;

49)   ZWM – Zarząd Województwa Mazowieckiego;

50)   ZSZ – Zintegrowany System Zarządzania.

 

Paragraf 3.

 

1.      Urząd działa w szczególności na podstawie:

1)   ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149, z późn. zm.[1]);

2)   ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 486);

3)   ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.[2]);

4)   ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202 oraz z 2015 r. poz. 1045 i 1220);

5)   ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2016 r. poz. 383);

6)   ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2016 r. poz. 217);

7)   uchwały Nr 29/30/2000 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 12 czerwca 2000 r. w sprawie utworzenia Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie[3];

8)   Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego do 2030 roku stanowiącej załącznik do uchwały Nr 158/13 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 28 października 2013 r. w sprawie Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego do 2030 roku;

9)   niniejszego Regulaminu.

2.      Urząd realizuje także inne zadania wynikające z:

1)   ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o służbie zastępczej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1027 z późn. zm.[4]);

2)   ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2014 r. poz. 272 z późn. zm.[5]) oraz wynikające z innych ustaw w przypadku ich finansowania ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

3)   ustawy z dnia 22 grudnia 2015 r. o zasadach uznawania kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. z 2016 r., poz. 65);

4)   porozumienia nr SR.EFS.1/WUP/07 zawartego w dniu 14 sierpnia 2007 r. pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Warszawie w sprawie dofinansowania Działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudniania oraz wspierania aktywności zawodowej w regionie i w ramach Priorytetu VI Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (z późn. zm.);

5)   porozumienia nr WER/MZ/2015/1 z dnia 13 stycznia 2015 r. w sprawie realizacji PO WER 2014-2020 zawartego pomiędzy Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Województwem Mazowieckim, w imieniu którego działa Zarząd reprezentowany przez Dyrektora, na podstawie pełnomocnictwa z dnia 7 stycznia 2015 r.(z późn. zm.);

6)   porozumienia nr 1-RF/RF-II-WO/P/15/PZ w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020 zawartego w dniu 27.05.2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Warszawie (z późn. zm.).

 

Paragraf 4.

 

Przy realizacji zadań, Urząd współdziała z jednostkami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego, urzędami pracy, organizacjami pracodawców, poszczególnymi pracodawcami, związkami zawodowymi, organizacjami bezrobotnych, zarządami funduszy celowych oraz innymi organizacjami i instytucjami statutowo zajmującymi się problematyką rynku pracy.

 

 

 

 

Rozdział II

Kierownictwo Urzędu

 

Paragraf 5.

 

1.     Urzędem kieruje Dyrektor, który jest odpowiedzialny za realizację zadań statutowych oraz za wykonanie uchwał SWM i ZWM dotyczących przedmiotu działalności Urzędu.

 

2.     Dyrektor kieruje Urzędem przy pomocy bezpośrednio mu podlegających: Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich oraz Wicedyrektora ds. Usług Rynku Pracy oraz Dyrektorów Filii.

 

3.     W czasie nieobecności Dyrektora w zakres jego praw i obowiązków wchodzi Wicedyrektor ds. Usług Rynku Pracy.

 

4.     W przypadku nieobecności Dyrektora i Wicedyrektora ds. Usług Rynku Pracy w zakres praw i obowiązków Dyrektora wchodzi Wicedyrektor ds. Funduszy Europejskich.

 

 

Rozdział III

Komórki organizacyjne Urzędu

 

Paragraf 6.

 

1.     W Urzędzie i jego filiach tworzy się następujące komórki organizacyjne:

1)      wydział;

2)      zespół;

3)      wieloosobowe stanowisko pracy;

4)      samodzielne stanowisko pracy.

 

2.     W celu realizacji zadań Urzędu Dyrektor może powoływać zespoły zadaniowe.

 

Paragraf 7.

 

1.     Wydział jest podstawową komórką organizacyjną, zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja ułatwia prawidłowe zarządzanie nimi w jednej komórce organizacyjnej. Wydziałem kieruje kierownik.

 

2.     Zespół jest komórką organizacyjną zajmującą się określoną problematyką, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki niewymagającej powołania większej komórki organizacyjnej. Zespołem kieruje kierownik zespołu. W przypadku zespołu działającego w ramach wydziału może być powołany kierownik zespołu lub zespołem bezpośrednio kieruje kierownik wydziału.

 

3.     Samodzielne stanowisko lub wieloosobowe stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną tworzoną dla wyodrębnienia problematyki szczególnego rodzaju. W przypadku wieloosobowego stanowiska pracy Dyrektor może wyznaczyć koordynatora, z zastrzeżeniem paragrafu 29 ust. 2.

 

4.     Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej jest komórką organizacyjną, kierowaną przez kierownika, działającą na prawach wydziału, natomiast w filiach - na prawach zespołu.

 

5.     Zespół Radców Prawnych działa na prawach wieloosobowego stanowiska pracy.

 

Paragraf 8.

 

1.     W ramach Urzędu funkcjonują filie z siedzibami w: Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach.

 

2.     Zasięg terytorialny filii obejmuje odpowiednio:

1)   filia w Ciechanowie – powiaty: ciechanowski, mławski, płoński i żuromiński;

2)   filia w Ostrołęce – powiaty: makowski, Ostrołęka-miasto, ostrołęcki, ostrowski i przasnyski;

3)   filia w Płocku – powiaty: gostyniński, Płock-miasto, płocki i sierpecki;

4)   filia w Radomiu – powiaty: białobrzeski, kozienicki, lipski, przysuski, Radom-miasto, radomski, szydłowiecki i zwoleński;

5)   filia w Siedlcach – powiaty: łosicki, Siedlce-miasto, siedlecki i sokołowski.

 

3.   Obszar terytorialny obejmujący m. st. Warszawę oraz powiaty: garwoliński, grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, pułtuski, sochaczewski, warszawski zachodni, węgrowski, wołomiński, wyszkowski, żyrardowski będzie obsługiwany bezpośrednio przez komórki organizacyjne Urzędu, o których mowa w paragrafie 9 ust. 1 pkt 1-19. Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych obsługuje bezpośrednio obszar całego województwa mazowieckiego.

 

 

Rozdział IV

Struktura organizacyjna, podział zadań i kompetencji kierownictwa Urzędu

 

Paragraf 9.

 

1.   W Urzędzie tworzy się następujące komórki organizacyjne:

1)   Wydział Księgowości i FunduszyWK,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Budżetu – WK.I,

b)   Zespół ds. Funduszy – WK.II,

c)   Zespół ds. Obsługi Finansowej FGŚP – WK.III;

2)   Wydział Wdrażania Projektów Konkursowych - WWPK,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Projektów Konkursowych PO WER – WWPK.I,

b)   Zespół ds. Projektów Konkursowych  RPO WM – WWPK.II;

3)   Wydział Wdrażania Projektów Pozakonkursowych  – WWPP,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Projektów Pozakonkursowych PO WER – WWPP.I,

b)   Zespół ds. Projektów Pozakonkursowych RPO WM – WWPP.II;

4)   Wydział Monitoringu i Pomocy Technicznej – WMP,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Monitoringu – WMP.I,

b)   Zespół ds. Pomocy Technicznej i Procedury Odwoławczej – WMP.II;

5)   Wydział Kontroli EFS – WKE,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Kontroli Projektów PO WER – WKE.I,

b)   Zespół ds. Kontroli Projektów RPO WM – WKE.II;

6)    Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń – WIPS,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Informacji i Promocji –WIPS.I,

b)   Zespół ds. Szkoleń – WIPS.II;

 

7)   Zespół ds. Audytu WewnętrznegoZA;

8)   Wydział Obsługi Urzędu – WO,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Kancelarii Urzędu – WO.I,

b)   Zespół ds. Administracyjno – Gospodarczych – WO.II,

c)   Zespół ds. Informatyki – WO.III;

9)   Zespół ds. Struktur i Organizacji – ZS;

10) Zespół ds. Zamówień Publicznych – ZZP;

11) Zespół Radców Prawnych – ZR;

12) Zespół ds. Kadr, Szkoleń i BHP – ZKS;

13) Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością – ZJ;

14) Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej – ZKW;

15) Wydział Regionalnej Polityki Rynku Pracy – WRP,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Współpracy Regionalnej – WRP.I,

b)   Zespół ds. Projektów i Programów Rynku Pracy – WRP.II;

16)       Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku PracyWM,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Badań i Analiz –WM.I,

b)   Zespół ds. Statystyk –WM.II;

17)       Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku PracyWOI,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia – WOI.I,

b)   Zespół ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia – WOI.II;

18)       Centrum Informacji i Planowania Kariery ZawodowejCIZ,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Poradnictwa Zawodowego –CIZ.I,

b)   Zespół ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości – CIZ.II,

c)   Zespół ds. Promocji Zatrudnienia i EURES – CIZ.III;

19)    Zespół ds. Promocji UrzęduZPU;

20)    Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – FGŚP,

w ramach którego funkcjonuje:

a)   Zespół ds. Wypłaty Świadczeń z FGŚP – FGŚP.I,

b)   Zespół ds. Dochodzenia Zwrotu Należności z FGŚP – FGŚP.II;

21)       Filia w Ciechanowie – FC;

22)       Filia w Ostrołęce – FO;

23)       Filia w Płocku – FP;

24)       Filia w Radomiu – FR;

25)       Filia w Siedlcach – FS.

 

2.   W filiach funkcjonują następujące komórki organizacyjne:

1)      Zespół ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS;

2)      Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej;

3)      Wieloosobowe Stanowisko ds. Obsługi Filii.

 

3.   W Urzędzie funkcjonują:

1)      Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności – IN;

2)      Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.

 

4. Schemat struktury organizacyjnej Urzędu określa załącznik do Regulaminu.

 

 

Paragraf 10.

 

1.   Dyrektorowi podlegają:

1)      Główny Księgowy;

2)      Wydział Księgowości i Funduszy;

3)      Wydział Kontroli EFS;

4)      Wydział Obsługi Urzędu;

5)      Zespół ds. Struktur i Organizacji;

6)      Zespół ds. Kadr, Szkoleń i BHP;

7)      Zespół Radców Prawnych;

8)      Zespół ds. Kontroli Wewnętrznej;

9)      Zespół ds. Promocji Urzędu;

10)    Zespół ds. Audytu Wewnętrznego;

11)    Zespół ds. Zamówień Publicznych;

12)    Wieloosobowe Stanowisko ds. Systemu Zarządzania Jakością;

13)    Filie Urzędu w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach;

14)    Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności;

15)    Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.

 

2.   Wicedyrektorowi ds. Funduszy Europejskich podlegają:

1)   Wydział Wdrażania Projektów Konkursowych;

2)   Wydział Wdrażania Projektów Pozakonkursowych;

3)   Wydział Monitoringu i Pomocy Technicznej;

4)   Wydział Informacji, Promocji i Szkoleń.

 

3.   Wicedyrektorowi ds. Usług Rynku Pracy podlegają:

1)   Wydział Regionalnej Polityki Rynku Pracy;

2)   Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej;

3)   Wydział Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy;

4)   Wydział Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

5)   Wydział Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy.

 

Paragraf 11.

 

Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności:

1)      reprezentowanie Urzędu na zewnątrz;

2)      reprezentowanie FGŚP na podstawie i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez Marszałka;

3)      zatwierdzanie:

a)   planów finansowych Urzędu (budżetu i funduszy celowych),

b)   planów pracy Urzędu oraz sprawozdań z jego działalności,

c)   planów kontroli wewnętrznej,

d)   planów urlopów pracowników Urzędu,

e)   rocznych planów audytu wewnętrznego;

4)      pełnienie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników Urzędu;

5)      koordynowanie realizacji zadań komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych;

6)      powoływanie i odwoływanie wicedyrektorów Urzędu, w uzgodnieniu z ZWM;

7)      wydawanie zarządzeń, upoważnień, poleceń służbowych, pism okólnych, dotyczących funkcjonowania Urzędu;

8)      dokonywanie okresowych ocen wicedyrektorów Urzędu i kierowników podległych komórek organizacyjnych;

9)      wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;

10)    sprawowanie nadzoru nad właściwą organizacją i funkcjonowaniem Urzędu;

11)    współdziałanie z organami administracji rządowej, samorządami terytorialnymi, organizacjami społecznymi, związkami zawodowymi oraz instytucjami działającymi
w zakresie rynku pracy;

12)    współdziałanie z WRRP w podejmowaniu przedsięwzięć zmierzających do ograniczenia bezrobocia i jego negatywnych skutków, w tym tworzenia nowych miejsc pracy;

13)    zatwierdzanie materiałów na posiedzenia WRRP;

14)    zawieranie porozumień z partnerami rynku pracy w zakresie realizacji zadań statutowych;

15)    przedkładanie Marszałkowi lub ZWM propozycji wystąpień o zmianę przepisów prawnych z zakresu funkcjonowania rynku pracy;

16)    planowanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych;

17)    sprawowanie nadzoru nad realizacją przez podległe komórki organizacyjne określonych zagadnień merytorycznych oraz koordynowanie ich działań;

18)    ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;

19)    dysponowanie środkami budżetu Urzędu oraz funduszy celowych;

20)    organizowanie i planowanie pracy Urzędu oraz nadzór nad realizacją zadań wynikających z planu pracy;

21)    składanie wniosków do właściwego Członka Zarządu o wnoszenie opracowanych przez Urząd materiałów na posiedzenia ZWM;

22)    sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w tym monitoring i ocena systemu kontroli zarządczej w podległych komórkach organizacyjnych;

23)    dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie, w tym w podległych komórkach organizacyjnych;

24)    sprawowanie nadzoru nad załatwianiem listów, spraw, skarg i wniosków;

25)    sprawowanie nadzoru nad szkoleniami pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy, realizujących na terenie województwa mazowieckiego zadania wynikające z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;

26)    sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań z zakresu:

a)   bhp i ppoż.,

b)   informacji niejawnych i obronności;

27)    pełnienie roli Przedstawiciela ds. Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym;

28)    sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań z zakresu:

a)   archiwizacji wytwarzanej dokumentacji,

b)   inwestycji i remontów obiektów administrowanych przez Urząd,

c)    gospodarki lokalami biurowymi oraz sprzętem biurowym,

d)   wyposażenia i obsługi administracyjno-technicznej, w tym prowadzenie ewidencji środków trwałych w Urzędzie,

e)   przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych,

f)    udostępniania informacji publicznej.

 

Paragraf 12.

 

Do kompetencji Wicedyrektorów Urzędu należy w szczególności:

1)      inicjowanie i organizowanie działań zmierzających do promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej;

2)      koordynowanie i realizowanie regionalnej polityki rynku pracy w ramach Regionalnej Strategii Zatrudnienia;

3)      koordynowanie zadań wynikających z pełnienia przez Urząd roli IP II dla Działania 6.1 PO KL oraz IP dla Działań realizowanych w ramach PO, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;

4)      koordynowanie zadań związanych z realizacją projektów współfinansowanych z EFS, zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Dyrektora;

5)      reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, w zakresie powierzonych kompetencji
oraz udzielonych upoważnień;

6)      przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych;

7)      opiniowanie projektów uchwał, materiałów i informacji opracowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne przygotowywanych dla organów Samorządu Województwa Mazowieckiego;

8)      koordynowanie realizacji zadań komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych;

9)      ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych;

10)    dokonywanie okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;

11)    wydawanie indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;

12)    sprawowanie nadzoru nad wskazanymi w Regulaminie komórkami organizacyjnymi;

13)    opiniowanie propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i premii kierowników podległych komórek organizacyjnych i ich pracowników;

14)    sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem kontroli zarządczej w podległych komórkach organizacyjnych;

15)    monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej podległych komórek organizacyjnych w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów;

16)    dokonywanie oceny procesu zarządzania ryzykiem podległych komórek organizacyjnych;

17)    sprawowanie nadzoru nad udostępnianiem informacji publicznej przez podległe komórki organizacyjne;

18)    bezpośrednia współpraca z filiami Urzędu w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowane komórki organizacyjne.

 

Paragraf 13.

 

1.     Dyrektor filii kieruje działalnością filii i ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność przed Dyrektorem.

2.     Dyrektora filii zatrudnia Dyrektor.

3.     Dyrektora filii w czasie jego nieobecności zastępuje pracownik przez niego wskazany, w uzgodnieniu z Dyrektorem.

4.     Dyrektor filii kieruje jej pracą, a w szczególności:

1)      nadzoruje i koordynuje realizację zadań Urzędu na obszarze działania filii;

2)      wydaje indywidualne decyzje z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień;

3)      dokonuje okresowych ocen kierowników podległych komórek organizacyjnych;

4)      występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw kadrowych podległych pracowników;

5)      przekazuje analizy, informacje, sprawozdania o działalności filii;

6)      występuje z wnioskami do Dyrektora dotyczącymi spraw organizacyjnych, w tym regulaminowych;

7)      podejmuje inicjatywy mające na celu przeciwdziałanie bezrobociu i łagodzenie jego skutków na terenie swojego działania – w porozumieniu z lokalnymi partnerami rynku pracy;

8)      realizuje zadania uwzględniając wytyczne kierowników właściwych merytorycznie wydziałów Urzędu;

9)      dokonuje wszelkich czynności związanych z realizacją projektów własnych Urzędu w ramach programów operacyjnych współfinansowanych ze środków unijnych, a w szczególności:

a)   zatwierdza protokół z przebiegu oceny formalnej dokumentów rekrutacyjnych,

b)   przesyła pisemną informację o powodach odrzucenia dokumentów rekrutacyjnych,

c)   zatwierdza protokół z przebiegu oceny merytorycznej formularzy rekrutacyjnych kandydatów/kandydatek wraz z odpowiednimi załącznikami oraz listy osób zakwalifikowanych/niezakwalifikowanych do udziału w projektach,

d)   zatwierdza protokół z przebiegu oceny formalnej wniosków o dotację oraz ostateczną listę wniosków przekazanych do oceny merytorycznej,

e)   zatwierdza wstępną listę rankingową wniosków,

f)    przesyła pisemną informację do uczestników projektu o wynikach oceny KOW,

g)   zatwierdza protokół z posiedzenia KOW oraz ostateczną listę rankingową wniosków rekomendowanych do dofinansowania;

10)    odpowiada za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zadań realizowanych przez filię;

11)    opracowuje zakresy obowiązków dla podległych pracowników;

12)    nadzoruje wykonywanie kontroli zarządczej w filii;

13)    monitoruje i ocenia system kontroli zarządczej w filii;

14)    dokonuje oceny procesu zarządzania ryzykiem w filii;

15)    nadzoruje udostępnianie informacji publicznej w filii;

16)    podpisuje z upoważnienia zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis w ramach projektów własnych realizowanych przez filię.

 

Paragraf 14.

 

1.     Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za prawidłową realizację zadań komórki.

2.     Kierownika komórki organizacyjnej w czasie jego nieobecności zastępuje pracownik przez niego wskazany, w uzgodnieniu z Dyrektorem lub Wicedyrektorem Urzędu, któremu komórka podlega.

3.     Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:

1)      organizowanie pracy i nadzór nad prawidłową realizacją zadań podległej komórki, wynikających z Regulaminu;

2)      przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zadań przypisanych komórce;

3)      utrzymywanie i doskonalenie ZSZ;

4)      opracowywanie projektów uchwał, materiałów i informacji przygotowywanych dla organów Samorządu Województwa Mazowieckiego;

5)      szczegółowe zapoznawanie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej oraz z zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu;

6)      przekazywanie informacji i wydawanie poleceń podległym pracownikom;

7)      opracowywanie, inicjowanie oraz bieżąca aktualizacja projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących zadań podległej komórki;

8)      realizacja zadań zleconych przez Dyrektora w ramach kontroli zarządczej;

9)      sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem kontroli zarządczej w podległej komórce;

10)    dokonywanie i dokumentowanie procesu zarządzania ryzykiem w podległej komórce;

11)    bieżące monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej w podległej komórce w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów;

12)    dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umożliwianie uczestniczenia w szkoleniach podnoszących ich kwalifikacje zawodowe;

13)    kontrolowanie i akceptowanie prac wykonywanych przez pracowników podległej komórki organizacyjnej;

14)    dokonywanie okresowych ocen pracy podległych pracowników;

15)    występowanie z wnioskami w sprawach pracowniczych podległej komórki, w tym dotyczących zatrudniania i zwalniania, wysokości wynagrodzenia, awansowania, premiowania, nagradzania, karania, a także zmiany kategorii zaszeregowania podległych pracowników;

16)    koordynowanie działań wykonywanych przez filie Urzędu w zakresie zadań przypisanych komórce;

17)    udzielanie informacji dotyczących przepisów obejmujących zakres działania komórki organizacyjnej;

18)    współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie opracowywania materiałów (w tym na stronę internetową), opinii i informacji;

19)    podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed skierowaniem ich do podpisu Dyrektorowi lub Wicedyrektorowi Urzędu;

20)    opracowywanie projektów zakresów obowiązków podległych pracowników;

21)    powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nieobjętych zakresem obowiązków;

22)    wyznaczanie zastępstwa pracownika w przypadku jego urlopu lub długotrwałej nieobecności;

23)    reprezentowanie komórki organizacyjnej w sprawach należących do zakresu jej działań;

24)    aktualizowanie zawartości BIP w zakresie zadań komórki;

25)    nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych i postanowień Polityki Bezpieczeństwa Urzędu;

26)    akceptowanie wniosków urlopowych pracowników podległej komórki organizacyjnej.

 

Paragraf 15.

 

1.     Główny Księgowy kieruje Wydziałem Księgowości i Funduszy.

2.     Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Głównego Księgowego.

3.     Zastępca Głównego Księgowego jest jednocześnie kierownikiem Zespołu ds. Funduszy.

4.     Do zakresu zadań Głównego Księgowego, należy w szczególności:

1)   prowadzenie rachunkowości Urzędu;

2)   wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

3)   dokonywanie wstępnej kontroli:

a)   zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b)   kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

 

Paragraf 16.

 

Do zadań Wydziału Księgowości i Funduszy należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Budżetu:

a)   koordynowanie planowania i wykorzystania środków finansowych niezbędnych do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Urzędu w zakresie:

-      realizacji budżetu Urzędu,

-      dysponowania i rozliczania środków otrzymanych z Funduszu Pracy i EURES,

-      naliczania wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń,

b)   obsługa finansowo – księgowa,

c)   obsługa kasowa,

d)   sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Funduszy:

a)   prowadzenie obsługi finansowo - księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów własnych realizowanych w ramach EFS,

b)   prowadzenie obsługi księgowej PO wdrażanych przez Urząd (tryb konkursowy),

c)   prowadzenie obsługi finansowo – księgowej PT,

d)   sporządzanie okresowych sprawozdań wynikających z zadań finansowo – księgowych,

e)   uczestniczenie w grupach roboczych,

f)    bieżące aktualizowanie Instrukcji Wykonawczych oraz dokumentów programowych w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy,

g)   opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ w zakresie zadań Zespołu ds. Funduszy w Wydziale Księgowości i Funduszy;

3)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Obsługi Finansowej FGŚP:

a)   prowadzenie obsługi finansowo – księgowej i wyodrębnionej ewidencji księgowej w zakresie realizacji zadań z FGŚP,

b)   wypłacanie świadczeń ze środków FGŚP,

c)   sprawdzanie prawidłowości dokonywanych wypłat w oparciu o złożone rozliczenie,

d)   monitorowanie terminów spłat należności,

e)   planowanie i monitorowanie wykorzystania środków finansowych z FGŚP, niezbędnych do realizacji zadań związanych z obsługą FGŚP,

f)    sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań dotyczących FGŚP wynikających z zadań finansowo – księgowych.

 

Paragraf 17.

 

Do zadań Wydziału Wdrażania Projektów Konkursowych należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Konkursowych PO WER:

a)   współpracowanie z Wydziałem Monitoringu i Pomocy Technicznej przy sporządzaniu Planu realizacji celów pośrednich i końcowych dla Działania 1.2 PO WER wdrażanego przez Urząd,

b)   przygotowywanie wkładu do Planu Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,

c)   przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów w ramach PO WER,

d)   dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów złożonych w odpowiedzi na konkursy w ramach PO WER,

e)   organizowanie prac KOP w ramach PO WER,

f)    prowadzenie negocjacji z projektodawcami,

g)   przygotowywanie list rankingowych wniosków ocenionych w ramach konkursów,

h)   zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów,

i)    przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach PO WER,

j)    weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,

k)   monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach PO WER zarówno w zakresie finansowym jak i rzeczowym,

l)    weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w tym również w oparciu o 5% dokumentów źródłowych zgodnie z procedurą analizy pogłębionej w przypadku projektów z perspektywy finansowej 2014-2020,

m)  wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 1.2 PO WER oraz wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów,

n)   przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów,

o)   wprowadzanie danych do systemów SL2014 i SOWA,

p)   współpracowanie z pozostałymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

q)   przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,

r)    zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji, w tym przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,

s)   przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,

t)    ogłaszanie naboru na ekspertów i prowadzenie rejestru ekspertów powoływanych do KOP,

u)   opracowanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją Działania 1.2 PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji,

v)   współudział w realizacji Wojewódzkiego Programu Wyrównywania Szans Osób Niepełnosprawnych i Przeciwdziałania Ich Wykluczeniu Społecznemu oraz Pomocy w Realizacji Zadań na Rzecz Zatrudniania Osób Niepełnosprawnych,

w)  gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2135 i 2281),

x)   opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Konkursowych RPO WM:

a)   współpracowanie z Wydziałem Monitoringu i Pomocy Technicznej przy sporządzaniu Planu wykonania celów pośrednich i końcowych dla Działań 8.2 i 8.3 wdrażanych przez Urząd w ramach RPO WM,

b)   przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów na projekty w ramach RPO WM zgodnie z porozumieniem, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 6,

c)   dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej składanych wniosków aplikacyjnych zgodnie z zapisami dokumentów programowych i przyjętymi procedurami,

d)   organizowanie prac KOP w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM,

e)   prowadzenie negocjacji z projektodawcami,

f)    przygotowywanie projektów list rankingowych wniosków ocenionych w ramach konkursów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM i przedkładanie ich do zatwierdzenia ZWM,

g)   zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM,

h)   przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach konkursów dla Osi Priorytetowej VIII RPO WM ogłoszonych przez Urząd,

i)    weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów/decyzji,

j)    monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM i PO KL zarówno w zakresie finansowym jak i rzeczowym,

k)   weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,

l)    wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach RPO WM i PO KL oraz wyjaśnień dotyczących zwracanych środków przez beneficjentów,

m)  przygotowywanie dyspozycji przekazania środków na rzecz beneficjentów,

n)   bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów realizowanych w ramach RPO WM i PO KL,

o)   wprowadzanie danych do SL2014,

p)   przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,

q)   zamykanie i rozliczanie projektów po zakończeniu ich realizacji, w tym przeprowadzanie kontroli na dokumentach- kontrola realizacji projektów na zakończenie,

r)    współpracowanie z pozostałymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

s)   opracowanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP, związanych z realizacją Działań w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji,

t)    uczestniczenie w grupach roboczych związanych z wdrażaniem projektów w ramach Osi Priorytetowej VIII RPO WM i PO KL,

u)   opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ RPO WM,

v)   współpracowanie z IOK ZIT we wdrażaniu Działania 8.3.2 RPO WM,

w)  współudział w realizacji Wojewódzkiego Programu Wyrównywania Szans Osób Niepełnosprawnych i Przeciwdziałania Ich Wykluczeniu Społecznemu oraz Pomocy w Realizacji Zadań na Rzecz Zatrudniania Osób Niepełnosprawnych,

x)   gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

y)   opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

z)   prowadzenie czynności związanych z zamykaniem Poddziałania 6.1.1 i 6.1.2 w ramach Działania 6.1 POKL.

 

Paragraf 18.

 

Do zadań Wydziału Wdrażania Projektów Pozakonkursowych należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Pozakonkursowych PO WER:

a)   współpracowanie z Wydziałem Monitoringu i Pomocy Technicznej przy sporządzaniu Planu realizacji celów pośrednich i końcowych dla Działania 1.1 PO WER wdrażanego przez Urząd,

b)   przygotowywanie wkładu do Planu Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,

c)   przygotowywanie i przeprowadzanie naborów na projekty w ramach PO WER,

d)   dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków aplikacyjnych składanych w ramach POWER,

e)   przygotowywanie list wniosków o dofinansowanie projektów ocenionych w ramach ogłoszonych naborów POWER,

f)    zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów,

g)   przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów PO WER ogłoszonych przez Urząd,

h)   weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,

i)    weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, w tym również w oparciu o 5% dokumentów źródłowych zgodnie z procedurą analizy pogłębionej w przypadku projektów z perspektywy finansowej 2014-2020,

j)    wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 1.1 PO WER,

k)   gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym umowy, wnioski, aneksy do umów),

l)    bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów,

m)  wprowadzanie danych dotyczących Działania 1.1 do systemów informatycznych w celu monitorowania postępu finansowego i rzeczowego w ramach tego Działania,

n)   przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,

o)   przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,

p)   przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,

q)   współpracowanie z pozostałymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

r)    uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działań PO WER,

s)   opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ,

t)    opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją Działania 1.1 PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,

u)   gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

v)   opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów Pozakonkursowych RPO WM:

a)     współpracowanie z Wydziałem Monitoringu i Pomocy Technicznej przy sporządzaniu Planu wykonania celów pośrednich i końcowych dla Działania 8.1 wdrażanego przez Urząd w ramach RPO WM,

b)     przygotowywanie i przeprowadzanie naborów w ramach RPO WM,

c)     dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków aplikacyjnych składanych w ramach RPO WM,

d)     przygotowywanie list wniosków aplikacyjnych w ramach ogłoszonych naborów RPO WM,

e)     zawiadamianie projektodawców o wynikach oceny złożonych wniosków o dofinansowanie projektów RPO WM,

f)      przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów wyłonionych w ramach naborów RPO WM,

g)     weryfikowanie propozycji zmian w projektach i przygotowywanie aneksów do umów,

h)     weryfikowanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,

i)      monitorowanie projektów przyjętych do realizacji w ramach RPO WM zarówno w zakresie finansowym jak i rzeczowym,

j)      wzywanie do zwrotu kwot nieprawidłowo wydatkowanych w ramach Działania 8.1 RPO WM,

k)     gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (w tym umowy, wnioski, aneksy do umów),

l)      bieżące współpracowanie z beneficjentami w zakresie realizacji projektów,

m)   wprowadzanie danych do LSI oraz SL2014,

n)     przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli EFS,

o)     przeprowadzanie kontroli na dokumentach – kontrola realizacji projektów na zakończenie,

p)     przygotowywanie dokumentów do kontroli na potrzeby jednostek kontrolujących,

q)     współpracowanie z pozostałymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie; uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją Działania 8.1 w ramach RPO WM,

r)      opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ RPO WM,

s)     opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP związanych z realizacją Działania 8.1 RPO, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,

t)      odzyskiwanie nieprawidłowości oraz korekt finansowych po zakończeniu realizacji projektów w ramach SPO RZL i PO KL,

u)     gromadzenie informacji na temat ostatecznych odbiorców pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

v)     opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

w)    prowadzenie czynności związanych z zamykaniem Poddziałania 6.1.3 w ramach Działania 6.1 PO KL.

 

Paragraf 19.

 

Do zadań Wydziału Monitoringu i Pomocy Technicznej należy w szczególności:

1)     w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Monitoringu:

a)     sporządzanie we współpracy z Wydziałem Wdrażania Projektów Pozakonkursowych i Wydziałem Wdrażania Projektów Konkursowych Planu realizacji celów pośrednich i końcowych dla Działania 1.1 oraz 1.2. PO WER wdrażanych przez Urząd,

b)     przygotowywanie we współpracy z Wydziałem Wdrażania Projektów Konkursowych, Wydziałem Wdrażania Projektów Pozakonkursowych, Wydziałem Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy oraz Wydziałem Regionalnej Polityki Rynku Pracy Planów Działania PO WER w oparciu o Plan realizacji celów pośrednich i końcowych,

c)     monitorowanie postępów w realizacji celów rocznych, pośrednich, końcowych w ramach PO wdrażanych przez Urząd,

d)     weryfikowanie przekazywanej przez Beneficjenta części sprawozdawczej wniosków o płatność dotyczącej charakterystyki uczestników projektów realizowanych w ramach PO wdrażanych przez Urząd,

e)     monitorowanie poziomu wykorzystania alokacji oraz przepływów pieniężnych w ramach PO realizowanych przez Urząd,

f)      sporządzanie prognoz wydatków w ramach PO wdrażanych przez Urząd i przekazywanie do IZ,

g)     przygotowywanie sprawozdań okresowych i rocznych  oraz sprawozdania końcowego z realizacji PO wdrażanych przez Urząd,

h)     przygotowywanie informacji kwartalnych w ramach PO wdrażanych przez Urząd;

i)      przygotowywanie planu finansowego Urzędu w zakresie wdrażanych PO (projekty konkursowe),

j)      przygotowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie wdrażanych PO (projekty konkursowe),

k)     wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PO wdrażanych przez Urząd (projekty konkursowe),

l)      współpracowanie z IZ przy realizacji badań ewaluacyjnych PO WER,

m)   analizowanie dokumentów dotyczących sytuacji społeczno – gospodarczej regionu mające na celu określenie kierunków wsparcia w ramach PO wdrażanych przez Urząd,

n)     opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ;

o)     weryfikowanie wydatków w ramach PO realizowanych przez Urząd i przygotowywanie Deklaracji wydatków od IP do IZ;

2)     w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Pomocy Technicznej i Procedury Odwoławczej:

a)   wykonywanie czynności związanych z procedurą odwoławczą w zakresie wskazanym w art. 55 pkt 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020,

b)   przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu z PT PO WER, wniosków o dofinansowanie projektu i PD PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT wymienionych PO,

c)   monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT POWER oraz PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania;

d)   współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT PO WER oraz PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania oraz zmian do przedmiotowego dokumentu,

e)   przygotowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie PT PO WER oraz  PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania ,

f)    przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT PO WER oraz PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania ,

g)   wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT PO WER oraz  PT RPO WM w zakresie procesu wdrażania;

h)   przygotowywanie sprawozdań z realizacji PT POKL,

i)    opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ w zakresie zadań zespołu,

j)    opracowywanie i modyfikacja OFiP oraz Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją PO, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,

k)   opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie.

 

 

 

 

Paragraf 20.

 

Do zadań Wydziału Informacji, Promocji i Szkoleń należy w szczególności:

1)     w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji i Promocji:

a)   realizowanie działań informacyjno – promocyjnych zgodnie ze Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata 2014-2020,

b)   prowadzenie Punktu Informacyjnego zgodnie ze standardami Funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych FE opracowanych przez IK UP (konsultacje: bezpośrednie, telefoniczne, pisemne, mailowe, spotkania informacyjne/szkolenia),

c)   prowadzenie Punktu przyjmowania wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych do Urzędu w ramach ogłaszanych konkursów i naborów,

d)   współpracowanie z instytucjami i organizacjami oraz partnerami społecznymi i gospodarczymi, którzy w swojej działalności upowszechniają wiedzę o Funduszach Europejskich,

e)   współpracowanie z pozostałymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

f)    opracowywanie sprawozdań z przeprowadzonych działań informacyjno – promocyjnych,

g)   współudział w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu z PT PO WER w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,

h)   współpracowanie z IZ w zakresie przygotowywania Planu Działań Informacyjno – Promocyjnych oraz jego realizacja,

i)    uczestniczenie w grupach roboczych związanych z informacją i promocją PO WER oraz RPO WM,

j)    opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ, w zakresie zadań zespołu,

k)   doradztwo i konsultacje dla beneficjentów na etapie sporządzania wniosków o dofinansowanie projektów, udzielanie informacji w zakresie dokumentacji konkursowych/naboru,

l)    opracowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących EFS,

m)  koordynowanie merytoryczne i współpracowanie z filiami Urzędu w zakresie informacji i promocji o EFS,

n)   opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

o)   przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektu i PD PT RPO WM w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz koordynacja działań realizowanych w ramach PT RPO WM,

p)   monitorowanie przepływów finansowych w ramach PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,

q)   współpracowanie z Wydziałem Księgowości i Funduszy w zakresie przygotowania planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM w zakresie działań informacyjno - promocyjnych oraz zmian do przedmiotowego dokumentu,

r)    przygotowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego Urzędu w zakresie PT RPO WM w zakresie działań informacyjno – promocyjnych,

s)   przygotowywanie wniosków o płatność w ramach PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,

t)    wnioskowanie o środki finansowe do IZ na realizację PT RPO WM w zakresie działań informacyjno– promocyjnych,

u)   opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji,

v)   współudział w ocenie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach KOP;

2) w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Szkoleń:

a)     współudział w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie projektu z PT w zakresie szkoleń dla pracowników IP, zamówień wpisujących się w katalog dostaw i usług realizowanych w formie zakupów wspólnych oraz zakupu sprzętu komputerowego dla pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO,

b)     organizowanie działań szkoleniowych dla pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO, członków KOP, a także potencjalnych beneficjentów i beneficjentów PO,

c)     koordynowanie merytoryczne i współpracowanie z filiami Urzędu w zakresie szkoleń dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów PO,

d)     prowadzenie spraw w zakresie realizacji zakupów wspólnych,

e)     realizowanie działań związanych z zakupem sprzętu komputerowego,

f)      realizowanie działań upowszechniających wiedzę nt. Funduszy Europejskich – konkursy promocyjne,

g)     koordynowanie w zakresie opiniowania i konsultowania dokumentów i wytycznych krajowych oraz programowych związanych z wdrażaniem FE,

h)     administrowanie Bazy Wiedzy o Funduszach Europejskich w zakresie powierzonym instytucji,

i)      obsługa podstron internetowych poświęconych PO,

j)      bieżące współpracowanie z Portalem Funduszy Europejskich oraz Serwisem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w zakresie zamieszczania informacji zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach programowych,

k)     administrowanie systemami wspomagającymi PO WER oraz RPO WM (w tym LSI, SL, SOWA) w zakresie uprawnień instytucji,

l)      obsługa informatyczna pracowników zaangażowanych w proces realizacji PO w zakresie konfiguracji urządzeń i osprzętu komputerowego, instalowania nowych stanowisk pracy, wymiany materiałów eksploatacyjnych, obsługi multimedialnej spotkań oraz szkoleń, budowy narzędzi analitycznych do obsługi PO wdrażanych przez WUP; wsparcie w procesie tworzenia raportów analitycznych z realizacji PO WER oraz RPO WM w systemie Oracle BIEE,

m)   współpracowanie z pozostałymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie;

n)     współudział w ocenie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach KOP;

o)     opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych związanych z realizacją działań szkoleniowych dla pracowników IP, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie tych czynności oraz terminy ich realizacji.

 

Paragraf 21.

 

Do zadań Wydziału Kontroli EFS należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Projektów PO WER:

a)        przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP,

b)       dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER oraz jej aktualizacji i na tej podstawie przeprowadzanie kontroli projektów najbardziej ryzykownych,

c)        sporządzanie informacji dotyczących wykonanych kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER,

d)       przeprowadzanie kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER oraz sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia,

e)        przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta),

f)        przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach PO WER,

g)       prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach PO WER,

h)       raportowanie o  nieprawidłowościach oraz bieżący monitoring zwrotu środków,

i)         prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie postanowień/decyzji, o których mowa w art. 61, art. 189 ust. 3b, art. 64 ustawy o finansach publicznych,

j)         zgłaszanie podmiotów do Rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzonego przez Ministra Finansów,

k)       odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych i w umowie o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu przygotowywanie dokumentów dot. kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach PO WER,

l)         wprowadzanie danych do systemów SL2014, nIMS,

m)      opracowywanie okresowych sprawozdań dotyczących wyników kontroli realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych,

n)       uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją PO WER,

o)       opiniowanie i konsultowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ, w zakresie zadań zespołu,

p)       opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

q)       opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP, związanych z realizacją Działań PO WER, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Projektów RPO WM:

a)        przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli IP,

b)       dokonywanie analizy ryzyka realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM oraz jej aktualizacji i na tej podstawie przeprowadzanie kontroli projektów najbardziej ryzykownych,

c)        sporządzanie informacji dotyczących wykonanych kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM,

d)       przeprowadzanie kontroli projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM oraz sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami oraz monitorowanie ich wdrożenia,

e)        przeprowadzanie kontroli na dokumentach - kontrola realizacji projektów na zakończenie (opcjonalnie w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta),

f)        przeprowadzanie kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach RPO WM,

g)       prowadzenie bieżących spraw związanych z kontrolą realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych w ramach RPO WM,

h)       raportowanie o  nieprawidłowościach oraz bieżący monitoring zwrotu środków,

i)         prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie postanowień/decyzji, o których mowa w art. 61, art. 189 ust. 3b, art. 64 ustawy o finansach publicznych,

j)         zgłaszanie podmiotów do Rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzonego przez Ministra Finansów,

k)       odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych i w umowie o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu,

l)         przekazywanie zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych do właściwych organów orzekających w sprawie,

m)      przygotowywanie dokumentów dot. kontroli na potrzeby jednostki kontrolującej realizowanie projektów w ramach RPO WM,

n)       wprowadzanie danych do  systemów SL2014, nIMS,

o)       opracowywanie okresowych sprawozdań dotyczących wyników kontroli realizowanych projektów konkursowych i pozakonkursowych,

p)       uczestniczenie w grupach roboczych związanych z realizacją RPO WM,

q)       opiniowanie dokumentów programowych przygotowanych przez IZ,

r)        opracowywanie analizy ryzyka wspólnie z innymi komórkami zaangażowanymi we wdrażanie PO w Urzędzie,

s)        opracowywanie i modyfikacja Instrukcji Wykonawczych IP, związanych z realizacją Działań RPO WM, wskazujących niezbędne czynności, komórki i stanowiska odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji.

 

Paragraf 22.

 

Do zakresu działania Zespołu ds. Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:

1)   przedstawianie Dyrektorowi obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej);

2)    dokonywanie oceny kontroli zarządczej I poziomu polegającej na:

a)     badaniu zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,

b)     badaniu skuteczności i efektywności działania,

c)     badaniu wiarygodności sprawozdań finansowych,

d)     weryfikacji poziomu ochrony zasobów,

e)     badaniu przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

f)      badaniu efektywności i skuteczności przepływu informacji,

g)     weryfikacji procesu zarządzania ryzykiem;

3)      przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego;

4)      sporządzanie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;

5)      przekazywanie do Marszałka rocznego planu audytu wewnętrznego i sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;

6)      realizowanie zadań audytowych na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;

7)      realizowanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu;

8)      realizowanie czynności sprawdzających poziom wdrożenia zaleceń audytowych;

9)      współdziałanie z podmiotami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w Urzędzie w zakresie związanym z wdrażaniem PO przez Urząd;

10)    dokonywanie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu;

11)    prowadzenie akt bieżących i stałych audytu wewnętrznego;

12)    realizowanie postanowień zawartych w porozumieniach i umowach zewnętrznych Urzędu w zakresie audytu wewnętrznego.

 

Paragraf 23.

 

Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kancelarii Urzędu:

a)     przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,

b)     prowadzenie rejestru korespondencji przyjmowanej oraz wysyłanej z Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,

c)     dostarczanie korespondencji pomiędzy siedzibami Urzędu,

d)     monitorowanie prawidłowości obiegu dokumentów w Urzędzie,

e)     obsługiwanie elektronicznego podsystemu obiegu dokumentów e – DOK,

f)      przyjmowanie korespondencji faksowej oraz poczty elektronicznej Urzędu,

g)     prowadzenie Punktu Informacyjnego i obsługa centrali telefonicznej,

h)     dystrybuowanie prasy;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Administracyjno – Gospodarczych:

a)      współpracowanie z kancelarią Urzędu w zakresie transportu korespondencji,

b)      zabezpieczenie mienia Urzędu i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi,

c)       prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych składników majątkowych w zakresie ilościowym,

d)      planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, modernizacji i remontów Urzędu,

e)      sprawowanie nadzoru i monitorowanie zawartych umów związanych z administrowaniem budynków oraz umów zawartych z dostawcami mediów i usług;

f)       zaopatrzenie Urzędu w środki techniczno-biurowe i socjalne,

g)      zabezpieczenie techniczne narad i spotkań organizowanych w Urzędzie,

h)      nadzorowanie eksploatacji sprzętu i urządzeń biurowych,

i)        prowadzenie archiwum zakładowego,

j)        uaktualnianie spisu telefonów pracowników Urzędu, w oparciu o informacje o zmianach; otrzymywane od kierowników komórek organizacyjnych;

3)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informatyki:

a)   opracowywanie szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych służących do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych,

b)   opracowywanie procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,

c)   bieżące kontrolowanie zgodności funkcjonowania sieci i systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz kontrola przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji systemów informatycznych,

d)   analizowanie funkcjonowania i stanu transferu sieci oraz łącza internetowego,

e)   konserwowanie i sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem serwerów,

f)    instalowanie i konfigurowanie zestawów komputerowych,

g)   obsługiwanie multimedialne konferencji,

h)   obsługiwanie administracyjno - systemowe aplikacji zainstalowanych na stanowiskach komputerowych i serwerach w Urzędzie (m.in.: Windows, system księgowo – kadrowy QNT, system wspomagający system naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w ramach EFS, system wspomagający realizację wypłat ze środków FGŚP SOWA, System Elektronicznego Obiegu Dokumentów – EDOK, Płatnik, Lex, Serwis Prawa Pracy, Vademecum Gł. Księgowego),

i)    obsługa techniczna strony internetowej Urzędu,

j)    doradztwo techniczne i funkcjonalne do prowadzonych procedur przetargowych dotyczących zakupów sprzętu komputerowego w ramach projektów współfinansowanych przez EFS,

k)   sprawowanie nadzoru nad infrastrukturą informatyczną i utrzymanie ciągłości pracy systemów informatycznych w filiach Urzędu,

l)    sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem ciągłości działania wydzielonej sieci elektrycznej przeznaczonej do zasilania gniazdek komputerowych (kontrola przeciążeń, ocena stanu technicznego osprzętu elektrycznego),

m)  serwisowanie programowo sprzętowe – naprawa uszkodzeń aplikacji, baz danych oraz przeprowadzanie drobnych napraw sprzętowych,

n)   sprawowanie nadzoru nad realizacją zasad Polityki Bezpieczeństwa,

o)   dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego, osprzętu, licencji, aktualizacji, materiałów eksploatacyjnych, utrzymanie usług internetowych wspomagających pracę urzędu (m.in.: hosting skrzynek e-mail, Exchange, BIP, itp.),

p)   prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego użytkowanego przez pracowników i harmonogramu jego wymiany,

q)   obsług techniczna KOP.

 

Paragraf 24.

 

Do zadań Zespołu ds. Struktur i Organizacji należy w szczególności:

1)      opracowywanie projektu statutu, regulaminu organizacyjnego i ich zmian;

2)      opracowywanie planów pracy Urzędu;

3)      opracowywanie sprawozdań z działalności Urzędu;

4)      współpracowanie z Wydziałem Zarządu w Departamencie Organizacji UMWM w zakresie przygotowywania sprawozdań o sposobie realizacji uchwał ZWM oraz SWM;

5)      współpraca organizacyjna z właściwymi merytorycznie wydziałami przygotowującymi projekty uchwał ZWM oraz SWM;

6)      rejestrowanie i przechowywanie zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez Dyrektora;

7)      opracowywanie projektów zarządzeń i innych dokumentów Dyrektora związanych z zakresem działania zespołu;

8)      współpracowanie z właściwymi komórkami UMWM w sprawach organizacyjno-prawnych;

9)      współpracowanie z organami administracji państwowej i samorządu terytorialnego;

10)    przygotowywanie, zgodnie z określonymi procedurami, projektów upoważnień i pełnomocnictw dla Dyrektora, Wicedyrektorów i Dyrektorów filii Urzędu oraz ich ewidencjonowanie;

11)    ewidencjonowanie porozumień zawieranych przez Urząd z partnerami zewnętrznymi w zakresie realizacji zadań statutowych;

12)    przygotowywanie odpowiedzi na listy, wnioski dot. spraw organizacyjnych Urzędu;

13)    prowadzenie sekretariatów Urzędu;

14)    obsługa organizacyjna narad własnych zwoływanych przez Dyrektora;

15)    obsługa techniczna WRRP;

16)    informowanie komórek organizacyjnych o aktualnych aktach prawnych opublikowanych w Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim;

17)    analizowanie porządku obrad posiedzeń oraz podjętych ustaleń SWM i ZWM w zakresie zadań realizowanych przez Urząd;

18)    redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu zgodnie z określonymi procedurami.

 

Paragraf 25.

 

Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1)      sporządzanie projektu planu udzielania zamówień publicznych;

2)      sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych do Urzędu Zamówień Publicznych;

3)      przyjmowanie i opiniowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego;

4)      przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych:

a)   sporządzanie dokumentów niezbędnych do wszczęcia i przeprowadzenia postępowania,

b)   specyfikacja istotnych warunków zamówienia, zaproszeń, wystąpień i pism do potencjalnych wykonawców;

5)   przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie uzasadnia stosowania przepisów o zamówieniach publicznych;

6)   prowadzenie rejestru postępowań i umów w sprawach udzielania zamówień publicznych;

7)   organizowanie i nadzorowanie pracy komisji przetargowej.

 

Paragraf 26.

 

Do zakresu zadań Zespołu Radców Prawnych należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu, w szczególności poprzez:

1)          udzielanie porad i konsultacji prawnych w zakresie stosowania prawa w Urzędzie;

2)          udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych na potrzeby Urzędu;

3)          opiniowanie pod względem prawnym projektów umów i porozumień zawieranych przez Urząd;

4)          opiniowanie przedkładanych zabezpieczeń i umów w ramach działań Urzędu;

5)          opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych, w tym projektów uchwał;

6)          informowanie Dyrektora i pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Urzędu;

7)          reprezentowanie Urzędu przed sądami, organami administracji publicznej i innymi jednostkami administracyjnymi w ramach udzielonego pełnomocnictwa;

8)          prowadzenie repertorium spraw sądowych.

 

Paragraf 27.

 

Do zadań Zespołu ds. Kadr, Szkoleń i BHP należy w szczególności:

1)      prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu;

2)      zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników;

3)      zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników i ich rodzin oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno – prawnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych;

4)      prowadzenie spraw związanych z dodatkami do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia i specjalistów ds. programów;

5)      przygotowywanie planu zatrudnienia i danych do planu finansowego;

6)      prowadzenie rekrutacji pracowników;

7)      prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem ocen okresowych pracowników;

8)      obsługiwanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

9)      prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu;

10)    sporządzanie analiz i sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

11)    prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk uczniów i studentów oraz staży;

12)    rozliczanie czasu pracy zatrudnionych pracowników i sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;

13)    ewidencjonowanie wyjazdów służbowych oprócz wyjazdów pracowników zatrudnionych w filiach;

14)    opracowywanie opisu stanowisk;

15)    prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników Urzędu, w tym w szczególności:

a)     przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy,

b)     bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

c)     sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bhp zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

d)     udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy,

e)     przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,

f)      udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków,

g)     doradzanie w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp,

h)     udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,

i)      prowadzenie szkoleń wstępnych i organizowanie szkoleń okresowych w zakresie bhp i ppoż.,

j)      prowadzenie spraw związanych z badaniami lekarskimi pracowników oraz współpraca z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, zawieranie umów dotyczących profilaktycznych badań lekarskich pracowników,

k)     organizowanie przeprowadzania okresowych kontroli sprzętu przeciwpożarowego, dbałość o prawidłowe i terminowe wykonywanie prac konserwatorskich,

l)      prowadzenie innych spraw związanych z ppoż.

 

Paragraf 28.

 

Do zakresu zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Obronności należy w szczególności:

1)      nadzorowanie przestrzegania przez pracowników Urzędu przepisów o ochronie informacji niejawnych;

2)      opracowywanie instrukcji i planów ochrony informacji niejawnych i nadzór nad ich realizacją;

3)      realizowanie procedur bezpieczeństwa osobowego, wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa;

4)      prowadzenie wykazu stanowisk oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych;

5)      prowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony informacji niejawnych, ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;

6)      opracowywanie i utrzymywanie w stałej aktualności dokumentacji obronnej Urzędu;

7)      planowanie i organizowanie szkoleń z zakresu ochrony informacji niejawnych;

8)      prowadzenie ewidencji dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”;

9)      koordynowanie i prowadzenie szkoleń związanych z obronnością;

10)    opieka i koordynacja nad Stałym Dyżurem Dyrektora Urzędu oraz jego obsadą osobową;

11)    reklamowanie pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

 

Paragraf 29.

 

1.          Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Systemu Zarządzania Jakością należy w szczególności:

1)      wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie w Urzędzie ZSZ;

2)      planowanie wewnętrznych auditów jakości i nadzór nad usuwaniem stwierdzonych niezgodności;

3)      koordynowanie prac zespołu auditorów wewnętrznych;

4)      koordynowanie działań związanych z auditami zewnętrznymi systemów jakości;

5)      badanie satysfakcji klienta;

6)      monitorowanie współpracy między komórkami organizacyjnymi Urzędu;

7)      monitorowanie pracy Urzędu na podstawie „Karty Zadowolenia Klienta Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie”;

8)      planowanie i organizowanie Przeglądów Zarządzania;

9)      opracowywanie zbiorczych wyników analizy ryzyka w zidentyfikowanych procesach;

10)    rekomendowanie Dyrektorowi Urzędu Akceptowalnego Poziomu Ryzyka;

11)    prowadzenie Rejestru Ryzyka;

12)    przeprowadzenie w ramach odrębnego procesu, samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej dla kierownika komórki organizacyjnej oraz pracowników Urzędu;

13)    opracowywanie i przekazywanie Dyrektorowi Urzędu wyników samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej;

14)    doskonalenie komunikacji z klientem Urzędu.

 

2.          Pracę Wieloosobowego Stanowiska ds. Systemu Zarządzania Jakością koordynuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.

 

Paragraf 30.

 

Do zakresu zadań Zespołu ds. Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności:

1)      opracowywanie planu kontroli;

2)      organizowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej na podstawie planu kontroli lub na zlecenie Dyrektora;

3)      organizowanie i przeprowadzanie kontroli działań w zakresie projektów i programów realizowanych przez Urząd lub z jego udziałem;

4)      kontrolowanie projektów własnych Urzędu;

5)      prowadzenie spraw z zakresu współpracy z organami kontroli zewnętrznej;

6)      kontrolowanie realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej;

7)      współpracowanie z audytorem;

8)      prowadzenie rejestru skarg i wniosków;

9)      prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków wpływających do Urzędu;

10)    prowadzenie książki kontroli;

11)    koordynowanie działań organizacyjnych komórek Urzędu w zakresie obsługi kontroli zewnętrznych.

 

Paragraf 31.

 

Do zadań Wydziału Regionalnej Polityki Rynku Pracy należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Współpracy Regionalnej:

a)     prowadzenie spraw z zakresu określania i koordynowania regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich w odniesieniu do krajowej polityki rynku pracy przez przygotowanie i realizację regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia,

b)     sporządzanie sprawozdania z realizacji regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia,

c)     koordynowanie na terenie województwa realizacji programów aktywizacji zawodowej finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy pozostającej w dyspozycji ministra właściwego do spraw pracy,

d)     prowadzenie sprawozdawczości z zakresu efektywności wykorzystania przyznanych środków rezerwy Funduszu Pracy,

e)     zlecanie działań aktywizacyjnych, w tym koordynacja działań powiatowych urzędów pracy, nadzór nad realizacją zlecenia, kontrola i monitoring,

f)      dokonywanie podziału środków Funduszu Pracy (według kryteriów określonych przez SWM) na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty,

g)     opiniowanie wniosków starostów (prezydentów miast) o przyznanie z rezerwy Funduszu Pracy dodatkowych środków na finansowanie innych fakultatywnych zadań,

h)     weryfikowanie pod względem formalnym wniosków powiatowych urzędów pracy w sprawie przyznania samorządom powiatów środków Funduszu Pracy na finansowanie kosztów nagród specjalnych oraz składek na ubezpieczenia społeczne od nagród specjalnych,

i)      współdziałanie z WRRP w określaniu i realizacji regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich,

j)      prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Projektów i Programów Rynku Pracy:

a)   inicjowanie programów regionalnych i ich realizowanie w porozumieniu z powiatowymi urzędami pracy,

b)   realizowanie zadań związanych z Krajowym Funduszem Szkoleniowym,

c)    prowadzenie dialogu społecznego w zakresie kształcenia ustawicznego,

d)   koordynowanie zadań związanych z realizacją projektów filii Urzędu,

e)   prowadzenie sprawozdawczości z udzielonej pomocy de minimis,

f)    inicjowanie, opracowywanie koncepcji i przygotowywanie aplikacji dla projektów własnych finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł, ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji na mazowieckim rynku pracy oraz kierunków rozwoju województwa mazowieckiego,

g)   koordynowanie, realizacja oraz rozliczanie projektów własnych,

h)   gromadzenie danych o uczestnikach projektów i wprowadzanie informacji do PEFS,

i)     przygotowywanie wniosków o wszczęcie postępowań o udzielanie zamówień publicznych wymaganych cyklem realizacji projektów własnych,

j)     przygotowywanie umów i porozumień niezbędnych do realizacji projektów własnych,

k)    sporządzanie wniosków Beneficjenta o płatność,

l)     przeprowadzanie kontroli uczestników projektów zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu,

m)  monitorowanie zgodności realizacji zadań i ponoszonych wydatków z wnioskiem o dofinansowanie, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności i planem finansowym Urzędu,

n)   sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji zadań,

o)   prowadzenie dokumentacji projektów własnych.

 

Paragraf 32.

 

Do zadań Wydziału Mazowieckiego Obserwatorium Rynku Pracy należy w szczególności:

1)     w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Badań i Analiz:

a)   prowadzenie działań badawczo-analitycznych rynku pracy i edukacji zawodowej poprzez:

-      prowadzenie badań i analiz dotyczących sytuacji społeczno-gospodarczej

w regionie,

-      opracowywanie koncepcji badań zlecanych i nadzór nad ich realizacją,

-      współpracowanie z instytucjami krajowymi i międzynarodowymi w zakresie kierunków badań, metod i wskaźników w monitoringu rynku pracy i edukacji,

b)   współpracowanie w zakresie badawczym z organami oświatowymi, organizacjami pozarządowymi, związkami przedsiębiorców i pracodawców i innymi partnerami rynku pracy na rzecz kształcenia i szkolenia zawodowego powiązanego z potrzebami rynku pracy,

c)   realizowanie własnych projektów badawczych poprzez:

-      przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł,

-      koordynowanie, realizacja oraz rozliczanie zgodnie z obowiązującymi wytycznymi,

d)   promowanie i upowszechnianie wyników badań i analiz rynku pracy i edukacji zawodowej poprzez:

-      opracowywanie materiałów informacyjnych, prezentacji związanych tematycznie z zakresem merytorycznym badań,

-      przygotowywanie wniosków i rekomendacji dotyczących rynku pracy na potrzeby Urzędu,

-      prowadzenie i aktualizacja biblioteki zasobów informacyjnych,

-      organizowanie i udział w konferencjach i seminariach dotyczących rynku pracy i edukacji,

e)   współpracowanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie realizowanych projektów,

f)    prowadzenie monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego w obszarze rynku pracy,

g)   sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji zadań;

2) w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Statystyk:

a)   prowadzenie badań statystycznych statystyki publicznej poprzez:

-      realizowanie i koordynowanie programu badań statystycznych statystyki publicznej w części dotyczącej obowiązków sprawozdawczych wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy,

-      przygotowywanie zestawień statystycznych oraz sporządzanie informacji dotyczących wybranych segmentów rynku pracy dla partnerów rynku pracy,

-      opracowywanie analiz rynku pracy i badanie popytu na pracę, w tym prowadzenie monitoringu zawodów deficytowych i nadwyżkowych – w zakresie określonym przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej,

-      monitorowanie wojewódzkiego rynku pracy w zakresie aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu, wydatków Funduszu Pracy w poszczególnych programach rynku pracy oraz monitorowanie zwolnień pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,

-      współpracowanie z WRRP w zakresie przedstawiania informacji statystycznych
do wydawanych przez WRRP opinii dotyczących kierunków kształcenia, szkolenia zawodowego oraz zatrudnienia w województwie,

-      współpracowanie w zakresie planowania podziału środków Funduszu Pracy na finansowanie programów na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej oraz innych fakultatywnych zadań realizowanych przez powiaty,

-      prowadzenie analiz skuteczności oddziaływania na rynek pracy szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży oraz upowszechnianie wyników tych analiz przy współpracy z PUP,

-      coroczne określanie i ogłaszanie w wojewódzkim dzienniku urzędowym, na podstawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, wykazu zawodów, w których za przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników może być dokonywana refundacja,

-      przetwarzanie informacji o bezrobotnych i poszukujących pracy korzystających z pomocy określonej w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przy współpracy z PUP,

-      gromadzenie danych statystycznych i ich analiza z wykorzystaniem posiadanego oprogramowania informatycznego,

b)   zbieranie, agregowanie i przekazywanie do ministra właściwego do spraw pracy informacji dotyczącej wykorzystania środków przeznaczonych na dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników objętych rozwiązaniami na rzecz ochrony miejsc pracy,

c)   promowanie i upowszechnianie badań statystycznych statystyki publicznej poprzez:

−         opracowywanie materiałów informacyjnych, prezentacji związanych tematycznie z zakresem badań statystycznych,

−         przygotowywanie wniosków i rekomendacji dotyczących rynku pracy na potrzeby Urzędu,

−         organizowanie i udział w konferencjach i seminariach dotyczących rynku pracy i edukacji,

d)   realizowanie własnych projektów badawczych poprzez:

-      przygotowywanie wniosków o dofinansowanie projektów finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł,

-      koordynowanie, realizacja oraz rozliczanie zgodnie z obowiązującymi wytycznymi,

e)   współpracowanie w zakresie statystycznym z organami oświatowymi, organizacjami pozarządowymi, związkami przedsiębiorców i pracodawców i innymi partnerami rynku pracy na rzecz kształcenia i szkolenia zawodowego powiązanego z potrzebami rynku pracy,

f)    współpracowanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie realizowanych projektów,

g)   sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji zadań.

 

Paragraf 33.

 

Do zadań Wydziału Obsługi Instytucji i Partnerów Rynku Pracy należy w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia:

a)   prowadzenie rejestru agencji zatrudnienia oraz wydawanie certyfikatów o dokonaniu wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia,

b)   prowadzenie postępowań administracyjnych oraz przygotowywanie i wydawanie decyzji w sprawach: odmowy wpisania podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia i wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia,

c)   prowadzenie ewidencji wydanych decyzji administracyjnych,

d)   gromadzenie zawiadomień od przedsiębiorców zagranicznych zamierzających świadczyć usługi w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

e)   przyjmowanie i przetwarzanie informacji rocznych o działalności agencji zatrudnienia od podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia oraz sporządzanie i przesyłanie zbiorczej informacji o działalności agencji zatrudnienia do ministra właściwego do spraw pracy,

f)    udzielanie klientom Urzędu, w szczególności osobom bezrobotnym, poszukującym pracy, podmiotom prowadzącym albo zamierzającym prowadzić agencje zatrudnienia, informacji o rodzajach i działalności agencji zatrudnienia, które świadczą usługi w zakresie doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego, pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej albo informacji o zasadach wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,

g)   współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w sprawach przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia:

a)   opracowywanie planów kontroli agencji zatrudnienia,

b)   przeprowadzanie kontroli agencji zatrudnienia w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,

c)   sporządzanie informacji pokontrolnych,

d)   prowadzenie ewidencji przeprowadzanych kontroli,

e)   stałe współpracowanie w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu agencji zatrudnienia z Zespołem ds. Rejestru Agencji Zatrudnienia,

f)    współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie: ujawnionych w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz przestrzegania przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczących agencji zatrudnienia,

g)   udzielanie klientom Urzędu, w szczególności osobom bezrobotnym, poszukującym pracy, podmiotom prowadzącym albo zamierzającym prowadzić agencje zatrudnienia, informacji o rodzajach i działalności agencji zatrudnienia, które świadczą usługi w zakresie doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego, pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej albo informacji o zasadach przeprowadzania kontroli agencji zatrudnienia,

h)   prowadzenie spraw związanych ze służbą zastępczą,

i)    współdziałanie z Ministrem Pracy i Polityki Społecznej w sprawach związanych z naruszeniem warunków prowadzenia agencji zatrudnienia przez agencje zatrudnienia posiadające akredytacje do prowadzenia pośrednictwa pracy w ramach sieci EURES.

 

 

 

 

 

Paragraf 34.

 

Do zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej należy, w szczególności:

1)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Poradnictwa Zawodowego:

a)   świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:

-      prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,

-      świadczenie porad i informacji indywidualnej na odległość,

-      udzielanie informacji zawodowej, w tym o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,

-      wspomaganie powiatowych urzędów pracy w prowadzeniu poradnictwa zawodowego przez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery zawodowej na rzecz bezrobotnych i poszukujących pracy,

b)   koordynowanie prac centrów w województwie w zakresie poradnictwa zawodowego, w tym:

-      opracowywanie kierunków oraz planów działań we współpracy z innymi centrami,

-      sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,

-      standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,

-      koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów porad grupowych,

-      koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,

c)   koordynowanie poradnictwa zawodowego w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa, w tym:

-      organizowanie spotkań instruktażowych,

-      realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,

d)   pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,

e)   udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych,

f)    współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,

g)   współpracowanie w zakresie prowadzonych działań z partnerami rynku pracy,

h)   realizowanie działań wspierających na rzecz zwiększenia aktywności zawodowej osób niepełnosprawnych na otwartym i chronionym rynku pracy,

i)    prowadzenie dokumentacji dotyczącej świadczonych usług,

j)    promowanie świadczonych usług;

2)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Informacji Zawodowej i Przedsiębiorczości:

a)   realizowanie zadań związanych z świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:

−      udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia, w tym udzielanie indywidualnej i grupowej informacji zawodowej na rzecz pracodawców i ich pracowników,

−      opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w aktywnym poszukiwaniu pracy na terenie województwa, a także współpraca w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy, akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,

−      zapewnianie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy oraz udostępnianie zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,

−      wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym przede wszystkim planowania działalności gospodarczej,

−      współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,

−      uczestniczenie w targach edukacyjnych i targach pracy,

−      opracowywanie materiałów informacyjno-promocyjnych Centrum oraz doposażenie stanowisk doradców zawodowych – wydatkowanie środków z Funduszu Pracy,

b)   koordynowanie działań centrów w województwie związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:

-      opracowywanie kierunków i planów działań we współpracy z innymi centrami,

−      sporządzanie analiz i sprawozdań z działalności centrów w województwie,

−      standaryzowanie i monitoring prowadzonej dokumentacji,

−      koordynowanie opracowywania, aktualizowania i upowszechniania zasobów informacji,

−      koordynowanie przygotowywania i upowszechniania wykazów spotkań grupowych,

−      koordynowanie promocji poradnictwa zawodowego,

−      koordynowanie doposażenia stanowisk doradców zawodowych,

c)   koordynowanie w publicznych służbach zatrudnienia na terenie województwa usług poradnictwa zawodowego w zakresie informacji zawodowej poprzez:

−      współorganizowanie spotkań instruktażowych,

−      współpracowanie przy realizacji działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy dla pracowników wojewódzkiego i powiatowych urzędów prac,

d)   współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:

−      prowadzenie rejestru instytucji szkoleniowych,

−      wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,

−      popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk  w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,

e)   wydawanie zaświadczeń stwierdzających charakter, okres i rodzaj wykonywanej w Rzeczypospolitej Polskiej działalności zawodowej;

3)   w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Promocji Zatrudnienia i EURES:

a)   realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej , m.in. poprzez:

-      informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,

-      uczestniczenie w targach i giełdach pracy,

-      zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy,

-      zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,

-      upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa,

b)   realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim w szczególności:

-      wspieranie i realizacja działań sieci EURES, w tym nawiązywanie współpracy z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie i monitorowanie programów i planów działań dla EURES,

-      koordynowanie realizacji działań EURES przez urzędy pracy na terenie województwa we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządami powiatowymi oraz innymi podmiotami uprawnionymi do realizacji działań sieci EURES,

-      realizowanie zadań związanych z udziałem w partnerstwach transgranicznych EURES, na terenie działania tych partnerstw,

c)   realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia  społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, a w szczególności:

-      pełnienie funkcji instytucji właściwej,

-      przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,

-      wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,

d)   wydawanie zaświadczeń potwierdzających okres zatrudnienia Polaków za granicą,

e)   realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi,

f) udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia.

 

Paragraf 35.

 

Do zakresu zadań Zespołu ds. Promocji Urzędu należy w szczególności:

1)   zapewnienie obsługi informacyjnej w Urzędzie i codziennego serwisu prasowego;

2)   współpracowanie z mediami ogólnopolskimi i regionalnymi, w zakresie:

a)   opracowywania i przekazywania informacji o bieżącej pracy Urzędu,

b)   uzgadniania kontaktów dziennikarzy z dyrektorami oraz innymi pracownikami Urzędu,

c)   organizowania konferencji prasowych,

d)   opracowywania sprostowań, polemik i wyjaśnień do mediów,

e)   udział w wyjazdach służbowych zleconych przez Dyrektora,

f)    opracowywania innych materiałów związanych z obsługą informacyjną Dyrektora i Urzędu;

3)   przygotowywanie, redagowanie i opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi i filiami Urzędu oraz z UMWM, informacji o ich działalności;

4)   nadzór merytoryczny nad stroną internetową: ustalanie zawartości, redagowanie i akceptowanie treści a także wybór optymalnych metod i sposobów prezentowania wizerunku Urzędu;

5)   opracowywanie i przekazywanie informacji przeznaczonych do zamieszczenia w Serwisie Informacyjnym Samorządu Województwa Mazowieckiego oraz przygotowywanie dokumentacji fotograficznej;

6)   wydawanie i rozpowszechnianie biuletynu informacyjnego Urzędu „Mazowiecki Rynek Pracy”;

7)   współpracowanie z komórkami organizacyjnym przy organizowaniu wydarzeń o charakterze promocyjnym;

8)   opracowywanie, przygotowywanie, ewidencjonowanie i dystrybuowanie materiałów promocyjno – reklamowych Urzędu;

9)      opracowanie, wdrażanie i aktualizacja system identyfikacji wizualnej Urzędu oraz monitorowanie jego przestrzegania;

10)    prowadzenie rejestru patronatów Urzędu.

 

Paragraf 36.

 

Do zakresu zadań Wydziału Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy, w szczególności:

1) w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Wypłaty Świadczeń z FGŚP:

a)   dokonywanie wszelkich czynności związanych z realizowaniem zadań wynikających z ochrony roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy, w szczególności poprzez:

-      przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,

-      sporządzanie pisemnych stanowisk w zakresie przyznania bądź odmowy wypłaty świadczeń ze środków FGŚP,

-      ewidencjonowanie spraw oraz opracowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie realizowanych zadań na potrzeby Dysponenta środków FGŚP i działających w jego imieniu osób,

b)   dokonywanie wszelkich czynności związanych z realizowaniem zadań na rzecz ochrony miejsc pracy w szczególności poprzez:

-      przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,

-      sporządzanie umów o wypłatę świadczeń,

-      sporządzanie stanowisk o odmowie przyznania świadczeń lub o odmowie zawarcia umowy o wypłatę świadczeń,

-      dokonywanie wszelkich czynności związanych z udzielaniem pomocy de minimis,

-      przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców w zakresie przestrzegania postanowień umowy o wypłatę świadczeń,

-      ewidencjonowanie spraw oraz opracowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie realizowanych zadań na potrzeby Dysponenta środków FGŚP i działających w jego imieniu osób,

c)   realizowanie zadań związanych z udzielaniem nieoprocentowanej pożyczki na skutek powodzi w szczególności poprzez:

-      przeprowadzanie analizy wniosków i wykazów pod względem formalnym i merytorycznym,

-      sporządzanie stanowisk o przekazaniu środków bądź o odrzuceniu wniosku,

-      ewidencjonowanie spraw oraz opracowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie realizowanych zadań na potrzeby Dysponenta środków FGŚP i działających w jego imieniu osób;

2)         w zakresie funkcjonowania Zespołu ds. Dochodzenia Zwrotu Należności z FGŚP:

a)   dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu cywilnym, w szczególności poprzez:

-      pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku i o stanie jego majątku,

-      sporządzanie wezwań do zapłaty,

-      przygotowywanie dokumentacji do sporządzenia powództw w postępowaniu cywilnym,

-      sporządzanie wniosków egzekucyjnych,

-      kompleksowy nadzór nad całym postępowaniem egzekucyjnym,

b)   dochodzenie zwrotu należności w postępowaniu upadłościowym, w szczególności poprzez:

-      zgłaszanie wierzytelności w stosunku do dłużników FGŚP w toku postępowania upadłościowego i naprawczego,

-      monitorowanie przebiegu postępowania upadłościowego,

c)   prowadzenie postępowań w zakresie określenia warunków zwrotu należności FGŚP, w szczególności poprzez:

-      pozyskiwanie, gromadzenie i analizowanie dokumentów oraz informacji o dłużniku i o stanie jego majątku,

-      sporządzanie stanowisk w przypadku braku wystąpienia przesłanek do przekazania wniosku do dysponenta środków FGŚP Ministra Pracy i Polityki Społecznej o określenie warunków zwrotu należności,

-      sporządzanie wniosków do dysponenta środków FGŚP Ministra Pracy i Polityki Społecznej o umorzenie i odstąpienie należności,

-      sporządzanie wniosków do dysponenta środków FGŚP Ministra Pracy i Polityki Społecznej o spłatę ratalną należności FGŚP w stosunku do osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz w stosunku do przedsiębiorców zgodnie z zasadami udzielania pomocy de minimis,

-      monitorowanie prawidłowości i terminowości spłat ratalnych,

d)   dochodzenie zwrotu nieoprocentowanej pożyczki z FGŚP dla pracodawcy, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej lub istotnie ograniczył jej prowadzenie, w postępowaniu egzekucyjnym w administracji w zakresie egzekucji obowiązków o charakterze pieniężnym w szczególności poprzez:

-      sporządzanie upomnień,

-      sporządzanie tytułów wykonawczych,

-      sporządzanie wniosków egzekucyjnych,

-      sporządzanie stanowisk w zakresie umarzania nieoprocentowanej pożyczki,

-      monitorowanie przebiegu postępowania egzekucyjnego,

e)   prowadzenie ewidencji dłużników,

f)    opracowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie dochodzenia zwrotu należności z FGŚP.

 

Paragraf 37.

 

Do zakresu zadań Zespołu ds. Regionalnej Polityki Rynku Pracy i EFS w filiach Urzędu należy w szczególności:

1)   prowadzenie spraw z zakresu określania i koordynowania regionalnej polityki rynku pracy i rozwoju zasobów ludzkich w odniesieniu do krajowej polityki rynku pracy przez współudział w przygotowaniu i realizacji regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;

2)   współudział w przygotowaniu sprawozdania z realizacji regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia;

3)   współudział w zlecaniu działań aktywizacyjnych, w tym koordynacja działań powiatowych urzędów pracy, nadzór nad realizacją zlecenia, kontrola i monitoring;

4)   prowadzenie dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia i kształcenia ustawicznego;

5)   współudział przy realizacji zadań związanych z Krajowym Funduszem Szkoleniowym;

6)   opracowywanie projektów własnych finansowanych ze środków unijnych, budżetu państwa i innych źródeł, ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji na regionalnym rynku pracy;

7)   realizowanie i rozliczanie projektów własnych filii, w tym:

a)   przygotowywanie umów i porozumień niezbędnych do realizacji projektów własnych,

b)   przygotowanie wniosków o wszczęcie postępowań o udzielenie zamówień publicznych wymaganych cyklem realizacji projektów własnych filii,

c)   monitorowanie zgodności realizacji zadań i ponoszonych wydatków z wnioskiem o dofinansowanie, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności i planem finansowym Urzędu,

d)   sporządzanie wniosków o płatność dotyczących projektów własnych filii,

e)   gromadzenie danych o uczestnikach projektów własnych i wprowadzanie informacji do PEFS,

f)    prowadzenie dokumentacji projektów własnych,

g)   przeprowadzanie kontroli uczestników projektów zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu,

h)   współpracowanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie realizacji projektów własnych;

8)      współudział w ocenie wniosków aplikacyjnych w ramach KOP;

9)      promowanie programów i projektów realizowanych przez Urząd oraz innych zadań związanych z aktywizacją zawodową;

10)    współudział w działaniach informacyjno – promocyjnych PO realizowanych przez Urząd, dla których Urząd jest IP i IP II;

11)    sporządzanie informacji i sprawozdań z realizowanych zadań;

12)    upowszechnianie rezultatów osiągniętych w projektach własnych;

13)    prowadzenie punktu informacyjnego dla Beneficjentów projektów, dla których Urząd jest IP i IP II.

 

Paragraf 38.

 

1.   Do zakresu zadań Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w filiach Urzędu należy w szczególności:

1)   świadczenie usług poradnictwa zawodowego, w tym:

a)   prowadzenie indywidualnego i grupowego poradnictwa zawodowego, w tym poradnictwa na odległość, z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających zaplanowanie kariery zawodowej, wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę pracy,

b)   udzielanie informacji zawodowej w formie indywidualnej, indywidualnej na odległość oraz grupowej, w tym informowanie o podstawowych zasadach finansowania, zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej, oraz o możliwościach i zakresie pomocy świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia,

c)   wspomaganie powiatowych urzędów pracy poprzez świadczenie wyspecjalizowanych usług w zakresie planowania kariery, w tym planowania działalności gospodarczej,

d)   realizowanie działań o charakterze metodyczno-szkoleniowym w zakresie usług rynku pracy poprzez prowadzenie szkoleń merytorycznych dla pracowników urzędów pracy województwa mazowieckiego,

e)   pomaganie w zakresie poradnictwa zawodowego zakładom pracy w związku z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy,

f)    udzielanie pracodawcom pomocy we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych,

g)   współpracowanie ze szkołami wyższymi w zakresie wsparcia studentów, absolwentów i doktorantów szkół wyższych w wejściu na rynek pracy,

h)   opracowywanie, gromadzenie, aktualizowanie i upowszechnianie informacji zawodowych oraz innych zasobów informacji pomocnych w poszukiwaniu pracy, a także prowadzenie współpracy w tym zakresie z powiatowymi urzędami pracy i akademickimi biurami karier i ministrem właściwym do spraw pracy – informacje o charakterze ogólnokrajowym oraz w zakresie tworzenia rejestrów centralnych,

i)    zapewnienie dostępu do stron internetowych, prowadzonych przez urząd obsługujący ministra i do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy,

j)    udostępnianie w siedzibie urzędu zasobów informacji zawodowych do samodzielnego korzystania przez osoby zarejestrowane lub niezarejestrowane,

k)   współpracowanie w zakresie prowadzonych działań z partnerami rynku pracy,

l)    organizowanie spotkań instruktażowych dla pracowników urzędów pracy na terenie działania filii,

m)  organizowanie, współorganizowanie oraz uczestnictwo w targach edukacyjnych i targach pracy,

n)   realizowanie działań wspierających na rzecz zwiększenia aktywności zawodowej osób niepełnosprawnych na otwartym i chronionym rynku pracy,

o)   prowadzenie dokumentacji dotyczącej świadczonych usług,

p)   promowanie świadczonych usług;

2)   współpracowanie na terenie województwa z powiatowymi urzędami pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży, w szczególności poprzez:

a)   przyjmowanie wniosków o wpis do rejestru instytucji szkoleniowych,

b)   popularyzowanie idei uczenia się przez całe życie i upowszechnianie dobrych praktyk w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży,

c)   wspieranie metodyczne działań powiatowych urzędów pracy w zakresie organizacji szkoleń, przygotowania zawodowego dorosłych i staży;

3)   realizowanie zadań związanych z pośrednictwem pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, m.in. poprzez:

a)   informowanie osób poszukujących pracy oraz pracodawców i przedsiębiorców o zasadach oraz możliwościach udzielania pomocy w ramach pośrednictwa pracy,

b)   uczestniczenie w targach i giełdach pracy,

c)   zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego dostępu do informacji o krajowych ofertach pracy zamieszczonych w internetowej bazie ofert pracy,

d)   zapewnienie w siedzibie urzędu możliwości samodzielnego zgłaszania krajowych ofert pracy do powiatowych urzędów pracy z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych,

e)   upowszechnianie informacji o targach pracy organizowanych przez powiatowe urzędy pracy z terenu województwa;

4)   realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami UE/EOG oraz państwami niebędącymi stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim, w szczególności wspieranie i realizacja działań sieci EURES poprzez nawiązywanie współpracy z partnerami rynku pracy oraz opracowywanie, realizowanie
i monitorowanie programów i planów działań dla EURES;

5)   realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia  społecznego państw członkowskich UE/EOG, państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, które zawarły umowę ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskim oraz państw, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarta dwustronne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, w szczególności:

a)   pełnienie funkcji instytucji właściwej,

b)   przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków bezrobotnych o wydanie odpowiednich dokumentów, w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia,

c)   wydawanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia;

6)   wydawanie zaświadczeń potwierdzających okres zatrudnienia Polaków za granicą;

7)   realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi;

8)   udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia;

9)   współudział w realizacji projektów własnych Urzędu i filii w zakresie doboru kandydatów;

10) wspieranie rozwoju małej przedsiębiorczości w szczególności poprzez:

a)   informowanie, gromadzenie oraz udostępnianie informacji z zakresu uruchamiania oraz prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek,

b)   współpracę z organizacjami świadczącymi usługi na rzecz rozwoju małej przedsiębiorczości,

c)   udzielanie porad z zakresu uruchamiania działalności gospodarczej, w tym pomocy w ramach środków publicznych, krajowych i unijnych;

 

2.   Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w filiach Urzędu w zakresie wykonywanych zadań współpracuje z Centrum w Warszawie koordynującym działania Centrów w województwie.

 

Paragraf 39.

 

Do zakresu zadań Wieloosobowego Stanowiska ds. Obsługi Filii należy w szczególności:

1)   obsługiwanie sekretariatu;

2)   współpracowanie z Zespołem ds. Kadr, Szkoleń i BHP;

3)   obsługa informatyczna;

4)   zabezpieczenie techniczno-materiałowe;

5)   zabezpieczenie mienia i prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi;

6)   współpracowanie z archiwum zakładowym;

7)   obsługa transportowa;

8)   prowadzenie podręcznego magazynu;

9)   prowadzenie rejestru korespondencji oraz obsługa kancelaryjna.

 

 

 

 

Rozdział V

Zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism

 

Paragraf 40.

 

1.     Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów, z wyłączeniem dokumentów księgowych, określa odrębna instrukcja, wprowadzana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.

2.     Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustala odrębna instrukcja, nadawana przez Dyrektora w drodze zarządzenia.

3.     Korespondencję wychodzącą na zewnątrz podpisuje Dyrektor lub wicedyrektorzy bądź osoby upoważnione przez Dyrektora.

 

 

 

 

Rozdział VI

Przepis końcowy

 

Paragraf 41.

 

Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu rozstrzyga Dyrektor.



[1] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2015 r. poz. 357, 1066, 1217, 1240, 1268, 1567, 1582, 1607, 1767, 1814, 1830 i 2199.

[2] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646 z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150.

[3]Zmienionej uchwałą Nr 235/05 z dnia 19 grudnia 2005 r., uchwałą Nr 21/06 z dnia 6 lutego 2006 r., uchwałą Nr 15/09 z dnia 9 lutego 2009 r., uchwałą Nr 20/10 z dnia 2 lutego 2010 r., uchwałą Nr 49/11 z dnia 18 kwietnia 2011 r. oraz uchwałą Nr 180/11 z dnia 21 listopada 2011 r.

[4] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 1198 oraz z 2015 r. poz. 1220.

[5] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 598 i 923 oraz z 2015 r. poz. 978, 1268 i 1830.

 

 

Wytworzył:
Paweł Martofel
Udostępnił:
Marcin Rucki
(2010-06-17 11:42:35)
Ostatnio zmodyfikował:
Bartosz Trusewicz
(2016-05-16 13:58:19)
 
 
ilość odwiedzin: 3228952

Biuletyn Informacji Publicznej wykorzystuje pliki cookies.

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt zgodnie z ustawieniami przeglądarki.

X